Формирование системы менеджмента

Понятие системы менеджмента

Любое явление может быть рассмотрено в статике и динамике. Понятие «система менеджмента» характеризует его статику. Это постоянно действующие, устойчивые связи между различными звеньями, по которым дифференцирована деятельность всех участников процесса менеджмента.

В отличие от общего понятия «социально-экономическая система» система менеджмента представляет собой совокупность работников и их связей по отношениям управления.

Человек — это необозримый комплекс разнообразных отношений, т. е. его связей с другими людьми. Это связи и психологические, и социальные, и политические, и экономические, и этические, и идеологические, и т. д. Система менеджмента — это совокупность связей по поводу воздействия, согласующего деятельность людей в социально-экономической системе. Эти связи, конечно, существуют в общей совокупности всех связей социально-экономической системы. Но они особенны, специфичны, как специфична и сама управленческая деятельность.

Эти связи возникают тогда, когда осуществляются функции и полномочия управления. Таким образом, система менеджмента — это совокупность связей общей целеустремленности, согласованности действий, восприятия решений, это связи подчиненности в соответствии с распределением полномочий на принятие управленческих решений.

Система менеджмента представляет собой часть социально-экономической системы (организации), выделенную по связям, характеризующим отношения управления, т. е. по связям соподчиненности в системе совместной деятельности.

Систему менеджмента характеризуют следующие параметры: структура (ее конструкционная основа), конфигурация, состав и соотношение звеньев (линейных, функциональных, вспомогательных, обслуживающих), распределение функций по звеньям и уровням менеджмента, распределение полномочий, связи звеньев системы менеджмента, информационная емкость звеньев, структура персонала, на которую ориентирована система менеджмента.

Типология системы менеджмента

Так же как и управление в целом, системы менеджмента могут быть различными, и, следовательно, можно представить их разнообразие в виде типологии систем менеджмента.

По конфигурации системы менеджмента могут быть в виде пирамиды, песочных часов, луковицы, вазы. Эти типы систем менеджмента различаются соотношением ресурсов персонала менеджмента и функций менеджмента по различным уровням системы менеджмента.

Выбор соответствующей конфигурации системы менеджмента определяется конкретными условиями: функциональное содержание менеджмента, объем работ по функциям, острота проблем определенного типа, степень централизации управления.

Любую систему характеризуют, в первую очередь, звенья, из которых она формируется, и связи, существующие между этими звеньями. Но звенья и связи, характеризующие систему менеджмента, в свою очередь, различны. Существует связь подчиненности руководителю, менеджеру, связь, которая проявляется в выполнении распоряжений, в заинтересованности в получении задания. Совместная деятельность, осуществляемая в сравнительно крупных масштабах, вызывает необходимость подчиненности, в результате чего возникает иерархическое строение системы управления, связи иерархических уровней. При этом и сама иерархия может быть различной: всеобщей или ограниченной подчиненности, многоуровневой или малоуровневой (острой или плоской), с большим или малым количеством горизонтальных и диагональных связей.

Конечно, те связи, которые отражают систему менеджмента, не существуют сами по себе, они теснейшим и непосредственным образом завязаны со всеми связями социально-экономической системы. Только благодаря этому и существует возможность осуществления процессов управления.

В основе формирования системы менеджмента лежат семь факторов: цель менеджмента, функции менеджмента, полномочия менеджмента, трудоемкость функций и полномочий, объект менеджмента, информация, техника. Именно эти факторы в своей совокупности определяют существование или отсутствие звеньев системы менеджмента, их величину, организационный статус, т. е. положение в системе менеджмента, связи с другими звеньями.

Цель определяет систему менеджмента следующими своими характеристиками. Во-первых, декомпозиция цели, позволяющая представить цель в совокупности ее составляющих целевых установок (дерево целей) и определить, в какой мере каждая из целевых установок нуждается в специализированном звене, работающем на се достижение. Но для того чтобы было возможно построить такое дерево целей, чтобы можно было сделать декомпозицию цели менеджмента, надо, чтобы цель была реальной, конкретной, ясной, доступной.

Система менеджмента не может не отражать особенностей объекта менеджмента, его назначение, структуру, производственно-технологические характеристики. Она строится в соответствии с потребностями объекта менеджмента, предназначена для удовлетворения этих потребностей и рассматривается как часть этого объекта (фирма, офис, компания, корпорация и т. д.).

