Элементы системы внутреннего контроля

Понятие «система внутреннего контроля» крайне редко встречается в российских и зарубежных теоретических и практических работах, обычно оно имеет косвенный характер. При этом, наличие научного и полноценного понятия системы внутреннего контроля является необходимым как для действенности законодательного или инструктивного механизма, так и для воплощения и совершенствования этой системы на практике.

Так, например, Ж. В. Закарая считает, что «система внутреннего контроля содержит ряд элементов, подсистем, которые, взаимодействуя друг с другом, позволяют добиваться определенного уровня эффективности как собственно системы внутреннего контроля, так и системы управления организацией — банком, в частности» [24].

Ю.В. Полунина и П. А. Желтов под системой внутреннего контроля понимают «все методы и процедуры внутреннего контроля, осуществляемые руководством Общества для целей правильного и эффективного ведения бизнеса, включая строгое соблюдение действующего законодательства при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности Общества, защиту и сохранность активов, регистров и информации, предотвращение и обнаружение мошенничества и ошибок, точность и полноту учетных записей и своевременную подготовку достоверной бухгалтерской и финансовой отчетности"[24].

М.В. Петров определяет внутренний контроль как «процесс, осуществляемый Советом директоров, старшими должностными лицами и сотрудниками всех уровней управления, позволяющий формировать систему, которая обеспечит полную проверку всей деятельности банка"[29].

Российские стандарты аудиторской деятельности понимают под системой внутреннего контроля совокупность организационной структуры, методик и процедур, принятых руководством банка в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения банковской деятельности. Система контроля включает надзор и проверку, которые организованы внутри данного экономического субъекта и его силами. Надзор и проверки производятся по следующим направлениям:

соблюдение требований законодательства В зарубежной терминологии для обозначения внутреннего контроля в банках применяется специальное собирательное понятие «комплайнс». В широком смысле слова под комплайнс понимается порядок осуществления операций в соответствии с действующим законодательством; в узком смысле, комплайнс — это система мер, основанных на солидарном и доверительном взаимодействии клиентов, банка и его сотрудников, обеспечивающая защиту их интересов в рамках принятых законов и других нормативных актов.;

точность и полнота документации бухгалтерского учета;

предотвращение ошибок и искажений;

исполнение приказов и распоряжений руководства организации;

обеспечение сохранности имущества.

Система внутреннего контроля — элемент управления банком, который позволяет руководству банка с достаточной степенью уверенности утверждать, что персонал на своем уровне правильно понимает политику банка и все поставленные руководством цели достигаются соблюдением установленных норм, способствует уменьшению рисков, минимизации затрат и сохранности активов банка.

Цель создания и функционирования системы внутреннего контроля (неразрывно связана) подчинена целям управления кредитной организации, в связи с чем эффективная организация такой системы позволит банку реализовать долгосрочные планы в области рентабельности деятельности и поддерживать надежную систему финансовой и управленческой отчетности, будет способствовать соблюдению законодательства, политики банка в разных направлениях деятельности, принятых планов, внутренних правил и процедур, а также снижать риск непредвиденных потерь или подрыва репутации банка. Следовательно, основной целью создания и функционирования системы внутреннего контроля является высокое качество реализации функции управления в существующей системе управления кредитной организации.

Для реализации указанной цели система должна обеспечивать решение следующих задач:

контроля за правильной реализацией принятых решений органами управления кредитной организацией;

контроля за созданием необходимой внутренней нормативной документации;

контроля за выполнением требований внешней и внутренней нормативной документации;

контроля за сохранностью активов;

контроля за адекватным и правильным отражением проводимых банком операций на счетах бухгалтерского учета;

контроля за созданием (реструктуризацией) организационных структур банка;

контроля за распределением полномочий и функций между подразделениями, исключением их дублирования и полнотой распределения.

До недавнего времени в нормативных документах Банка России определение системы внутреннего контроля отсутствовало. Принятое в конце 2003 года Положение № 242-П определяет систему внутреннего контроля как совокупность системы органов и направлений внутреннего контроля, обеспечивающую соблюдение порядка осуществления и достижения целей, установленных законодательством Российской Федерации, настоящим Положением, учредительными и внутренними документами кредитной организации.

