Основным результатом работы канцелярии являются отчеты, которые она предоставляет руководству больницы о потоке документов. Отчеты условно можно разделить на две большие группы:
Оперативные. Основное их назначение — получить объективную картину информации для оперативного управления.
Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота в организации.
Оперативные отчеты — это получение информации для оперативного управления организацией. Они готовятся от одного дня и до недели. Основное их содержание — список работ, которые должны быть завершены в ближайшее время. Получатели отчетов — ответственные исполнители и руководство предприятия. Отчеты бывают сводными и индивидуальными.
Индивидуальные отчеты представляют собой сводку работ, находящихся в компетенции того или иного должностного лица. Индивидуальные отчеты поступают непосредственно к исполнителям или контролирующим лицам.
Сводный отчет — это список работ, находящихся в стадии завершения на заданный период времени. Сводные отчеты поступают к руководству организации или к руководству канцелярии для общего контроля за процессом делопроизводства.
Аналитические отчеты выдают информацию о проделанной работе. Данные отчеты служат для планирования работы организации в дальнейшем, для анализа номенклатуры предприятия списка контрагентов и т. д. Аналитические отчеты выдаются по отдельным структурным подразделениям организации. Отчеты показывают работу больницы за определенный период времени.
