Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС)

Автоматизированные библиотечные информационные системы (АБИС) — системы планирования ресурсов предприятий для библиотеки, которые используются для отслеживания библиотечных фондов, от их заказа и приобретения до выдачи посетителям библиотек.

АБИС обычно состоит из реляционной базы данных, программного обеспечения, которое взаимодействует с базой данных, и двух графических пользовательских интерфейсов (один для читателей, второй для персонала).

Отдельные функции программного обеспечения большинства АБИС представляют собой функционально законченные модули, которые объединены в общий интерфейс. Примерный перечень модулей включает:

• — приобретения фондов (заказ, выставление счетов и получение) ;
• — каталогизацию (классификация и внесение в общий указатель материалов) ;
• — учет обращения (учет выдач читателям экземпляров из фонда библиотеки и их возврата) ;
• — работу с периодикой (отслеживание журналов и газет, аналитическую роспись статей) ;
• — OPAC (публичный интерфейс для пользователей).

Под"автоматизациейбиблиотек"понимаетсякомплексмероприятийпоразработке (внедрении) веёработуинтегрированнойАБИСопределённогомасштабаиназначения, чтоопределяетсясамойбиблиотекойилиихкорпоративнымобъединением.

АБИСвширокомсмыслеслова — этосложныйорганизационно-функциональныйипрограммно-техническийкомплекс (требующихразнообразныхсредствобеспечения), предназначенныйдляосуществления вавтоматизированномрежимебиблиотечно-информационныхпроцессов, обслуживанияпользователейбиблиотекииобеспечениеихдоступаквнешнимэлектронныминформационнымресурсам, атакжедляобеспеченияжизнедеятельностисистемы.

Большие библиотеки используют АБИС, чтобы заказывать и приобретать, каталогизировать, распространять книги и иные фонды, резервировать материалы и отслеживать их возврат. Небольшие библиотеки зачастую используют некоторые из этих возможностей.

Автоматизация процессов обслуживания читателей связана с рядом сложностей, которые заставляют многие библиотеки отложить создание этой подсистемы на более обеспеченное будущее. Для данной системы целесообразно иметь несколько дисплеев к одной компьютерной памяти, принтеры в каждом помещении книгохранилища для печати заказов читателей. Кроме того, без использования штрих кодов в библиотеке с номерами читательских билетов и инвентарными номерами единиц хранения, при клавиатурном вводе простых последовательностей знаков с читательских билетов и экземпляров документов легко допустить ошибки.

Для внедрения АБИС необходимо определить конфигурацию системы и средств ее программного обеспечения. Нормативные документы предусматривают следующую последовательность этапов работ:

исследование и обоснование создания системы (предпроектное обследование) ;

разработка технического здания;

эскизное проектирование;

рабочее проектирование;

изготовление несерийных компонентов комплекса средств автоматизации;

ввод в действие.

Автоматизация процессов входной обработки массивов документов (функции обработки документов, создание на текущих потоках базы данных, записи читателей). Массивы документов определяют виды документов, для которыхсоставляются записи (библиографические, о единицах хранения, о партнерах по книгообмену и т. д.). Каждая запись состоит из набора элементов.

Важнейшим элементом автоматизации является ЭК (Электронный Каталог). Вначале основное требование к программным продуктам — возможность получения библиографической карточки и в меньшей степени создание ЭК. Освоив новую технологию обработки документов, решив проблему библиографической карточки, накопив определенные массивы данных, подключив к ним пользователей, можно внедрять программные продукты, использующие один формат. Подготовка данных в формате карточки предполагает создание ее образа, что требует в совершенстве знания ГОСТов на все типы и виды описаний. При поэлементном вводе данных каталогизатору нет необходимости думать о той части ГОСТа, которая описывает взаимодействие элементов. Образ карточки формируется программным путем.

ЭК требует создания деятельного вспомогательного справочного аппарата «Authorityfile». В традиционных карточных каталогах это справочные картотеки альтернативных имен авторов, псевдонимов, коллективов, предметных рубрик, ссылки типа «см. «, «см. также». Без создания"Authorityfile» ЭК не может функционировать нормально из-за частой смены наименований, например, коллективов, их переподчинения.

Программное обеспечение в первую очередь должно реализовать следующие функции АБИС:

• — обработку, хранение библиографической и фактографической информации, ее поиск по любым элементам записей и ихсочетаниям;
• — поддержку иерархических классификаций и тезаурусов и использование зафиксированных в них смысловых отношений между поисковыми признаками при тематическомпоиске;
• — подготовку материалов для библиографических изданий, подборокматериалов в виде списков, фактографических и библиографических записей, отсортированным по индексам какой-либо классификации иалфавиту;
• — вывод данных о занятости экземпляра издания, осуществление заказа единицы хранения читателем непосредственно при работе сЭК с автоматическим формированиемчитательского требования;
• — фиксацию выдачи и возврата единиц хранения с параллельным изменением данных об их местонахождении и сведений в читательском формуляре о полученныхдокументах;
• — поддержку использования при поиске нормативных записей об индивидуальных авторах иколлективах;
• — наличие справочных текстов для ситуаций, которые могут вызвать затруднения упользователя;
• — ввод записей о заказываемых документах и учет поступления их в библиотеку;
• — выдачу результатов поиска на экран и на принтер в принятой форме;
• — загрузку данных из текстовых файлов и выгрузку записей из базы данных в текстовые файлы;
• — защитубазы данных от несанкционированногодоступа;
• — восстановление базы данных в случае аварийной ситуации.