Сложность системы внутреннего контроля меняется в зависимости от размера банка, его организационной структуры и характера проводимых операций, однако существуют некоторые важные элементы, которые должны присутствовать обязательно в любой системе внутреннего контроля.

В литературе называются следующие элементы системы внутреннего контроля (рис. 1):

• * контрольная среда;
• * регламентация;
• * система бухгалтерского учета;
• * контрольные процедуры;
• * служба внутреннего контроля [36].

Рис. 1. Система внутреннего контроля

Контрольная среда — это действия, мероприятия и процедуры, которые отражают общее отношение высшего менеджмента, директоров и владельцев к контролю и важности контроля, условия существования системы в банке, которые создаются руководством банка. Необходимость в адекватной системе внутреннего контроля должны в первую очередь испытывать владельцы и руководство кредитной организации. Если у совета директоров и правления нет желания или потребности создавать «прозрачную» и адекватную систему управления организацией, то соответствующая система внутреннего контроля не создается. Если потребность и желание есть, такая система создается вне зависимости наличия требований надзорных и регулирующих органов.

Контрольная среда формируется в зависимости от состояния следующих ее элементов (рис. 2):

внутренний контроль банк кредитный.

Рис. 2. Контрольная среда

• * политики и методов управления (цели, стоящие перед банком, и способы достижения целей, определяемые руководством банка);
• * организационной структуры банка (определяет формы подчинения и взаимодействия подразделений и сотрудников, раскрывает управленческие и функциональные связи в банке и то, как могут выполняться контрольно-ориентированные мероприятия и процедуры);
• * деятельности руководства по поддержанию функционирования системы (отношение руководства к нарушениям, воздействие на нарушителей, использование результатов контроля в целях управления);
• * распределения функций управления и ответственности (четкое распределение способствует эффективному использованию персонала, позволяет делегировать полномочия и при необходимости определить ответственного исполнителя);
• * кадровой политики (персонал — важнейший аспект системы контроля, если сотрудники компетентны и заслуживают доверия, то даже при определенных слабостях контроля будет обеспечена надежность в проведении операций);
• * взаимодействия различных видов и методов контроля (взаимодействие подчеркивает важность контроля).

Регламентация представляет собой систему нормативных документов, регулирующих деятельность банка, его подразделений и сотрудников. Регламентирующие документы следует разделять на внешние и внутренние.

Все документы взаимосвязаны между собой, дополняют друг друга, именно поэтому они представляют систему, а не простой набор.

Регламентирующие документы являются основой существования системы внутреннего контроля, должны включать установление уровней ответственности и разделение обязанностей, идентифицировать сферы потенциальных конфликтов интересов, сводить их к минимуму и подвергать тщательному мониторингу независимой третьей стороной. Ими во многом определяется контрольная среда, в них определены контрольные процедуры, выполнение которых сотрудниками должно давать руководству достаточные основания полагать, что при решении задач достигаются поставленные цели.

Регламентирующие документы должны нести в себе достаточно ясное описание порядка проведения конкретной операции, включающего контрольные процедуры.

Часть контрольных процедур обусловливается требованиями внешних документов, их недостаточность обязательно должна компенсироваться внутренними документами, соответствующим образом оформленными.

В банке должен быть определен порядок ввода в действие внутрибанковских нормативных документов. Эти документы перед их вводом в действие должны проходить согласование со всеми органами управления банка, которые обеспечивают реализацию принимаемого документа. Кроме того, документы должны проходить экспертизу на соответствие их содержания требованиям законодательства и другим нормативным документам. Ведение банком реестра действующих внутрибанковских нормативных документов позволит обеспечить порядок в нормотворчестве банка. Все копии зарегистрированных документов должны находиться в службе внутреннего контроля для обеспечения контроля за соответствием деятельности сотрудников банка действующему законодательству и внутренним документам.

