Разработка концепции и программы ИСУ

Понятие совершенствования аппарата управления относится к организации и технике исследовательской и проектной работы в управленческом аппарате, т. е. к процедуре совершенствования.

В рамках этой процедуры исследователи и проектировщики выполняют различные операции (хронометраж, наблюдение, измерение, изучение документов), применяя при этом различные методы и технические средства. Конкретные методики различаются в зависимости от видов исследования. Общая схема такой методики конкретно-организационного исследования с учетом алгоритма технологии ИСУ (см. рис. 1.2) на предприятии выглядит следующим образом:

• 1) изучение исследуемых вопросов в конкретных производственных условиях и определение характерной организационной ситуации (постановка диагноза);
• 2) разложение (расчленение) этой ситуации на составные элементы (организационный анализ);
• 3) анализ составных элементов данной организационной ситуации с позиций различных областей знаний: теории управления, экономики, права, социологии, этики, документалистики, эргономики, психологии;
• 4) выявление важнейших факторов, обусловливающих данную ситуацию;
• 5) обобщение полученных результатов, разработка конкретных рекомендаций для решения исследуемой проблемы.

Все это должно быть отражено в программе исследований.

При составлении программы исследований исходят из такой последовательности.

• 1. Определение целей и задач. При этом на основе избранного критерия эффективности устанавливают цель исследования (например, добиться экономии труда в управленческом аппарате). В соответствии с целью определяют круг задач исследования (например, изучить структуру затрат рабочего времени ИТР и служащих, установить основные канаты потерь рабочего времени, разработать мероприятия по сокращению текучести персонала и т. п.).
• 2. Установление содержания исследования, которое предопределяется его целями и задачами. Оно состоит из перечня исследовательских, проектных процедур с подробной их характеристикой и разбивкой по этапам.
• 3. Определение объекта исследований прежде всего по масштабу охвата (организация в целом или отдельное подразделение, аппарат управления или его функциональная часть и т. п.).

Методы и методику исследований разрабатывают, исходя из диалектического подхода к изучаемому объекту, на основе методологии науки управления производством.

Ожидаемые результаты исследования включают в себя как описание качественных сдвигов, которые могут произойти после внедрения предложений, так и расчеты предполагаемой эффективности (количественный и качественный показатели). Кроме того, следует в программе определить формы результатов исследования (научный отчет, выводы и рекомендации, комплект организационного проекта, методические и инструктивные материалы и т. п.).

Для реализации такой программы составляют план проведения исследований и разработок по совершенствованию системы управления производством (форма 1.1).

Методы ИСУ

Краткие характеристики методов исследования сложных систем управления организациями

Учитывая, что система управления предприятием и другими социально-экономическими объектами является сложной системой и, как правило, с адаптивным управлением, то и методология ее исследования также имеет разнообразный набор методов.

Функционально-стоимостный анализ в ИСУ целесообразно применять при исследовании процессов проектирования, технологического планирования, подготовки и освоения производства. Это метод системного исследования функций отдельного изделия или технологического, производственного, хозяйственного процесса, структуры, ориентированный на повышение эффективности использования ресурсов путем оптимизации соотношения между потребительскими свойствами объекта и затратами на его разработку, производство и эксплуатацию.

Основными положениями применения функционально-стоимостного анализа являются:

• • функциональный подход к объекту исследования;
• • системный подход к анализу объекта и выполняемых им функций;
• • исследование функций объекта и их материальных носителей на всех стадиях жизненного цикла изделия;

Форма 1.1. План проведения исследований и разработок по совершенствованию системы управления производством.

• • соответствие качества и полезности функций продукции затратам на них;
• • коллективное творчество.

Выполняемые объектом и его составляющими функции можно сгруппировать по ряду признаков.

По области проявления функции подразделяют на внешние и внутренние. Внешние функции выполняются объектом при его взаимодействии с внешней средой. Внутренние функции характеризуют какие-либо элементы объекта и их связи в границах объекта.

По роли в удовлетворении потребностей среди внешних функций различают главные и второстепенные. Главная функция отражает главную цель создания объекта, а второстепенная — побочную.

По роли в рабочем процессе выделяют основные и вспомогательные внутренние функции. Основная функция подчинена главной и обусловливает работоспособность объекта. С помощью вспомогательных функций реализуются главные, второстепенные и основные функции.