Следующим фактором формирования системы менеджмента являются функции менеджмента.

Функции — это виды деятельности, которые определяют дифференциацию и интеграцию менеджмента. Основные функции выполняют интеграционную роль. Но есть функции дифференциации менеджмента, или функции разделения управленческой деятельности.

Разделение и специализация управленческой деятельности необходимы для повышения качества менеджмента, экономии времени, освоения узкоспециализированных приемов и операций работы (например, бухгалтерский учет, работа с кадрами, использование компьютерной техники и пр.). Именно в процессах функционального разделения деятельности и возникает система менеджмента, состоящая из звеньев, за которыми закрепляется или определенный состав функций, или отдельная функция.

Но менеджмент — это, помимо всего прочего, и принятие управленческих решений, которые характеризуют акт воздействия. А для управленческих решений необходимы полномочия — право на принятие решений. Наличие или отсутствие таких прав так же, как и функции, характеризует звено системы менеджмента. Полномочия распределяются и закрепляются за звеньями.

При распределении и функций, и полномочий нельзя не учитывать их трудоемкость, которая определяет как саму возможность эффективной их реализации, так и величину звена системы менеджмента.

Трудоемкость самым непосредственным образом связана с факторами объема, распределения информации и ее обработки с помощью технических средств.

Все эти факторы действуют в своей совокупности и связи; учет их требует большой аналитической и проектной работы. Системы менеджмента надо проектировать и на этапе их создания, и на этапах реконструкции, модернизации, совершенствования.

В анализе, диагностике и проектировании систем менеджмента центральное место занимает проблема определения функций, их комбинации и обособления.

Это необходимо для установления количества звеньев, их состава, функционального назначения, величины каждого из них. Сначала следует сделать классификацию функций, которая осуществляется на основе анализа как потребностей объекта менеджмента, так и специфики управленческой деятельности. Эта классификация должна быть многокритериальной, потому что первоначально надо проанализировать все возможные функции, исследовать их полный набор. А далее, опираясь на эту классификацию, найти вариант комбинации, совмещения, выделения функций в отдельных звеньях, согласования их с деревом целей настолько, насколько это будет возможным. Специализация функций, т. е. выделение их в звенья системы менеджмента, является большой аналитической работой и отражает те ориентиры и приоритеты, которые выбираются менеджером, тот стиль работы, на который он ориентируется, который он хочет осуществлять. Большую роль при этом играет классификация функций менеджмента (схема 3.1). Распределение полномочий делает систему менеджмента иерархической. Ведь полномочия различны, они разделяются по функциям, по масштабам менеджмента и, но объему полномочной деятельности (состав, масштаб, тин проблем и пр.).

Полномочия — это право на принятие решений. Основными характеристиками полномочий являются: ноле (или состав) функций, в рамках которых реализуются полномочия, объем полномочий, который отражает состав проблем, разрешаемых при реализации полномочий, масштаб полномочий, характеризующий состав и количество звеньев системы управления, подчиненных полномочному звену, компетентность — минимально необходимая информация для принятия решений (как в виде знаний, так и в виде оперативно поступающих сведений), трудоемкость, характеризующая затраты усилий человека на реализацию полномочий.

Главным в формировании системы менеджмента является обособление звеньев. При этом звено рассматривается как организационно обособленная единица системы менеджмента по критерию специализации и комбинации функций, а также объема и масштаба полномочий управления.

Схема 3.1. Функции менеджмента.

В качестве звена выступают должность, отдел, служба, подразделение, лаборатория и пр. Но звенья в системе менеджмента разнообразны. Они различаются величиной, назначением, функциями, полномочиями, степенью специализации, информационным насыщением, динамикой взаимодействия (мера участия в процессах управления).

По каждому из этих критериев можно построить классификационную схему. Но наиболее важное различие звеньев системы менеджмента проявляется в сочетании полномочий и функций менеджмента, закрепляемых за определенным звеном. По этому критерию различают следующие звенья.