Благодаря внедрению АБИС и наличию доступа к информационной сети любая библиотека может стать виртуальной библиотекой, т. е. она сможет не только предоставит информацию о документах, но и тексты самих документов в машиночитаемом виде. Виртуальные библиотеки, объединяясь в единую глобальную структуру — электронную библиотеку, будут обеспечивать интерактивный доступ любому потребителю к информационному ресурсу в любой форме в любом месте.

Под автоматизацией библиотеки следует понимать все процессы, связанные с установкой компьютеров на рабочие столы сотрудников библиотеки и читательские места и позволяющие поэтапно освободить сотрудников библиотеки от рутинной работы, пишущих машинок, перфораторов, ручных картотек, счет и т. д., а читателям — создать эффективный и комфортный сервис в поиске и получении изданий из фондов библиотеки. Все эти изменения должны привнести компьютеры, локальные вычислительные сети компьютеров и программные системы, работающие на них. А появление других новых технологий, новых элементов, повышающих качество и эффективность работы библиотекарей и читателей, уже должно покрываться термином «информатизация», внутри которого «автоматизация» является одной из компонент. Другими компонентами информатизации являются телекоммуникационные технологии, онлайн и Интернет; штриховые коды и автоматическая идентификация изданий и читательских билетов; CD-ROM и системы «CD-ROM Networking»; издательские технологии; полнотекстовые базы, и наконец, сверхмодные электронныеили цифровыебиблиотеки.

Платформа для системы автоматизации представляетсобой тот базовый набор программных средств, который был выбран разработчиком для построения своей системы. Как правило, существуют два вида платформ:

• 1) СУБД и приравненные к ним организованные программные средства хранения и переработки информации (DBASE, CLIPPER, CDS/ISIS, INFORMICS, ORACLE и др.) ;
• 2) языковые средства, т. е. как правило, языки высокого уровня, на которых пишутся средства поддержки баз данных и комплекс приложений, поддерживающий необходимые функции системы автоматизации (КОБОЛ, ФОРТРАН, ПАСКАЛЬ, С, С++ и др.).

Сегодня практически вторая, языковая, платформа, как отдельный класс не используется и фирмы-производители заменили свои системы, ранее написанные на языковой платформе, на использование того или иного типа СУБД. Языки остались для написания и модернизации как самих СУБД-шных платформ, так и для расширения и развития их функций, которые сложно реализовать на внутренних языках СУБД.

Автоматизация в библиотеке связана спотребностью поручить выполнение ручных рутинных операций техническим средствами тем самым высвободить время работников библиотеки и её пользователей для интеллектуального и производительного труда, отдыхаидр. Любые операции, производимые в системе, являются составляющими процессов. В библиотеке такими являются библиотечно-библиографические процессы.

Основными задачами автоматизации в библиотеке являются:

• — сокращениетрудозатратпривыполнениитрадиционныхбиблиотечно-библиографическихпроцессовиопераций;
• — устранение рутинных операций;
• — ускорение процессов обработки и преобразования информации;
• — расширение возможностей осуществления статистического анализа и повышение точности учётно-отчётной информации;
• — повышение оперативности и качественного уровня обслуживания пользователей;
• — модернизация или полная замена элементов традиционных библиотечных технологий;
• — расширение возможностей организации эффективного использования информационных ресурсов библиотек за счёт применения в библиотеках НИТ (автоматическая идентификацияизданийс использованием штрихованного кодирования, настольные издательские системы, CD-ROMиCD-R, системы теледоступаителе коммуникаций, электронная почта, другиесервисы Интернет, сканирование текстов, гипертекстовые, полнотекстовые и графические машиночитаемые данные и др.) ;

— облегчение возможностей широкого обмена информацией, предоставление услуг, эффективное участие в системах межбиблиотечной кооперации и интеграции.

Автоматизацияпроцессовфункционированиясистемыилисетибиблиотекосуществляетсяпутёминтеграцииобразующихихподсистем. Необходимое условиеналичие убиблиотек-партнёровсовместимыхпрограммно-техническихсредстввычислительнойтехники (CВТ) и связи. Этоусловиеможетбытьреализовановрезультатеминимальныхусилийучастниковобменаинформациейпутёмобеспечениянеобходимойсовместимоститехническихипрограммныхсредств.

Выделяются четыре типа автоматизированных библиотечно-библиографических систем:

Охватывающий один процесс (операцию) в библиотеке;

Объединяющий несколько процессов в библиотеке;

Обеспечивающий функционированиеодногопроцессавмасштабенесколькихвзаимодействующихбиблиотек;

Реализующийработунесколькихпроцессовилисистемвмасштабенесколькихбиблиотек.

Внедрениесистемавтоматизациибиблиотечно-библиографическихпроцессовобычносопровождаетсяпересмотромвсехранеевыполняющихсяпроцедуриопераций.

Болеетого, использованиеавтоматизированныхсистемвлюбыхсферахдеятельностизачастуютребуетзначительногоизмененияранеевыполняемыхопераций.

Применениетехническихсредствавтоматизациивзначительнойстепениодинаковыдляразныхтиповбиблиотек (научно-технических, массовых, детских, вузовских и т. п.), чтоявляетсяоснованиемдляихклассификации. Классификацияпозволяетсформироватьпредставлениеоразнообразиивидовитиповтехническихсредств, используемых библиотечными работниками в повседневной работе, а также о проблемах, возникающих при попытке автоматизировать библиотечно-библиографические процессы, использовать технические средства в библиотечном деле.

Практически любые технические средства (в томчисле и автоматизации).