Предположим, вы идеально распланировали рабочий день. Вы с точностью до минуты подсчитали время, необходимое для каждого задания, и уверены, что все будет сделано к концу рабочего дня.
Разумеется, думать так — все равно, что напрашиваться на проблемы. Именно в такие дни где-то после обеда к вам заходит шеф и излагает «блестящую» идею, для реализации которой потребуется выполнить множество дел, и ваш идеальный план проваливается.
Вот почему я рекомендую оценивать трудоемкость задач лишь приблизительно.
Итак, что делать, если в течение дня появляются новые дела? Один час в день на прерывания у вас уже запланирован. Если же возникнет серьезная проблема (на решение которой потребуется, скажем, три часа), то вы должны пересмотреть свои планы.
Подсчитайте, сколько рабочего времени у вас осталось, и посмотрите, помещаются ли в этот отрезок дела с приоритетами, А и В. Если нет, перенесите их на следующий день вышеописанным способом. Как правило, приходится переносить все дела с приоритетом В и С. Если же времени не хватает даже для дел с приоритетом А, вам придется поговорить с теми, кто ожидает их выполнения. Возможно, это как раз ваш шеф. Скорее всего, он проявит понимание и поможет вам расставить приоритеты по-новому. Если же это кто-то другой, то он заслуживает, как минимум, электронного письма с объяснениями и обещанием выполнить его запрос завтра.
Личные дела
Для своих личных дел я пользуюсь той же системой списков. Мой органайзер содержит записи и о стирке, и о магазинах. Так я практикуюсь в использовании системы, что благотворно сказывается на моей работе.
Если бы я применял разные системы для работы и личной жизни, мне пришлось бы носить с собой два органайзера. Думаю, одного вполне достаточно!
Пользуясь бумажным органайзером, я могу компоновать записи на страничке. То есть личные дела я заношу в нижнюю часть списка дел каждого дня. В результате на страничке он визуально распадается на два списка. Если вы предпочитаете портативный компьютер, то можете прибегнуть к какому-нибудь техническому трюку, например разделить задачи по категориям.
Уходя с работы, я всегда просматриваю список личных дел и проверяю, не нужно ли что-то сделать по дороге домой.