По характеру проявления все перечисленные функции подразделяют на номинальные, потенциальные и действительные. Номинальные функции задаются при формировании, создании объекта и обязательны для выполнения. Потенциальные — отражают возможность выполнения объектом каких-либо функций при изменении условий его эксплуатации. Действительные — это фактически выполняемые объектом функции.

Все функции объекта могут быть полезными и бесполезными, а последние — нейтральными и вредными.

Цель функционально-стоимостного анализа состоит в развитии полезных функций объекта при оптимальном соотношении между их значимостью для потребителя и затратами на их осуществление, т. е. в выборе наиболее благоприятного для потребителя и производителя, если речь идет о производстве продукции, варианта решения задачи о качестве продукции и се стоимости.

Функционально-стоимостный анализ проводят в несколько этапов.

На подготовительном этапе уточняют объект анализа — носитель затрат. Это особенно важно при ограниченности ресурсов производителя. Например, выбор и разработка или усовершенствование продукции, выпускаемой в массовом порядке, может принести предприятию значительно больше выгод, чем более дорогое изделие, производимое мелкосерийно. Данный этап завершается, если найден вариант с низкой, по сравнению с другими, себестоимостью и высоким качеством.

На информационном этапе собирают данные об исследуемом объекте (назначение, технико-экономические характеристики) и составляющих его блоках, деталях (функции, материалы, себестоимость). Они идут несколькими потоками по принципу открытой информационной сети. В сеть информация по улучшению качества изделия и снижению затрат на его производство поступает из конструкторских, экономических подразделений предприятия и от потребителя к руководителям соответствующих служб. Оценки и пожелания потребителей аккумулируются в маркетинговом отделе. В процессе работы исходные данные обрабатываются, преобразуясь в соответствующие показатели качества и затрат, проходя все заинтересованные подразделения, и поступают к руководителю проекта.

На аналитическом этапе подробно изучают функции изделия (их состав, степень полезности), его стоимость и возможности ее уменьшения путем отсечения второстепенных и бесполезных функций. Это могут быть не только технические, но и органолептические, эстетические и другие функции изделия или его деталей, узлов.

На исследовательском этапе оценивают предлагаемые варианты разработанного изделия.

На рекомендательном этапе отбирают наиболее приемлемые для данного производства варианты управленческих решений разработки и усовершенствования изделия. С этой целью можно рекомендовать построение матричной таблицы (табл. 1.1).

С учетом значимости функции изделия, его узлов, деталей и уровня затрат посредством ценообразования, основываясь на знании спроса на продукцию, определяют уровень ее рентабельности. Все это в совокупности служит цели принятия решения о выборе для производства конкретного изделия или направлений и масштаба его усовершенствования.

Балансовый метод в ИСУ предполагает сопоставление взаимосвязанных показателей хозяйственной деятельности в целях выяснения и измерения их взаимного влияния, а также подсчета резервов повышения эффективности производства. При применении балансового метода связь между отдельными показателями выражается в форме равенства итогов, полученных в результате различных сопоставлений.

Таблица 1.1

Варианты управленческих решений, но значимости функции управления, затратам и рентабельности изделия

Метод цепных подстановок в ИСУ заключается в получении ряда корректированных значений обобщающего показателя путем последовательной замены базисных значений факторов фактическими.

Сравнение значений двух стоящих рядом показателей в цепи подстановок позволяет исчислить влияние на обобщающий показатель того фактора, базисное значение которого заменяется на фактическое.

Метод элиминирования в ИСУ позволяет выделить действие одного фактора на обобщающие показатели производственно-хозяйственной деятельности, исключает действие других факторов.

Графический метод в ИСУ является средством иллюстраций хозяйственных процессов, исчисления ряда показателей и оформления результатов анализа. Графические изображения в исследованиях экономических показателей различают по назначению (диаграммы сравнения, хронологические и контрольно-плановые графики), а также по способу построения (диаграммы линейные, столбиковые, круговые, объемные, координатные и др.).

Методы технического нормирования в ИСУ могут оказать существенную помощь в определении и анализе затрат на продукцию. Они основаны на расчете подетальных норм и нормативов материальных ресурсов (сырья, покупных комплектующих изделий и других видов материалов), расчете трудоемкости и иных затрат, включаемых в себестоимость продукции в соответствии с проектными размерами, конкретной технологии ее изготовления, хранения и транспортировки, а также затрат на гарантийное и сервисное обслуживание. Для их расчета используются методы микроэлементного нормирования, нормативно-справочные материалы. Методы технического нормирования позволяют достаточно точно определить затраты как на новое изделие по его составляющим, так и на усовершенствование продукции.

