Основные правила создания, цели, задачи и функции архивов организации

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение организации должны создавать архив. В зависимости от объема документов архив создается либо как самостоятельное структурное подразделение организации, либо как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства). Архивы организации создаются решением (приказом) руководителя.

Вопросы деятельности архивов регламентируются Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (Правилами Росархива), а также соответствующими положениями, приказами. Должностные лица организации несут ответственность за нарушение норм, установленных Правилами. Для обеспечения эффективной деятельности архива организация обязана предоставить необходимое оборудованное помещение и кадры.

Архив организации необходимо размещать в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Если же специальное помещение отсутствует, для архива рекомендуется выделить приспособленное помещение в административном здании организации. В этом случае следует провести экспертизу помещения в установленном порядке. Экспертизу проводят представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Решение о возможности использовать помещение под архив организации оформляется актом. Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

Основными задачами архива организации являются:

• а) комплектование архива документами;
• б) учет и обеспечение сохранности документов;
• в) создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• г) использование хранящихся в архиве документов;
• д) подготовка и передача документов на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Росархивом и органами управления архивным делом субъектов РФ.

Основными функциями архива организации являются:

• 1) ведение списка структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;
• 2) прием упорядоченных документов структурных подразделений организации;
• 3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
• 4) осуществление информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений предприятия, учреждения, а также использования документов архива, но запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, учет и анализ использования;
• 5) проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
• 6) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях — источниках комплектования архива;
• 7) организация работы по составлению номенклатуры дел (о номенклатуре дел организации см. 4.3);
• 8) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;
• 9) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления; проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и пр.

Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

• а) требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;
• б) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях — источниках комплектования архива;
• в) запрашивать от структурных подразделений необходимые для работы архива сведения.

За несоблюдение условий обеспечения сохранности документов, утрату и несанкционированное уничтожение документов, необоснованный отказ в приеме на хранение документов подведомственных организаций, нарушение правил использования документов, доступа пользователей к документам и т. д. архив совместно с руководителем организации несет ответственность, в том числе административную, гражданско-правовую, уголовную.