Положение № 242-П предусматривает перечень вопросов, связанных с осуществлением внутреннего контроля, по которым кредитной организацией должны быть приняты внутренние документы:

• 1. Учет (учетная политика).
• 2. Управление банковскими рисками.
• 3. Кредитная и депозитная политика.
• 4. Порядок осуществления кредитования связанных лиц.
• 5. Открытие (закрытие) и ведение счетов и вкладов.
• 6. Процентная политика.
• 7. Осуществление расчетов (наличных, безналичных).
• 8. Совершение операций с валютными ценностями.
• 9. Осуществление валютного контроля.
• 10. Совершение операций с ценными бумагами.
• 11. Выдача банковских гарантий.
• 12. Совершение кассовых операций, инкассация денежных средств и других ценностей.
• 13. Правила внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма.
• 14. Политика информационной безопасности.

По нашему мнению, императивный характер приведенного перечня вопросов, по которым должны быть приняты внутренние документы в каждой кредитной организации, является неоправданным, поскольку разрабатывать внутренние документы по вопросам совершения операций с валютными ценностями и осуществления валютного контроля не будет банк, не имеющий лицензию на совершение указанных операций. Поэтому, представляется более правильным подход, предусматривающий закрепление необходимости принятия тех или иных регламентов в нормативных актах, регламентирующих соответственно вопросы учета, противодействия легализации и пр. Положение № 242-П, на наш взгляд, не должно диктовать банку систему внутренней нормативной регламентации.

Система бухгалтерского учета (СБУ) — упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе и обязательствах экономического субъекта и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех фактов деятельности кредитной организации.

СБУ включает в себя:

бухгалтерский аппарат;

рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета;

формы первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности;

порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;

методы оценки активов и обязательств;

правила документооборота и технологию обработки учетной информации;

порядок контроля за операциями банка (процедуры контроля);

налоговое планирование;

другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Концептуально СБУ стоит отдельно от процедур контроля, однако они (контрольные процедуры) заложены в самой учетной политике и должны обеспечивать достаточную степень уверенности в правильном учете и сохранности активов. СБУ четко обозначается регламентацией (учетной политикой банка).

Контрольные процедуры (КП) — методы и правила, разработанные администрацией для проверки достижения стоящих перед банком целей (рис. 3).

Рис. 3. Контрольные процедуры

КП направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений, которые могут возникнуть при проведении операций. При разработке процедур необходимо учитывать такие принципы контроля, как разделение обязанностей, разрешение и одобрение, принцип физического контроля.

КП классифицируются следующим образом:

I. Обязательные КП.

II. Специальный контроль.

III. Процедуры контроля крупных или высокорискованных операций.

Обязательные КП должны быть определены в регламентации исходя из принципов необходимости и достаточности и давать уверенность в том, что операция выполнена корректно и правильно отражена в учете.

Под корректностью выполнения операции и правильностью отражения ее в учете следует понимать:

• * полноту отражения в учете (все проведенные банком операции должны быть отражены в учете);
• * точность (данные по операциям банка должны быть отражены в полном объеме, на нужном счете и в нужное время);
• * разрешенность (на проведение операции получено разрешение соответствующего руководителя);
• * обеспечение контроля сохранности данных и сведений (файлов);
• * обеспечение сохранности активов;
• * правильное распределение обязанностей;
• * соблюдение установленного порядка проведения операции.

Специальный контроль — это деятельность службы внутреннего контроля или отдельных сотрудников банка по проверке операций, результатов, состояния объекта проверки как на постоянной, так и на разовой основе.

Одна из основных функций специального контроля — обеспечить выполнение заложенных регламентацией контрольных моментов и процедур.

Процедуры контроля крупных или высокорискованных операций обеспечивают дополнительный контроль, направленный на минимизацию банковских рисков.

Регламентацией должны быть установлены критерии отнесения операций к крупным и высокорискованным.

Служба внутреннего контроля создается в целях мониторинга за процессом функционирования системы внутреннего контроля, выявления и анализа проблем, связанных с ее функционированием, а также разработки предложений по совершенствованию системы и повышению ее эффективности.

Под мониторингом системы понимаются наблюдение и оценка эффективности системы внутреннего контроля в процессе ее функционирования во времени.

Регламентация деятельности данной службы определяется положением о службе внутреннего контроля.

