Введение. 
Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии

Сегодня от бухгалтера ожидают не только аккуратного ведения учета, правильного расчета заработной платы и налогов, точного отражения проводок по документам, своевременного представления отчетности в налоговую инспекцию и во внебюджетные фонды, но и квалифицированных советов в области управления предприятием при поиске путей сокращения издержек, для более рационального использования имеющихся средств, для увеличения оборота и прибыли. Однако давать их, будучи ежедневно загруженным нелегкой, рутинной работой (особенно когда речь идет о довольно большом предприятии), крайне сложно. Много времени и сил уходит на обработку немалого количества документов, контроль оформления той или иной хозяйственной операции или сделки, на выполнение утомительных арифметических расчетов, проверку данных на смежных участках учета, не говоря уже о поиске причин различных неточностей и нестыковок. Кроме того, бухгалтеру нужно регулярно отслеживать многочисленные изменения инструкций и законов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета и налогообложение, и при необходимости оперативно вносить нужные коррективы. Особенно непросто это делать, если тот или иной законодательный акт, вступает в силу «задним числом». Непременной составляющей работы бухгалтеров также является подготовка многочисленных справок и отчетов, как для внутреннего использования, так и для представления в различные инстанции. И, наверное, даже самый далекий от бухгалтерии человек, наслышан о том, как тяжело бывает готовить квартальные и годовые балансы. Ясно, что справиться с названным выше объемом задач, причем в строго определенные налоговыми органами сроки (не допустив при этом ни единой ошибки), без использования компьютерных технологий, проблематично. Именно потому все большее число бухгалтеров либо уже используют, либо стремятся приобрести специализированные компьютерные системы.

За последние годы наблюдается тенденция всеобщей компьютеризации, касающаяся всех областей деятельности. Это легко объяснимо — компьютер гораздо быстрее выполняет расчеты, позволяет автоматизировать сложные операции. Компьютеризация коснулась и финансово-экономической сферы деятельности человека. С помощью компьютера можно представить информацию в удобном для конкретного пользователя виде, значительно ускорить и упростить операции ее ввода и обработки, повысить наглядность и простоту конечных отчетов.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.

Рынок бухгалтерских программ в нашей стране достаточно развит. Лидирующее положение на рынке бухгалтерских программ занимает компания «1С» — ей принадлежит свыше 50% рынка (ноябрь 2012). В декабре 2010 года начались продажи «1С: Предприятия 8.2» — новой версии 1С: Бухгалтерии, которая обладает массой дополнительных возможностей. Также на рынке представлены такие бухгалтерские программы, как «БЭСТ-5», «Турбо бухгалтер-6.9». Существует также большое количество других бухгалтерских программ, которые не имеют широкого распространения.

Эти программы позволяют вести оперативный учет, статистический учет и бухгалтерский учет (синтетический и аналитический), формировать отчетность, автоматизировать розничную и оптовую торговлю, вести складской учет и учет персонала.

Целью данной курсовой работы является рассмотрение теоретических и практических основ компьютерных информационных систем в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский и налоговый учет приобретения программного обеспечения. Организация применяет общий режим налогообложения. Программное обеспечение (Microsoft Windows, AvtoCad, Corel Draw) приобретено по отдельному договору. Каким образом производится оприходование и списание данного программного обеспечения?

Согласно ст. 1261 ГК РФ программой для ЭВМ является представленная в объективной форме совокупность данных и команд, предназначенных для функционирования ЭВМ и других компьютерных устройств в целях получения определенного результата, включая подготовительные материалы, полученные в ходе разработки программы для ЭВМ, и порождаемые ею аудиовизуальные отображения.

В соответствии с п. 1 ст. 1280 ГК РФ, лицо, правомерно владеющее экземпляром программы для ЭВМ (пользователь), вправе без разрешения автора или иного правообладателя и без выплаты дополнительного вознаграждения осуществлять действия, необходимые для функционирования программы в соответствии с ее назначением, в том числе запись и хранение в памяти ЭВМ (одной ЭВМ или одного пользователя сети).

Исходя из п. 1 ст. 1268 ГК РФ, а также из п. 2 ст. 1270 ГК РФ под экземпляром программы для ЭВМ понимается копия программы, записанная на материальный носитель.

