Договорная политика организации

В соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации существуют договоры возмездные и безвозмездные.

Основными возмездными договорами являются:

• 1) лицензионный договор;
• 2) договор на отчуждение исключительного права;
• 3) договор купли-продажи;
• 4) договор аренды;
• 5) договор возмездного оказания услуг;
• 6) договор поставки;
• 7) договор подряда;
• 8) договор на выполнение проектных и изыскательских работ;
• 9) договор перевозки груза;
• 10) кредитный договор и договор займа;
• 11) договор банковского вклада и договор банковского счета;
• 12) договор имущественного страхования;
• 13) договор складского хранения.

К безвозмездным договорам относятся договоры безвозмездной передачи имущества.

Наряду с этим договоры условно можно разделить:

• • на договоры в отношении основной деятельности (лицензионный договор, договор на отчуждение исключительного права, договор купли-продажи, договор аренды, договор возмездного оказания услуг);
• • договоры в отношении хозяйственной деятельности фирмы (договор поставки, договор подряда, договор на выполнение проектных и изыскательских работ, договор перевозки груза).

С целью экономии денежных средств, а также из-за возможной необязательности контрагентов предусматривается возможность использования договоров взаимозачета с учетом наличия налоговых рисков в результате их использования.

В целях обеспечения эффективной договорной политики в каждой организации должен быть установлен порядок подготовки, заключения, хранения, регистрации договоров.

Пример

Рассмотрим эти требования на примере фотогалереи ООО «Андромеда» .

Согласование договоров. Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем вместе с юристом.

Интересы ООО «Андромеда» представляют арт-директор и куратор галереи, а также существует возможность найма третьих лиц и специалистов.

Указанные лица организовывают переговоры совместно с противоположной стороной, ведут переписку.

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Их примерный перечень: документы, содержащие сведения о контрагентах:

• 1) документы, предоставляемые юридическим лицом:
  • • копии учредительных документов;
  • • копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица;
  • • копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель);
  • • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями;
  • • копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов;
  • • копия свидетельства о постановке на налоговый учет;
  • • документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты;
  • • заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т. д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);
• 2) документы, предоставляемые контрагентом — физическим лицом:
  • • копия паспорта;
  • • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства;
  • • копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей);
  • • банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк);
  • • копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ. Примерная структура договора. В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:
  • • Преамбула.
  • • Предмет договора.
  • • Права и обязанности сторон.
  • • Стоимость и порядок осуществления расчетов.
  • • Особые условия договора.
  • • Ответственность сторон.
  • • Изменение, расторжение и прекращение договора.
  • • Конфиденциальность.
  • • Разрешение споров.
  • • Обстоятельства непреодолимой силы.
  • • Срок действия договора.
  • • Адреса и реквизиты сторон.
  • • Подписи сторон.

Согласование проекта договора. Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в бухгалтерию вместе с пакетом документов.

Приблизительный состав пакета документов следующий:

• 1) проект договора в электронной форме;
• 2) документы, подготовленные контрагентом;
• 3) лист согласования, содержащего следующую информацию: Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает; визу ответственного исполнителя; визы руководителей ответственного исполнителя; вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение); наименование контрагента, список визирующих; дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор;
• 4) пояснительная записка (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию: обоснование необходимости заключения договора; обоснование выбора контрагента; о контрагенте; предмет договора (кратко); сумму договора; условия платежа; условия получения платежа либо исполнения обязательств;
• 5) технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию: обоснование целесообразности совершения сделки; предмет сделки, общую сумму сделки, иные существенные условия; смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки; сроки исполнения сделки; описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т. д.

Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале (табл. 4.1). Там же отражается ход согласования проектов договоров со ссылками на даты поступления договоров. Перечень лиц, занимающихся согласованием договора:

• • юрист;
• • генеральный директор;
• • бухгалтер.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора, что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, визируют договор юрист, финансовый директор, главный бухгалтер, руководитель заинтересованного подразделения.

Заключение

договора (подписание и заверение печатью). Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

• • равным количеству сторон;
• • для договоров, действующих с даты регистрации их уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления (например, договоров аренды), — равным количеству сторон плюс один экземпляр для регистрирующего органа;
• • при условии визирования (парафирования) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают, — равным количеству участников договора. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предо-

ставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указываются: название организации; номер листа договора из общего числа листов, например «Лист № 1 из 5 листов»; подпись соответствующего руководителя; прошивание листов договора с указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа.

Право подписания договора имеют:

• • лица, занимающие конкретную должность в соответствии с учредительными документами организации;
• • лица, получившие доверенность.

Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор:

• • при наличии подписи;
• • наличии виз необходимых лиц;
• • совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в реестре образцов подписей.

Регистрация договоров. Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Для регистрации договоров существует специальный журнал, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф журнала регистрации договоров:

• • регистрационный номер;
• • дополнительный номер (номер контрагента);
• • дата договора;
• • наименование контрагента;
• • предмет договора;
• • срок действия;
• • ответственное подразделение (ответственный исполнитель);
• • цена договора;
• • наличие приложений;
• • кто подписал договор.