Служба внутреннего контроля следит за состоянием системы и обеспечивает ее соответствие характеру осуществляемых операций и масштабам деятельности банка, разрабатывая предложения по повышению эффективности функционирования системы и представляя их руководству банка. Совет директоров и председатель правления банка принимают решения о совершенствовании системы.

Служба внутреннего контроля в первую очередь должна выстроить систему, препятствующую возникновению нарушений, иначе контроль будет формальным, а сотрудники всеми силами будут пытаться скрыть имеющиеся недостатки. Постоянная профилактическая работа — одна из основных задач данной службы.

Как показывает практика ведущих зарубежных и российских банков, функции контроля реализуются в рамках нескольких банковских подразделений. Службе внутреннего контроля необходимо работать в тесном контакте со службой управления рисками, отделом анализа и стратегического планирования, она должна не подменять эти и другие подразделения банка, а помогать им [21].

Новое Положение Банка России по внутреннему контролю учитывает как опыт построения систем внутреннего контроля российскими банками, так и международную практику.

Требования по организации деятельности службы внутреннего контроля, установленные в Положении, в соответствии с международными принципами предполагают постоянство ее деятельности, независимость и беспристрастность службы внутреннего контроля, профессиональную компетентность ее руководителя и служащих, предусматривают обязанность кредитной организации создать условия для беспрепятственного и эффективного осуществления службой внутреннего контроля своих функций.

Постоянство деятельности (непрерывность) Служба внутреннего контроля должна быть действующим на постоянной основе подразделением банка. Ее численный состав, структура и техническая обеспеченность определяются банком самостоятельно в зависимости от масштабов и характера выполняемых им операций. Передача отдельных функций службы внутреннего контроля допускается только в рамках одной банковской группы. Такая передача должна быть обоснованной. При этом ответственность за эффективность осуществления переданных функций несет кредитная организация, принявшая решение о передаче отдельных функций службы внутреннего контроля. В литературе высказывалось мнение о нецелесообразности формирования службы внутреннего контроля в мелких банках [21]. На наш взгляд, с этим нельзя согласиться, поскольку международная практика свидетельствует о необходимости постоянного мониторинга системы внутреннего контроля, а рынок аутсорсинга как возможная альтернатива собственной специализированной службе внутреннего аудита в России отсутствует.

Независимость и беспристрастность Служба внутреннего контроля должна действовать под непосредственным контролем совета директоров, докладывать ему по собственной инициативе о вопросах, возникающих при осуществлении своих функций. Она не подлежит каким-либо проверкам, за исключением проверок аудиторской организацией или советом директоров, если такая проверка предусмотрена уставом банка. Такое содержание вкладывается в понятие независимость Положением № 242-П. В указанном документе проводится различие между принципом независимости и принципом беспристрастности. Под беспристрастностью понимается: обеспечение решения службой внутреннего контроля своих задач без вмешательства со стороны органов управления, подразделений и служащих кредитной организации, не являющихся служащими службы внутреннего контроля, запрет для служащих службы внутреннего контроля проверять функции, которые ими осуществлялись ранее при переводе из другого подразделения банка. Такое смешение понятий представляется необоснованным. Как правильно, на наш взгляд, отмечается в литературе, принятие решений без вмешательства со стороны является содержанием принципа независимости [18]. Таким образом, самостоятельное осуществление своих функций службой внутреннего контроля, без вмешательства со стороны органов управления, подразделений и служащих является следствием реализации принципа независимости. Во избежание практических сложностей в применении схожих принципов целесообразно, на наш взгляд, использовать более универсальный по содержанию принцип независимости Нечеткое разграничение указанных принципов имеет место и в документах Базельского комитета по банковскому надзору. Так, в документе «Внутренний аудит в банках и взаимоотношения надзорных органов и аудиторов» принцип независимости раскрывается следующим образом: служба внутреннего аудита должна быть независима от деятельности, подвергаемой аудиту, «свое предназначение она осуществляет объективно и беспристрастно». При этом устанавливается отдельный принцип беспристрастности: службе внутреннего аудита «следует быть объективной и беспристрастной», выполнять свое предназначение «без предвзятости и вмешательства». В документах «Система внутреннего контроля в банках: основы организации» и «Методология основных принципов эффективного банковского надзора» Базельский комитет ограничивается указанием на необходимость только независимости внутреннего аудита, ничего не упоминая о беспристрастности. Вслед за Базельским комитетом в определении принципов запутался Совет по аудиторской деятельности при Минфине Российской Федерации. В принятом 28.08.2003 Кодексе этики аудиторов России установлены столь же нечеткие по содержанию принципы честности, независимости и объективности: независимость предполагает, что аудитор действует объективно, объективность требует действовать честно и не иметь конфликта интересов, а честность определяется как не только правдивость, но и беспристрастность. Так, в частности, поступила Банковская комиссия Франции, которая не выделяет многочисленные близкие по значению принципы (беспристрастности, объективности, непредвзятости и прочие), а устанавливает один наиболее значимый принцип независимости [27].