Если предприятие усовершенствует качественные параметры производимого ранее изделия, то затраты на качество можно определить прямым счетом по соответствующим нормам и направлениям.

Индексный метод в ИСУ позволяет проанализировать изменение затрат, связанных с производством продукции. Сложность его применения к данному предмету исследования заключается в том, что оба признака должны быть выражены количественно. Так, качество нс всегда имеет количественное значение и не всегда может быть описано словесно, например продукция, пригодная и не прошедшая сертификацию, соответствующая и не соответствующая техническим условиям, и др.

Если показатель качества имеет числовые характеристики, то при построении индексов их можно использовать как веса затрат. В противном случае весами может служить количество элементов конструкции изделия, число деталей, узлов, изделий.

Таким образом, индексный метод используют при изучении сложных явлений, отдельные элементы которых неизмеримы. Относительные показатели необходимы для оценки выполнения плановых заданий, для определения динамики явлений и процессов.

Оба последних метода целесообразно применять как составные части сравнительного анализа изделий для решения вопроса об их запуске в производство или эффективности предлагаемых качественных усовершенствований. Однако на практике при решении вопроса о выборе изделия для запуска в производство должны проводиться все виды проектного анализа: коммерческий, технический, организационный, социальный, экологический и экономический. Для этого следует применять все доступные в каждой конкретной ситуации методы. Только такой анализ может считаться полноценным и дать объективный результат для принятия управленческого решения.

Метод сценария или деловой игры при проведении ИСУ используют, когда с помощью имитационных моделей рассматриваются перспективы развития объекта прогнозирования. Это метод реализации ситуационного подхода по принятию решений. Он базируется на итеративной последовательности построения сценариев с целью выбора подходящей альтернативы управления.

Сценарий — это гипотетическая картина последовательного развития во времени и пространстве событий, составляющих эволюцию объектов управления.

В основе метода лежат принципы:

• • последовательного разрешения неопределенности (итеративный процесс);
• • содержательного и формального описания объекта управления. При этом содержательное описание дается фразами, обычным языком (не формализуется, хотя есть какие-то формальные элементы, например цель формирования системы, ее принципы, закономерности, параметры, факторы); формальное описание дается формальным языком (это может быть математический аппарат);
• • исследования сценариев в развитии.

Цель метода — получение научно обоснованного прогноза для принятия управленческих решений.

Для построения сценариев оперируют следующими понятиями.

• 1. Внутренние и внешние факторы: внутренние факторы — внутренняя структура системы, взаимосвязь между ее элементами, закономерности ее развития; внешние факторы — взаимодействие системы с системой более широкого класса (макрои микросредой).
• 2. Сценарные параметры — это непредсказуемые факторы, влияющие на систему.
• 3. Ограничения. Каждая система находится в рамках определенных ограничений, которые могут быть естественными (обусловленные природной средой, в которой находится система, например климатические условия) или нормативными (связанные с правовой средой и всевозможными нормами поведения — культура, обычаи, традиции, мораль, религия, нравственность).
• 4. Индикатор сценария — это критичный к предельным состояниям объекта управления параметр, который ограничивает состояние системы по каким-то определенным направлениям (какой порог нельзя переходить, чтобы не вызвать разрушение системы).

Процедура сценарного метода — это определение гарантированного прогноза, т. е. границ, состояний (max или min), за которые развитие системы выйти не может по объективным причинам. Иными словами, это построение либо коридора прогноза по плоскому представлению модели изменения параметра состояния, либо каналовой поверхности по пространственной модели изменения группы параметров.

Процедура построения коридора прогноза состоит в следующем. Во-первых, задаются максимально возможные значения параметров тех факторов, которые положительно влияют на развитие системы, и минимальные значения тех факторов, которые препятствуют ее развитию, и в этих условиях выбирается «идеальное» управление из допустимых и соответствующее ему состояние системы. Эта процедура называется «определение потенциала системы». Максимум — это максимально хорошее. Вероятность нахождения системы в граничащих состояниях (max и min) близка к нулю. Во-вторых, минимизируется действие положительных факторов и максимизируется действие отрицательных, т. е. определяется нижний предел развития системы.

В этом коридоре можно получить наиболее вероятное состояние системы и направить усилия на поддержание этого состояния.

Важное место в ИСУ занимает группа методов социологических исследований, поэтому целесообразно остановится на них подробнее.