Бухгалтерский учет денежных средств в бюджетных учреждениях: состояние и пути совершенствования

Учет кассовых операций

При оформлении и учете кассовых операций учреждения руководствуются Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, установленным Банком России. В настоящее время действует Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Указанием Центробанка Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Из числа наиболее принципиальных требований Порядка ведения кассовых операций необходимо выделить следующие.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое учреждение должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Прием наличных денег учреждениями при осуществлении расчетов с населением проводится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Войсковая часть не имеет кассового аппарата, так как не производит расчетов с поставщиками через кассу и не принимает наличных денег от организаций.

Наличные деньги, полученные учреждениями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. При получении наличных денег по чеку, кассир составляет Приходный кассовый ордер и к нему распечатывается бухгалтерская справка, в которой видно по каким кодам аналитического учета получены наличные денежные средства.

Учреждения могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных приказом руководителя учреждения. При необходимости лимиты остатков кассы пересматриваются.

Учреждения обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками. Войсковая часть сдает денежную наличность по объявлению на внос наличными в Центрально — Черноземный банк Сбербанка РФ.

Учреждения не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда.

Хранить в кассах наличные деньги сверх установленных лимитов можно только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше пяти рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Наличные деньги выдаются, под отчет из касс учреждений.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и отбирает расписку получателя. Также к расходному кассовому ордеру распечатывается бухгалтерская справка, в которой так же видны коды аналитического учета. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

Денежные средства выдаются под отчет тем работникам, которые имеют на это право по приказу руководителя, который каждый год составляется заново. Денежные средства выдаются по заявлениям в которых указываются цели выдачи денежных средств, которые подписываются главным бухгалтером и ставиться виза руководителя «выдать сумма прописью» и подпись.

Деньги выдаются лицам, не состоящим в списочном составе учреждения, по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Кассир выдает деньги только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если деньги выдаются по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерия указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если деньги выдавались по ведомости, то перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или к ведомости.

Оплату труда, выплату пособий по социальному страхованию и стипендий проводит кассир по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. В войсковой части составляется платежная ведомость ф. 504 403.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам возможны только в день их составления.

При получении расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе — разрешительной надписи (подписи) руководителя учреждения или лиц, на это уполномоченных;

правильность оформления документов;

наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу бухгалтерия регистрирует в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Учет кассовых операций в учреждениях как в валюте РФ (рублях), так и в иностранных валютах ведется в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера учреждения.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные квитанциями или чеками контрольно-кассовых машин, считаются излишком кассы и зачисляются в доход учреждения.

Все наличные деньги и ценные бумаги в учреждениях хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира. Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному учреждению, запрещается.

После издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель учреждения обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный учреждению как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам.

В учреждениях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены, исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя учреждения (решению, постановлению). С этим работником также заключается договор о полной материальной ответственности.

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера учреждения или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем учреждения. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц.

Порядок получения наличных денежных средств бюджетополучателями установлен Положением об особенностях расчетно-кассового обслуживания подразделениями расчетной сети Банка России и кредитными организациями (филиалами)(далее — банки) территориальных органов Федерального казначейства (далее — органы Федерального казначейства) на основании договоров банковского счета, в условиях открытия администраторами источников внутре…