Внешний и внутренний контроль

Контроль подразделяется на внутренний и внешний. Внутренний контроль применяется в том случае, когда его субъект и объект находятся в одной системе; внешний — в разных системах.

На предприятии внешний контроль выполняется администрацией или специальными сотрудниками — контролерами. Внутренний контроль пред полагает, что исполнители сами следят за своей работой и результатами и вносят по мере необходимости в нее изменения.

Идея внешнего контроля основывается на том, что люди лучше выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдают. Психологи считают, что для этого имеется несколько причин. Наиболее очевидная состоит в том, что по итогам контроля происходит оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания. Пристальный контроль может означать также, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение и поэтому стоит проявить хотя бы показное усердие, чтобы выделиться на фоне остальных. Наконец, поскольку итоги контроля обычно широко освещаются в коллективе, многие стараются работать лучше, для того чтобы прославиться.

Успех внешнего контроля зависит от ряда обстоятельств.

Во-первых, должна быть предусмотрена так называемая «защита от хитреца», т. е. от того, кто, ничего не делая, пытается создать видимость активной и добросовестной работы, показать руководству не то, что есть на самом деле, а то, что оно желало бы видеть. Ради такой показухи забрасываются действительно нужные дела, блокируется важная информация, ставящая под сомнения «достижения», осуществляется манипулирование отчетными показателями. Чем выше степень бюрократизации управления, тем чаще сотрудники ведут себя подобным образом. Они больше времени тратят на обман начальства, чем на выполнение собственных обязанностей. Особенно часто это происходит, когда отсутствуют четко определенные нормативы работы и невозможно дать ее результатам рыночную оценку.

Во-вторых, цели, которые ставятся перед исполнителями в системе внешнего контроля, должны быть достаточно трудными, чтобы исполнители не «засыпали на ходу», но и не оставалось лазеек для лентяев. Считается, что цели стимулируют в наибольшей степени, если исполнитель имеет 50%-ную уверенность в их достижении.

В-третьих, по итогам внешнего контроля обязательно должно следовать поощрение, а если необходимо, и наказание.

Полностью обеспечить выполнение таких условий можно только при тотальной системе внешнего контроля, что требует огромных материальных и трудовых затрат. При постоянно усложняющейся деятельности такой контроль становится экономически и технически непосильным даже для крупных организаций.

Выход из сложившейся ситуации — внедрение, где возможно, практики внутреннего контроля или самоконтроля. Главная задача последнего состоит в том, чтобы вовремя обнаружить проблему и найти пути ее решения, а не поймать кого-то за руку и наказать. В этих условиях исполнители принимают активное участие в формулировке целей своей деятельности, и сами контролируют их реализацию.

Предпосылка внедрения самоконтроля — преобладание групповых форм работы и принятия решений, здоровый морально-психологический климат, демократические формы руководства. Это встречается далеко не везде, в результате на практике используется смешанный вариант. Соотношение между внутренним и внешним контролем в этом случае зависит от следующих факторов:

• — стиль управления (при авторитарном, когда руководитель держит себя по отношению к подчиненным деспотично, преобладает внешний контроль; при демократическом — самоконтроль);
• — возможность получить надежную оценку результатов деятельности работников и спросить с них персонально за порученное дело (если такая возможность имеется, предпочтительнее внешний контроль; в противном случае — внутренний);
• — характер подчиненных (для недобросовестных и неаккуратных людей больше подходит внешний контроль; для добросовестных и педантичных — внутренний);
• — микроклимат в коллективе (при благоприятном — лучше внутренний контроль; при неблагоприятном — внешний контроль, позволяющий волевым путем сглаживать или предотвращать возможные конфликты);
• — принятая система вознаграждения за результаты деятельности (в условиях преобладания индивидуальных форм на первом месте находится внешний контроль; при коллективных — внутренний).