Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию.
Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация.
Современные формы переписки, которые приняты в международном общении, сложились около 150 лет назад в Англии.
Следует помнить, что за рубежом формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас.
Письмо принято писать на бланках организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка — это своеобразная визитная карточка, поэтому к нему следует относится со всей серьезностью.
Любое письмо начинается с адреса на конверте. Во всем мире сначала пишут «кому», а затем" куда" .
Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.
Затем пишется фамилия адресата с инициалами: первыми пишутся инициалы, затем-фамилия. Вежливость требует постановки перед инициалами одного из сокращений «Г-ну» (Господину), «Г-же» (Госпоже) или «Г-дам» (Господам).
Слова «Господин» и «Госпожа» всегда сокращаются до «Г-н» и ''Г-жа''. Они никогда не употребляются самостоятельно, без фамилии. Такие звания и титулы как, генерал, полковник, профессор или президент, предпочтительно писать полностью, особенно на конверте письма.
После этого пишется название фирмы, где работает адресат, затем почтовый адрес: номер дома, название улицы. Заключает адрес название города, штата, графства, кантона и т. п., почтовый индекс и страна.
