Технология функционирования систем управления эффективностью бизнеса

Как уже отмечалось, ВРМ-системы относятся к инновационным приложениям, обеспечивающим повышение эффективности предприятия и реализацию качественно новых направлений в развитии предприятия. Но, несмотря на это, к ним вполне применимо понятие информационной технологии, под которой будет пониматься совокупность методов, этапов, процедур, операций, приемов и средств для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации, выполняемых периодически в заданной последовательности с помощью средств компьютеризации или без таковых.

Технология вообще и информационная в частности — это прежде всего цепь процедур и операций, выполняемых последовательно и (или) параллельно. Это не просто комплекс различных научных и инженерных знаний, но свод правил, регламентирующих выполнение технологических операций и процедур.

Выделяют два класса информационных технологий:

• • базовые (общеизвестные);
• • специализированные (предметные).

Под базовой (общеизвестной) информационной технологией понимается такой набор составляющих ее инструментальных программных и других средств, которые с точки зрения конечного пользователя не имеют составных частей (подтехнологий, которые далее не делятся). К таковым можно отнести текстовые, табличные и графические процессоры, системы управления базами данных, мультимедийные средства, веб-технологии и различного рода программные продукты, нс включающие другие. Их характерная черта заключается в том, что они служат единой универсальной базой, адаптируемой конечным пользователем под свои интересы, путем создания собственных алгоритмов обработки информации. Без особого труда они могут применяться в различных областях деятельности человека (экономике, медицине, юриспруденции и т. д.).

Специализированные (предметные) информационные технологии создаются на основе соответствующих специализированных языков программирования, однако могут содержать в себе и базовые языки, адаптированные (настроенные) под специфику конкретных задач соответствующих предметных областей. Алгоритмы обработки в них закладываются разработчиками, но, как правило, могут корректироваться пользователями. Такие технологии всегда ориентированы на решение определенного класса задач (учетных, прогнозных, плановых, статистических, аналитических и пр.).

Связь технологий ВРМ-системы с технологиями информационной системы предприятия представлена на рис. 3.29. Так как понятие информационной технологии многоуровневое, ее можно представить с помощью иерархии подтехнологий. Иерархия в данном случае отражает отношения вида «целое — часть» либо «род — вид» .

Бессмысленно говорить об информационной технологии без ее ориентации на пользователя. Пользователями являются сотрудники, находящиеся на различных уровнях иерархии управления предприятием, организацией, офисом и т. д., каждому из которых соответствует своя технология.

Рис. 3.29. Связь между технологиями информационной системы и ВРМ-системы.

Информационную систему предприятия, организации, офиса и т. д. можно рассматривать как технологию первого уровня, которая включает в себя классы технологий второго уровня. К таковым согласно рис. 3.29 относятся ERP-технологии, специализированные технологии и технологии интеллектуальной обработки данных (ESS-технологии — executive support systems). Каждая из перечисленных технологий в свою очередь состоит из подтехнологий.

ERP-технология включает TPS-технологию и ОLAР-технологии.

В свою очередь типовыми подтехнологиями класса TРS-технологий являются:

• • ЕСМ — управление корпоративным контентом (в частном случае документооборотом);
• • OLTP-технология (online transaction processing) — технология оперативной обработки данных;
• • веб-технология — средства, обеспечивающие работу с информацией, находящейся в локальных и глобальных сетях.

Класс специализированных (предметных) технологий, как правило, включает прогнозирование, анализ, мониторинг и другие элементы, характеристика которых будет приведена ниже.

Типовыми подтехнологиями класса ЕSS-технологий являются:

• • DSS — системы поддержки принятия решений;
• • AОС (агентно-ориентированные системы) — технологии, ориентированных на использование программных агентов.

В свою очередь технологии DSS делятся на технологии BI (интеллектуальная поддержка бизнеса) и экспертные системы. Популярными среди класса технологий BI являются [41]:

• • DM (Data Mining) — технологии интеллектуального анализа данных;
• • Fuzzy Logic Toolbox (нечеткие системы);
• • нейросети.

На рис. 3.29 показано, что ряд технологий, функционирующих в рамках информационной системы, используются также и ВРМ- системой. К ним относятся OLTP-технологи и, специализированные технологии, обеспечивающие поддержку таких функций, как прогнозирование, диагностирование, мониторинг, анализ и т. д. Следует подчеркнуть еще раз: ВРМ-система рассматривается как достаточно самостоятельная структура, получающая фактические данные из информационной системы, обрабатывающая их и направляющая результаты в отдел бюджетирования. После согласования полученные результаты из отдела бюджетирования направляются в качестве управляющих воздействий в структурные подразделения для исполнения.

