Организация учета основных средств

Аналитический и синтетический учет поступления основных средств

Основные средства поступают в организацию в результате:

¦ нового строительства;

¦ приобретения за плату у других организаций и лиц;

¦получения от других организаций и лиц безвозмездно;

¦ обмена на другое имущество;

¦ субсидий правительственного органа;

¦ внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал организации (по договоренности сторон) и др.

В результате инвентаризации могут быть выявлены неучтенные объекты основных средств, ввод в эксплуатацию которых должен быть документально оформлен.

Операции по строительству и приобретению основных средств осуществляются отдельно от основной деятельности в результате капитальных вложений.

Для оформления приема или передачи другим организациям объектов основных средств, а также их отражения в учете применяется «Акт о приеме-передаче основных средств. Он составляется на основании товарно-транспортной или товарной накладной на поступившие основные средства. Акты используются при включении основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения; для объектов, требующих монтажа, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), а также при выбытии из состава основных средств при передаче (продаже, мене и прочем) другой организации. Указанный акт составляется в количестве не менее двух экземпляров и утверждается руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. В случае, когда ввод объектов в действие в соответствии с законодательством, оформляется в особом порядке, этот акт может не оформляться. Так, акт не составляется при наличии специальных актов приемки основных средств государственной приемочной комиссией.

Некоторые средства могут приходоваться и отражаться в бухгалтерском учете только после государственной регистрации (сделки с землей, недвижимым и движимым имуществом — статья 165 ГК Республики Беларусь). К движимому имуществу, подлежащему государственной регистрации, относятся транспортные средства. До постановки на учет в ГАИ и получения в установленном порядке номерных знаков транспортные средства не считаются введенными в эксплуатацию. Поступление автотранспортных средств в организацию отражается в учете на основании ТТН-1 и других сопроводительных первичных документов, подтверждающих затраты, связанные с их приобретением (поступлением) и вводом в эксплуатацию как основных средств.

Акт о приеме-передаче основных средств составляется комиссией на каждый отдельный объект основных средств. К нему прилагается необходимая техническая документация, относящаяся к объектам основных средств (паспорта, спецификации, рабочие инструкции и др.), которая затем передается материально ответственным лицам по месту эксплуатации основных средств.

После оформления акт вместе с приложенной технической документацией передается в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителями организаций или лицами, на то уполномоченными.

На наиболее крупные объекты основных средств отдел главного механика составляет паспорта. В них дается технико-экономическое описание объекта основных средств, указываются время ввода их в действие, норма амортизации, причины выбытия и другие данные. На основании паспортов производится, в частности, перепись оборудования, жилого фонда и производственных объектов. [14].

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств является законченный строительством приобретенный и смонтированный отдельный конструктивно обособленный предмет со всеми необходимыми для его самостоятельного функционирования приспособлениями и принадлежностями или обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций.

Комплексом конструктивно сочлененных предметов считается несколько предметов, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление и (или) смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в него предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный нормативный срок службы или срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Вложения в земельные участки, на коренное улучшение земель (осушительные, оросительные и другие мелиоративные работы), в объекты природопользования (вода, недра и другие природные ресурсы) учитываются как отдельные инвентарные объекты (по видам объектов вложения средств). Вложения в коренное улучшение земель учитываются в составе инвентарного объекта, в который осуществлены вложения. При этом участок должен находиться в собственности организации.

Вложения в арендованный объект основных средств (отделимые улучшения) учитываются арендатором как отдельный инвентарный объект, если в соответствии с заключенным договором аренды произведенные капитальные вложения являются собственностью арендатора.

Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций, отражается организацией в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому их инвентарному объекту, независимо от того, находится он в эксплуатации, в запасе или на консервации, присваивается отдельный инвентарный номер. Инвентарные номера присваиваются бухгалтерией организации в момент принятия объектов к бухгалтерскому учету. Присвоенный инвентарному объекту номер должен быть обозначен на нем путем прикрепления металлического жетона, нанесения краской или иным способом.

В тех случаях, когда инвентарный объект имеет несколько частей с разными сроками полезного использования, то каждую часть учитывают как отдельный инвентарный объект с присвоением отдельных инвентарных номеров. Если по объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий для объектов срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним весь период его нахождения в данной организации. Инвентарные номера выбывших объектов не могут присваиваться другим, вновь принятым к учету основным средствам в течение 5 лет начиная с года, следующего за годом списания.

Основные средства, полученные по договору аренды, у арендатора могут числиться под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем. Для осуществления учета таких объектов арендатор открывает инвентарные карточки или ведет отдельную инвентарную книгу.

Пообъектный учет основных средств ведется бухгалтерией организации в инвентарных карточках учета основных средств. Инвентарная карточка открывается на каждый объект основных средств.

