Значение коммуникаций в разработке принятия управленческих решений

Принятие решения это процесс целенаправленного преобразования исходной информации об объекте управления в информацию желательного состояния объекта управления в будущем. Здесь намеренно подчеркнут информационный аспект, который составляет основу принятия решений. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация».

Коммуникация — это обмен информацией, на основе которого руководство получает данные, необходимые для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

Коммуникация — это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать мысли доступными и понятными другому лицу. Каждый шаг — это пункт, в котором, если допустить оплошность, смысл может быть утрачен.

Руководитель тратит на коммуникацию от 50 до 90% всего времени.

Среди основных видов коммуникаций выделяют СМ.: Пирогова Е. В. Управленческие решения: учебное пособие. Ульяновск: УлГТУ, 2010. С. 30:

• 1. горизонтальные коммуникации — коммуникации между отделами;
• 2. между организацией и внешней средой;
• 3. вертикальные коммуникации — межуровневые коммуникации (между руководителями различных уровней, между руководителем и подчиненными, между руководителем и рабочей группой). Такие коммуникации бывают по нисходящей (с высших уровней управления на низшие) и восходящей (от низшего уровня управления к высшему);
• 4. неформальные коммуникации — канал распространения слухов (например: наказание за опоздание, сокращение рабочих, повышение или понижение по службе). По каналам распространения слухов информация передается быстрее и на 80−90% оказывается верной (по исследованиям Дэвиса).

В процессе коммуникации разбивают на 4 базовых элемента:

• — отправитель;
• — сообщение;
• — канал;
• — получатель.

Выделяют следующие взаимосвязанные этапы коммуникации:

• — зарождение идеи (отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена). К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточно времени на обдумывание идеи;
• — кодирование и выбор канала (прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела)). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, то обмен информацией будем менее эффективным. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом;
• — передача (доставка (физическая передача) сообщения получателю);
• — декодирование (перевод символов отправителя в мысли получателя).

При осуществлении коммуникаций важно учитывать два основных момента:

• 1. обратная связь, при которой отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все этапы процесса обмена информацией для передачи своего отклика начальному отправителю, который играет роль получателя;
• 2. шум — то, что искажает смысл. Источники шума могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования. И до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла.

Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне структуры управления. Эта проблема усложняется тем, что информация продолжает теряться и искажаться в процессе коммуникации, что сильно снижает качество управленческого решения.

Подводя итоги по главе можно сделать вывод: Необходимость информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку информация является основой процесса управления. Современные информационные технологии управления являются основным средством оптимизации и повышения эффективности в принятии управленческих решений. Правильный, и своевременный обмен информацией, позволяет избежать потери, искажения и коллизий информации в процессе принятия управленческих решений на любом этапе.