Рассмотрим технологию функционирования ВРМ-системы с помощью блоков, последовательность цикличного выполнения которых представлена на рис. 3.30.

Обратившись к первому блоку, можно заметить, что он выходит за рамки общего цикла управления, так как выполняется не циклично, а эпизодично. Первичное создание и последующая корректировка дерева целей и стратегической карты, формирование перечня ключевых показателей и бизнес-процессов происходят по мере развития и адаптации предприятия к новым реалиям внешней среды. Все технологические операции в данном блоке, как пра;

Рис. 330. Технология управления эффективностью бизнеса с помощью ВРМ-системы.

вило, поддерживаются собственными программными средствами ВРМ- системы.

Последовательность выполнения технологических операций в данном блоке можно представить шагами, детально описываемыми в гл. 4, здесь же дадим им лишь краткую характеристику.

Первый шаг предназначен для представления организационной структуры предприятия в древовидной графической форме с последующим присвоением должностей физическим лицам. На втором шаге моделируются и визуализируются бизнес-процессы предприятия. Наличие организационной структуры и бизнес-процессов впоследствии позволит определить связанных с ними физических лиц, ответственных за достижение стратегических и оперативных целей. Все работы осуществляются программными средствами ВРМ-системы.

Третий шаг является центральным для данного блока, так как средствами ВРМ-системы выполняется графическое представление дерева целей и сто связей с ключевыми показателями эффективности в форме стратегической карты. Сегодня нет единого мнения о том, должна ли быть на предприятии единая стратегическая цель, которой подчиняются все остальные, или на каждую проекцию (сферу деятельности) ССП (финансы, клиенты, внутренние бизнес-процессы, обучение и рост) должна формулироваться своя стратегическая цель.

В процессе изложения содержания функций управления (см. параграф 3.5) проводилась мысль, согласно которой для разработки ВРМ-системы целесообразно использовать единую стратегическую цель, что позволит существенно снизить или ликвидировать противоречивость остальных целей. Именно на базе единой цели должны определяться частные цели, а не в рамках каждой из проекций (сфер деятельности). Только в этом случае корректировка оперативной цели, заключающаяся в ежемесячном указании менеджером того ее прироста, который позволяют прогноз и ресурсы, будет непротиворечивой.

На последнем шаге первого блока осуществляется персонализацией целей, показателей и бизнес-процессов. Персонализация заключается в указании ответственных лиц за достижение целей на всех уровнях управления, за ввод ключевых показателей эффективности в систему ВРМ, а также указании их целевых и граничных значений.

Оставшиеся блоки технологии выполняются циклично. С помощью второго блока осуществляется прогнозирование. Согласно рис. 3.29 для выполнения краткосрочного прогноза ключевых показателей эффективности бизнеса используются специализированные программные средства, входящие в состав информационной системы. Так как всякое прогнозирование базируется на исходных данных, отражающих фактическое состояние предприятия, они обрабатываются соответствующими программными средствами, рассмотренными выше. Результаты прогнозирования передаются в отдел бюджетирования для определения ограничений на ключевые показатели. Целевое прогнозирование ключевых показателей, как правило, — краткосрочное, поэтому в подпараграфе 3.5.2 был рассмотрен метод прогнозирования, базирующийся на дереве решений.

Следующий третий блок технологического процесса выполняется общеизвестными программными средствами, к которым относятся MS Excel и MatLab, а также технологиями, обеспечивающими оперативное управление такими функциональными областями, как снабжение, продажи, планирование (CRM, SCM, MRP и т. д.) (см. рис. 3.29). Этот блок играет основную роль в функционировании ВРМ-системы, так как обеспечивает систематическое ежемесячное предоставление для согласования отделу бюджетирования и другим структурным подразделениям целевых значений ключевых показателей эффективности. От этих показателей зависит достижение оперативной цели, указанной руководством на последующий период. Для этого фактические значения этих показателей за отчетный период с помощью процедур экспорта из отдела учета или баз учетных данных ERP-сжтемы направляются в таблицу MS Excel и в базу системы MatLab, после чего менеджер инициирует прямой расчет всех оставшихся фактических показателей за отчетный период.