Организации на основании приказа об учетной политике могут регламентировать пообъектный учет основных средств в инвентарной книге с указанием необходимых сведений об основных средствах по их видам и местам нахождения. Заполнение инвентарных карточек или инвентарных книг производится на основании первичной документации. [17].

Заполнение инвентарных карточек, инвентарных книг производится на основе первичной документации: актов о приеме-передаче основных средств, технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, изготовление, перемещение и выбытие объектов основных средств. В инвентарных карточках (инвентарной книге) должны быть приведены следующие обязательные данные по объекту основных средств: срок полезного использования; способ начисления амортизации; признаки участия или неучастия в предпринимательской деятельности, начисления или освобождения от начисления амортизации; индивидуальная характеристика объекта. Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре. Может также применяться электронный вариант инвентарной карточки учета основных средств. Дополнительно в инвентарных карточках (инвентарной книге ведут учет содержания драгоценных металлов по каждому из объектов основных средств.

Инвентарные карточки хранятся в специальных ящиках-картотеках. Они располагаются по группам основных средств, а внутри групп — по месту эксплуатации объектов и по видам средств труда. Такой порядок организации картотеки облегчает заполнение отчетности о составе и движении основных средств.

На поступившие и выбывшие в течение отчетного месяца объекты инвентарные карточки до конца месяца хранятся в отдельной ячейке. Карточки учета основных средств, находящихся в запасе, на складе и на законсервированных объектах, также хранятся отдельно.

В организации бухгалтерского учета основных средств важную роль отводят контролю их сохранности. Объекты основных средств, хранящиеся на складе (в запасе), находятся под материальной ответственностью заведующего складом. Во всех остальных случаях основные средства находятся под отчетом руководителей тех подразделений, в которых они эксплуатируются. Перемещение объектов основных средств, документальное оформление операций по их поступлению и выбытию осуществляется с участием лиц, ответственных за их сохранность.

Некоторые виды инструмента, инвентаря и других принадлежностей (пишущие и вычислительные машинки, электродрели, персональные компьютеры и т. д.) находятся в пользовании у отдельных работников. Ответственность за их сохранность должна быть оформлена расписками работников в ведомости (карточке) на их получение .

Для обеспечения сохранности инвентарных карточек их регистрируют в описи инвентарных карточек. В описи указывают номер карточки, инвентарный номер объекта и его назначения. Описи ведут в одном экземпляре в разрезе классификационных групп основных средств. При учете объектов основных средств в инвентарной книге описи не составляются.

Поступление и выбытие основных средств по их видам учитывают в карточках учета движения основных средств. В них по каждому виду основных средств отражают остатки на начало и на конец месяца, а также данные о поступлении и выбытии за месяц в денежном измерении. Карточки учета поступления и выбытия основных средств используют для заполнения отчетности о наличии и движении основных средств.

При наличии большого количества объектов основных средств по месту их нахождения (эксплуатации) учет осуществляется в инвентарном списке или другом соответствующем документе. В нем указывают номер инвентарной карточки и дату ее оформления, инвентарный номер объекта, его полное название и характеристику, первоначальную стоимость и отметки о выбытии (перемещении) — дата составления документа, его номер и причина выбытия. Данные инвентарных списков по местам нахождения объектов должны быть тождественны с данными аналитического учета основных средств.

Разрешается ведение пообъектного учета основных средств в инвентарных карточках по месту их нахождения. В таких случаях инвентарные карточки учета основных средств выписывают в двух экземплярах. Второй экземпляр карточки передают по месту нахождения объекта. Учет объектов основных средств по месту их нахождения осуществляют лица, ответственные за их сохранность. [16].

На основе данных бухгалтерского и оперативного учета, а также технической документации в организации осуществляется контроль за наличием, движением и использованием основных средств. К числу показателей, характеризующих состояние и использование основных средств, относятся данные о наличии основных средств с подразделением их на собственные и арендованные, установленные и неустановленные, действующие и неиспользуемые, а также данные о рабочем времени и простоях оборудования, машин и транспортных средств и т. п.

Аналитический пообъектный учет основных средств должен обеспечить получение следующей информации:

о первоначальной стоимости и сумме начисленной амортизации по группам основных средств на начало и конец отчетного года;

о движении основных средств в течение отчетного года по группам, соответствующим отчетности;

о способах оценки и формирования первоначальной стоимости каждого объекта основных средств;

об используемых способах (методах) начисления амортизации по отдельным группам основных средств;

о принятых организацией сроках полезного использования объектов основных средств по каждой из групп;

об изменениях стоимости основных средств по каждой из причин;

об объектах основных средств, полученных по договорам аренды (лизинга);

об объектах основных средств, стоимость которых не погашается.