В ГК РФ четко разграничены права на результаты интеллектуальной деятельности и средства индивидуализации (интеллектуальные права) и право собственности на материальный носитель (вещь), в котором выражены соответствующие объекты интеллектуальных прав (ст. 1227 ГК РФ).

В соответствии с п. 1 ст. 1227 ГК РФ интеллектуальные права не зависят от права собственности на материальный носитель (вещь), посредством которого может быть выражен этот результат.

Соответственно, переход права собственности на вещь не влечет одновременного перехода интеллектуальных прав (п. 2 ст. 1227 ГК РФ).

О том, что авторское право на произведение не связано с правом собственности на материальный объект, в котором произведение выражено, следовательно, передача прав на материальный объект не влечет передачу прав на использование произведения, указывается и в п. 23 постановления пленума ВС РФ от 19.06.2006 № 15 «О вопросах, возникших у судов при рассмотрении гражданских дел, связанных с применением законодательства об авторском праве и смежных правах».

Таким образом, приобретая программное обеспечение на магнитном носителе (диске), организация получает право собственности на диск и неисключительное право на использование содержащегося на нем экземпляра программы.

Налоговый учет.

Для целей налогообложения прибыли согласно пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным и сублицензионным соглашениям), учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

При методе начисления на основании п. 1 ст. 272 НК РФ расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты и определяются с учетом положений статей 318−320 НК РФ. Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок.

Если в договоре о приобретении неисключительной лицензии на использование программного обеспечения указан срок, в течение которого могут быть использованы полученные по ней неисключительные права, налогоплательщик распределяет расходы, осуществленные по такому договору, равномерно в течение срока действия лицензии (письма Минфина России от 16.01.2012 № 03−03−06/1/15, от 07.06.2011 № 03−03−06/1/330, от 07.06.2011 № 03−03−06/1/331).

Причем п. 4 ст. 1235 ГК РФ установлено, что срок, на который заключается лицензионный договор, не может превышать срока действия исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации. В случае, когда в лицензионном договоре срок его действия не определен, договор считается заключенным на пять лет.

Следовательно, организация в целях налогового учета вправе самостоятельно установить срок, в течение которого расходы на приобретение неисключительного права на программные продукты будут равномерно учитываться для целей налогообложения прибыли с учетом требований в отношении определения срока действия программного обеспечения, установленного ГК РФ, то есть не менее 5 лет (письма Минфина России от 02.02.2011 № 03−03−06/1/52, от 29.01.2010 № 03−03−06/2/13, УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16−15/102 331.1).

При этом необходимо учитывать мнение специалистов налоговых органов, которые считают, что расходы на приобретение прав на программное обеспечение, необходимое для эксплуатации технического средства, следует рассматривать как расходы на доведение этого объекта до состояния, в котором он пригоден для использования, и учитывать в составе первоначальной стоимости амортизируемого имущества на основании ст. 257 НК РФ. Объясняя это тем, что вычислительная техника приобретается без какого-либо минимального программного обеспечения и в этом случае материальный объект сам по себе никак не может быть использован в деятельности налогоплательщика (например, письма ФНС России от 13.05.2011 №КЕ-4−3/7756, от 29.11.2010 №ШС-17−3/1835).

Однако специалисты Минфина России, основываясь на пп. 8 п. 2 ст. 256 НК РФ, придерживаются иного мнения, считая, что если покупка основного средства с программой сопровождается лицензионным договором, в котором предусмотрена выплата правообладателю вознаграждения, то сумма такого вознаграждения не включается в первоначальную стоимость ОС, а учитывается на основании пп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ, равномерно в течение срока договора.

Если же в договоре такого условия нет, то вознаграждение включается в первоначальную стоимость приобретенных ОС и списывается через механизм амортизации (смотрите п. 1 письма Минфина России от 25.05.2009 № 03−03−06/2/105).

Не согласны с мнением вышестоящей организации и специалисты налогового органа по г. Москве, которые считают, что увеличение первоначальной стоимости основного средства на расходы по приобретению неисключительного права на использование программного обеспечения не соответствует действующему налоговому законодательству (письмо УФНС России по г. Москве от 30.09.2010 № 16−15/102 331).