Напомним, что в соответствии со стратегией имеется стратегическая цель, уровень достижения которой измеряется стратегическим показателем. Однако требования стратегии не могут носить абсолютный характер, так как существуют ограничения, отражающие как внутренние (производственные, финансовые, трудовые и др.), так и внешние (цены, инфляция и т. д.) факторы. Согласование требований стратегии и реальных возможностей — процедура хоть и трудоемкая, но обязательная. Осуществляется она исходя из полномочий структур, задействованных в бюджетировании (планировании). Как правило, в их круг входят также отделы прогнозирования, маркетинга, снабжения, производства и т. д.

Ввиду исключительной важности процедуры согласования остановимся на ней с привлечение схем и примеров. Согласование, т. е. итерационная корректировка целевых значений ключевых показателей, начинается с корректировки текущего значения целевого стратегического показателя, направленного руководству, которое в соответствии с инструкцией корректирует оперативную цель на следующий плановый период. Наличие нового значения оперативной цели позволяет инициировать расчет плановых ключевых показателей на последующий период на основе обратных вычислений. Расчет осуществляется в рамках ограничений, установленных отделами бюджетирования, прогнозирования и т. д.

Обратимся к рис. 3.31, где демонстрируется технология корректировки бюджетных показателей.

Рис. 3.31. Технология корректировки оперативной цели.

На данном рисунке показано, что согласно стратегической цели стратегический показатель рентабельности, которой следует достичь, равен 30%, а фактическое его значение — 16%. В качестве очередного шага продвижения к нему руководство определило рентабельность в размере 18%. В соответствии с прогнозом происходит первая корректировка оперативной цели, в результате которой целевая рентабельность снизилась до 17%. После выполнения обратных вычислений, исходной информацией для которых служит число 17%, получают два плановых ключевых показателя: количество реализованной продукции и продажная цена, равные 100 шт. и 10 000 руб. соответственно.

Вторая корректировка происходит на основании согласования с имеющимися ресурсами предприятия. На основании реальных возможностей произошло снижение этих показателей. В результате количество реализованной продукции и продажная цена становятся равными 90 шт. и 8000 руб.

Скорректированные плановые показатели направляется с помощью процедур экспорта/импорта в ВРМ-систему, из которой после уточнений и утверждения они направляются в структурные подразделения для исполнения. На рис. 3.32 демонстрируется связь ВРМ- системы и структурных подразделений с бюджетом предприятия.

Рис. 3.32. Связь ВРМ-системы и структурных подразделений с бюджетным процессом.

На данном рисунке с помощью стрелок показан путь данных, поступающих из разных источников: фактические данные поступают из баз данных бухгалтерского учета, целевые показатели поставляются системой ВРМ, первое ограничение направляется отделом прогнозирования, а второе — отделом продаж.

Существует алгоритмическая связь целевых значений ключевых показателей и таблицами, разрабатываемыми в отделе бюджетирования (табл. 3.8).

В табл. 3.8, где представлен бюджет продаж, имеется три дополнительные графы «Целевое (расчетное) значение», устанавливаемое ВРМ-системой, «Прогнозное значение», устанавливаемое отделом прогнозирования, и «Минимальное и максимальное значения», устанавливаемые отделом продаж или другими отделами. Именно в этих границах осуществляются обратные вычисления, в результате проведения которых появляются плановые ключевые показатели, показанные в рамках. Показатель «Выручка» является расчетным, поэтому границы для него не устанавливаются. Более подробно с бюджетным управлением можно ознакомиться в работе [15].

Таблица 3.8

Бюджет продаж на I квартал 2014 г. (с НДС).

Технологический блок «Мониторинг деятельности предприятия», предназначен для реализации онлайнового контроля за его финансово-экономическим состоянием собственными средствами ВРМ-системы. Если же менеджеру недостаточно демонстрации результатов деятельности предприятия панелями состояний (dashboard), где визуально представлены целевые, плановые и текущие значения ключевых показателей эффективности бизнеса, то подключаются технологии информационной системы. Здесь могут быть использованы технологии класса BI и технологии, способные выполнить экспресс-анализ финансового состояния предприятия. Это позволяет оперативно выявить причины критического отклонения фактических значений показателей от запланированных. Экспресс-анализ выполняется по отдельным ключевым показателям, существенно влияющим на финансовое состояние предприятия.

Последний блок «Финансово-экономический анализ состояния предприятия» реализуется на базе общеизвестных программных средств, рассмотренных ранее. Как правило, такого рода анализ выполняется с ориентацией на диагностирование предприятия, основывающееся на анализе не отдельных показателях, а их комплексов. Каким образом такой анализ может осуществляться, рассмотрено в работах [9, 33].