Обеспечение сохранности документов

Обеспечение сохранности и учета документального фонда, доступа к документам фонда организации

С момента заведения и до передачи в архив организации или на уничтожение дела хранят по месту их формирования.

Руководители кадровых служб и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним должен проводиться комплекс работ:

• — создание оптимальных условий хранения документов и дел;
• — размещение дел;
• — проверка наличия и состояния документов и дел;
• — соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещаются в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях. Они должны храниться в запирающихся шкафах, сейфах или в элеваторных картотеках, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах располагаются в соответствии с номенклатурой дел, которая (или выписка из нее) помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешке обложки каждого дела указывается индекс дела по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования до передачи в архив организации.

Дела документального фонда организации, находящиеся на оперативном хранении подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив организации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел, или другим учетным документам (описям, карточкам и т. д.).

В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении, устаревании дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы ДОУ, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке согласно КоАП.

Обеспечение доступа к делам, находящимся на оперативном хранении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в кадровой службе. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела. При этом на выданное дело заводится его карта-заместитель, которую помещают на место выданного дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок, определенный руководством организации. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ. Передача дел производится по акту приема-передачи дел во временное пользование.

Изъятие документов из дел, передаваемых в архив организации, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Оперативное хранение ЭД и БД осуществляется на жестком диске компьютера в папке (директории), заведенной в соответствии с номенклатурой дел.

Название дела (папки, директории) включает индекс дела по номенклатуре дел и год создания, например: «01−20.2013».

Название ЭД в папке (директории) должно содержать наименование вида документа, дату документа, регистрационный номер, краткий заголовок, например: «Письмо № 23−1 от 31.10.2013 „Об утверждении сроков работ“».

Защита информации на жестком диске компьютера должна поддерживаться периодическим копированием ЭД на дискеты или оптические диски, составляющие страховой фонд организации. Частота копирования выбирается из соображений минимизации среднего времени на копирование и времени на восстановление информации после последнего копирования в случае возникновения дефектов. Срок хранения страхового фонда копий ЭД равен сроку хранения самих ЭД.

Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки ЭД, других несанкционированных действий, но их уничтожению, модификации, копированию, собственники, владельцы и пользователи ЭД должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по их защите.