Для учета основных средств действующим Типовым планом счетов предусмотрен ряд синтетических счетов:

01 «Основные средства» — для учета наличия и движения основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, в доверительном управлении. Основные средства принимаются к учету по первоначальной стоимости. Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций, отражается на этом счете в соответствующей доле;

02 «Амортизация основных средств» — для отражения накопленной амортизации за время эксплуатации основных средств, принадлежащих организации на правах собственности и сданных в аренду, включая финансовую;

03 «Доходные вложения в материальные активы» — для обобщения информации о наличии и движении вложений организации в часть имущества, здания, помещения, оборудование и другие ценности, имеющие материально-вещественную форму и предоставляемые за плату во временное пользование (временное владение и пользование) с целью получения дохода;

08 «Вложения в долгосрочные активы» — для обобщения информации о затратах организации в объекты, которые будут затем приняты к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, земельных участков, объектов природопользования, а также о затратах по формированию основного стада, продуктивного и рабочего скота (кроме птицы, пушных зверей, кроликов, семей пчел, служебных собак, которые учитываются в составе средств в обороте).

18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам» — для обобщения информации об уплаченных или причитающихся к оплате организацией суммах НДС по приобретенным основным средствам.

80 «Уставный капитал» — для обобщения информации о состоянии и движении уставного капитала организации. Увеличение и уменьшение уставного капитала, в т. ч. за счет имущества, относящегося к основным средствам, осуществляется после внесения соответствующих изменений в учредительные документы организации;

83 «Добавочный капитал» — для обобщения информации о добавочном капитале организации. Здесь отражается прирост стоимости основных средств по результатам переоценки;

91 «Прочие доходы и расходы» — для обобщения информации об операциях, связанных с продажей и прочим списанием основных средств; поступления в связи с безвозмездным получением активов, а также расходы по продаже, выбытию, предоставлению за плату во временное владение и пользование, расходы на консервацию объектов основных средств и др.

Законченные строительством здания и сооружения; приобретенное оборудование, не требующее монтажа; завершенные работы по достройке, дооборудованию и реконструкции объектов, увеличивающие их первоначальную стоимость, зачисляются в основные средства по дебету счета 01 «Основные средства» с кредита счета 08 «Вложения в долгосрочные активы» по соответствующим субсчетам в сумме фактически произведенных затрат, включая доставку.

Для учета НДС при осуществлении вложений в долгосрочные активы используется счет 18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам», на котором учитываются уплаченные организацией суммы налога, выделенные в расчетных документах по приобретению основных средств, включая отдельные объекты основных средств, земельные участки, объекты природопользования. На сумму уплаченного налога по приобретенным объектам кредитуются счета расчетов (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками») или денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и др.).

При учреждении акционерного общества (товарищества и т. п.) поступление объектов основных средств, в счет вклада в уставный капитал оформляется бухгалтерской записью:

дебет счета 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 1 «Расчеты по вкладам в уставный капитал»;

кредит счета 80 «Уставный капитал».

В процессе финансово-хозяйственной деятельности организации поступление такого имущества в денежной форме отражается бухгалтерской записью:

дебет счета 08 «Вложения в долгосрочные активы», по соответствующему субсчету;

кредит счета 75 «Расчеты с учредителями», субсчет 1 «Расчеты по вкладам в уставный капитал».

При получении объектов по договору дарения или в иных случаях безвозмездного поступления ОС (от других организаций, физических лиц, в качестве государственной субсидии) их первоначальной стоимостью признается рыночная стоимость на дату оприходования на основе типовых документов приемки-передачи. При этом в качестве рыночной стоимости могут быть приняты:

• а) цены на аналогичную продукцию, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей;
• б) информация об уровне цен, публикуемая органами государственной статистической службы;
• в) данные об уровне цен, опубликованные в средствах массовой информации и специальной литературе;
• г) данные торговых инспекций;
• д) экспертные заключения оценщиков о стоимости отдельных объектов основных средств.

Во всех случаях безвозмездного получения и дарения основных средств затраты по их доставке учитываются организациями-получателями как Вложения в долгосрочные активы и относятся на увеличение первоначальной стоимости объекта. При оприходовании такого имущества на счетах производятся следующие записи:

¦ на стоимость безвозмездно полученного имущества по рыночным ценам:

дебет счета 08 «Вложения в долгосрочные активы»; кредит счета 98 «Доходы будущих периодов»;

¦ по мере начисления амортизации по безвозмездно полученным основным средствам:

дебет счета 98 «Доходы будущих периодов»; кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы»;

¦ на стоимость оприходования безвозмездно поступивших объектов основных средств:

дебет счета 01 «Основные средства»;

кредит счета 08 «Вложения в долгосрочные активы». [14].