Профессиональная компетентность Служба внутреннего контроля должна быть укомплектована специалистами, имеющими высокий уровень профессиональной квалификации и подготовки. Кредитная организация может также установить для руководителя службы внутреннего контроля требование о наличии опыта руководства структурным подразделением кредитной организации, связанным с совершением банковских операций.

Беспрепятственное и эффективное осуществление функций Служба внутреннего контроля проверяет все направления деятельности кредитной организации, при этом объектом проверки является любое подразделение или служащий банка.

Служба внутреннего контроля осуществляет следующие функции:

• — проверка и оценка эффективности системы внутреннего контроля;
• — проверка полноты применения и эффективности методологии оценки банковских рисков и процедур управления банковскими рисками (методик, программ, правил, порядков и процедур совершения банковских операций и сделок, управления банковскими рисками);
• — проверка надежности функционирования системы внутреннего контроля за использованием автоматизированных информационных систем, включая контроль целостности баз данных и их защиты от несанкционированного доступа, наличия планов действий на случай непредвиденных обстоятельств;
• — проверка достоверности, полноты, объективности и своевременности бухгалтерского учета и отчетности и их тестирование, а также своевременности сбора и представления информации и отчетности;
• — проверка достоверности, полноты объективности и своевременности представления иных сведений в соответствии с нормативными правовыми актами в органы государственной власти и Банк России;
• — проверка применяемых способов обеспечения сохранности имущества кредитной организации;
• — оценка экономической целесообразности и эффективности совершаемых кредитной организацией операций;
• — проверка соответствия внутренних документов кредитной организации нормативным правовым актам, стандартам саморегулируемых организаций (для профессиональных участников рынка ценных бумаг);
• — проверка процессов и процедур внутреннего контроля;
• — проверка систем, созданных в целях соблюдения правовых требований, профессиональных кодексов поведения;
• — оценка работы службы управления персоналом кредитной организации;
• -другие вопросы, предусмотренные внутренними документами кредитной организации.

Для осуществления контроля руководитель и служащие службы внутреннего контроля имеют следующие права:

входить в помещения проверяемых подразделений с соблюдением процедур доступа, установленных внутренними документами кредитной организации;

получать необходимые для проведения проверок документы, а также информацию, имеющуюся в информационных системах кредитной организации;

привлекать при осуществлении проверок сотрудников других структурных подразделений банка.

Обязанности руководителя и сотрудников службы внутреннего контроля регламентируются внутренним документом банка. В Положении нормативно закреплены обязанности службы внутреннего контроля информировать о выявляемых при проведении проверок нарушениях (недостатках) по вопросам, определяемым кредитной организацией, совет директоров (наблюдательный совет), единоличный и коллегиальный исполнительный орган и руководителя структурного подразделения кредитной организации, в котором проводилась проверка, информировать органы управления кредитной организации обо всех ситуациях, которые препятствуют осуществлению службой внутреннего контроля своих функций.

Таким образом, рассмотрение элементов системы внутреннего контроля позволяет заключить, что ею охватываются все виды операций, все иерархические ступени работы, все структурные подразделения банка. В свою очередь, служба внутреннего контроля призвана отслеживать работу и эффективность системы, формализовать критерии ее развития и оценки.