В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.
Носителем информации выступает документ.
Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.
Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:
- 1. организационно-правовая документация;
- 2. плановая документация;
- 3. распорядительная документация;
- 4. информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
- 5. отчетная документация;
- 6. документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
- 7. финансовая документация;
- 8. документация по материально-техническому обеспечению;
- 9. договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.
Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.
Итак, что же такое документ и в чем сущность плановой документации будет рассмотрено далее.