По нашему мнению, порядок учета расходов на приобретение программного обеспечения будет зависеть от того, приобретается ли программное обеспечение вместе с компьютером в виде установленной версии либо отдельно, в виде установочного диска, а также от наличия связи между приобретением программного обеспечения и обеспечением функционирования компьютера как объекта основных средств.

Например, компьютеры не могут работать без операционной системы. Следовательно, можно было бы к прийти к выводу, что затраты на приобретение неисключительного права на использование Microsoft Windows увеличивают первоначальную стоимость вычислительной техники.

Однако на компьютеры может быть установлена другая операционная система, которая не является лицензионной (например Linux) и позволяет использовать вычислительную технику в деятельности организации.

К тому же в рассматриваемом случае неисключительное право на использование программного обеспечения приобретено отдельно от компьютерной техники (по отдельному договору).

Поэтому считаем, что расходы на приобретение неисключительного права на использование Microsoft Windows, а также права на использование AutoCad, Corel Draw в данной ситуации не будут увеличивать первоначальную стоимость компьютеров, а учитывать их следует в составе прочих расходов в рассмотренном выше порядке.

Бухгалтерский учет.

Приведенные выше критерии учета программного обеспечения в принципе верны и для целей бухгалтерского учета.

Поэтому считаем, что расходы на приобретение неисключительных прав на использование Microsoft Windows, AvtoCad и Corel Draw в данной ситуации не увеличивают первоначальную стоимость основных средств.

Если расходы организации, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по лицензионным договорам, будут использоваться в производстве или продаже продукции (товаров) или для управленческих нужд организации, затраты на их приобретение признаются в бухгалтерском учете в качестве расходов по обычным видам деятельности на основании п. 5 и п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Согласно п. 18 ПБУ 10/99 расходы должны признаваться в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени их фактической оплаты. Если организацией — субъектом малого предпринимательства (за исключением эмитентов публично размещаемых ценных бумаг) принят порядок признания выручки от продажи продукции и товаров не по мере передачи прав владения, пользования и распоряжения на поставленную продукцию, отпущенный товар, выполненную работу, оказанную услугу, а после поступления денежных средств и иной формы оплаты (кассовым методом), то и расходы признаются после осуществления погашения задолженности.

Согласно п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, затраты, произведенные организацией в отчетном периоде, но относящиеся к следующим отчетным периодам, отражаются в бухгалтерском балансе в соответствии с условиями признания активов, установленными нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету, и подлежат списанию в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида. В отношении приобретения прав по лицензионным договорам такой порядок предусмотрен п. 39 ПБУ 14/2007.

Для обобщения информации о расходах, произведенных в данном отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, Планом счетов предназначен счет 97 «Расходы будущих периодов». Перечень расходов будущих периодов является открытым, то есть организация может отражать в составе расходов будущих периодов любые затраты, относящиеся к нескольким отчетным периодам и удовлетворяющие критериям расходов, установленным п. 16 ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Таким образом, если программу предполагается использовать по назначению в течение нескольких отчетных периодов, затраты на приобретение прав на ее использование могут первоначально отражаться в бухгалтерском учете по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» с последующим их списанием в дебет счетов учета производственных затрат (расходов на продажу, общехозяйственных расходов) в порядке, установленном организацией в учетной политике.

Если в лицензионном договоре указан период использования программы, то расходы распределяют в соответствии с этим сроком. Самостоятельно устанавливать период, в течение которого затраты на приобретение прав будут списываться на счета учета производственных затрат (расходов на продажу), организация вправе в том случае, если в договоре срок использования программного обеспечения не указан.

В бухгалтерском учете проводятся следующие записи:

Дебет 97 Кредит 60 (76).

— отражены затраты по приобретению неисключительного права на использование программного обеспечения (Microsoft Windows, AvtoCad и Corel Draw) по лицензионному договору;

Дебет 60 (76) Кредит 51.

— оплачены неисключительные права на использование программного обеспечения (по лицензионному договору);

Далее ежемесячно производится списание затрат на приобретение указанных прав в порядке, установленном организацией:

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 97.

— списана на расходы часть затрат по лицензионному договору.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:

• — Энциклопедия хозяйственных ситуаций. Расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по лицензионным договорам (подготовлено экспертами компании «Гарант»);
• — Энциклопедия решений. Расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по лицензионным договорам.