Работа фокус-группы, как правило, записывается на аудиоили видеопленку. Звукозаписывающая аппаратура должна быть установлена таким образом, чтобы все, даже обладатели очень тихого голоса, были записаны достаточно внятно. Кроме того, работа группы происходит при участии наблюдателей.
Поскольку и звукозаписывающая аппаратура, и наблюдатели оказывают влияние на определённые категории людей и, следовательно, на качество их ответов, модератор обязан в начале работы группы предупредить всех, что присутствуют наблюдатели или ведется запись. Если наблюдатели находятся в соседней комнате и наблюдают за ходом обсуждения через одностороннее зеркало или на мониторе, на который выведено изображение, достаточно просто сказать группе, что они присутствуют.
Когда наблюдатели находятся в одной комнате с группой, они должны сидеть отдельно от группы. В такой ситуации подходящим будет представить наблюдателей — только по имени — вместе с объяснением, что они наблюдатели. Обычно не называют организации и должности наблюдателей и причины, почему они наблюдают, т. к такая информация может повлиять на ответы респондентов. О том, почему и для кого проводится исследование можно рассказать участникам в конце заседания.
Когда используются записывающие устройства, обычно их присутствие объявляется с заверением членов группы в том, что запись останется конфиденциальной и ее использование будет ограниченным. Модератор может сказать, что аудиозапись устраняет необходимость делать записи участникам группы Часто возникает необходимость продемонстрировать группе рекламный ролик или отрывок из телеили радиопередачи. В таком случае помещение должно быть оснащено соответствующей техникой. Важно, чтобы вся техника была в безупречном рабочем состоянии.
Кроме этого, для работы фокус-группы нужна демонстрационная доска, бумага, ручки, фломастеры, цветные карандаши, маркеры, клей, ножницы и т. д.