• 1. Линейные звенья менеджмента — объем полномочий равен объему функций. Как правило, это звено отождествляется с первым руководителем в рамках определенного объекта менеджмента, который имеет право на принятие решений по всем функциям менеджмента.
• 2. Функциональное звено — объем полномочий значительно меньше объема функций, в рамках которых работает данное звено. Нередко такое звено только разрабатывает варианты решений, но не принимает их, передавая на принятие линейному звену.
• 3. Линейно-функциональное звено — объем полномочий ограничен частью объема функций, но главное в деятельности этого звена — полномочия.

К таким звеньям относятся, например, должности главного экономиста, главного инженера и пр.

4. Функционально-линейное звено — полномочия ограничены не только частью функций, закрепленных за звеном, но и определенными условиями их реализации. Здесь полномочия существуют как возможность, но не обязанность.

Такая классификация звеньев системы менеджмента характеризует и то объективное обстоятельство, что функции отражают состав проблем, по которым должна концентрироваться информация и разрабатываются варианты решений, а полномочия — состав проблем, по которым возможно или необходимо принимать решение этому звену.

Система менеджмента представляет собой состав и комбинацию различных звеньев, связанных между собой по функциям и полномочиям. Но состав и связи звеньев разнообразны, поэтому можно построить типологию систем менеджмента (схема 3.2).

1. Линейная система менеджмента. Используется либо как фрагмент в композиции крупной системы управления,.

Схема 3.2. Типология системы менеджмента.

либо в масштабах небольшого предприятия в малом бизнесе. Она характеризуется совмещением в звеньях функций и полномочий, состоит из одних линейных звеньев и обладает тем преимуществом, что здесь удачно реализуются единоначалие, простота связей и определенность зависимостей.

Но этот тип системы управления невозможен в крупных масштабах менеджмента, потому что он ведет к неоправданному увеличению количества ступеней.

2. Функциональная система менеджмента. Она используется так же, как и линейная, в композиции крупных систем менеджмента и в тех ситуациях, когда особенно важным являются профессиональный анализ проблем и разработка вариантов управленческих решений.

Возможно ее использование на предприятиях и в фирмах малого бизнеса.

Главным недостатком является переплетение функциональных зависимостей, множественность подчиненности.

3. Линейно-функциональная система менеджмента. Ее характеризует разделение деятельности линейных и функциональных звеньев при усилении координации их функционирования в процессах менеджмента.

Эта система менеджмента может использоваться в сравнительно крупных масштабах, она определяет возможность достаточно четкой специализации функций и при этом однозначности подчинения функций.

Ее недостатком является опасность разобщенности функциональных звеньев и увеличение нагрузки по координации их работы.

4. Штабная система менеджмента. Ее особенностью является выделение всех или большинства функциональных звеньев в штаб с собственным руководством — звеном функционально-линейного типа. Полномочия этого звена, как правило, ограничены только условиями управления функциональными звеньями, но не распространяются на нижестоящие линейные звенья.

Эта система управления удачно ориентирована на решение комплексных проблем, согласование решений многофункционального типа, благоприятную организацию работы функциональных звеньев. Но при увеличивающихся объемах функциональной деятельности и при расширении масштабов управления штабы могут вырастать в параллельную структуру, и тогда возникает опасность потери необходимых связей функционального и линейного блоков системы менеджмента.

5. Линейно-функциональная система с блочной дифференциацией функциональных звеньев. В этой системе вводятся звенья линейно-функционального типа (заместители руководителя по комплексу функций) и по этим блокам проводится дифференциация функциональных звеньев.

Такая система менеджмента наблюдается в крупных фирмах или предприятиях. Но в условиях диверсификации производства или управления научно-производственными комплексами она становится консервативной и громоздкой, усложняются процессы координации деятельности, затрудняется оперативное управление.

6. Матричная система управления. Ее особенность заключается в дифференциации связей линейной и функциональной подчиненности, что делает систему адаптивной к изменениям окружающей среды, гибкой в использовании потенциала профессионализма и во временной организации ее функционирования.

Существует большое разнообразие систем матричного типа. По приоритетности функциональных или линейно-проектных (объектных, проблемных) различают проектно-функциональные, функционально-проектные, объектно-функциональные, функционально-объектные системы менеджмента.

Матричные системы менеджмента имеют большое распространение в современных крупных фирмах, особенно транснациональных.

По внешнему виду схематического изображения такие системы кажутся системами неиерархического построения. Но это только видимость. Иерархия системы менеджмента определяется наличием полномочий, которые существуют в любом типе системы менеджмента.