1. Научно-технический прогресс привел к появлению электронной документации.
2. В современных условиях тенденция автоматизации работы с документами продолжает укрепляться.
3. Основные преимущества внедрения электронного документооборота — сокращение временных затрат практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т. д.); ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации; исключение несанкционированного доступа к документации; повышение исполнительской дисциплины; обеспечение информационного взаимодействия; сравнительная легкость внедрения инноваций и обучения; развитие корпоративной культуры благодаря оптимизации взаимодействия сотрудников и развития горизонтальных связей; повышение скорости и качества обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов.
4. Дальнейшее развитие электронного делопроизводства тормозят нерешенные проблемы: нс выработана единая информационно-технологическая политика в области разработки и внедрения СЭД; не разработана единая методологическая база ведения делопроизводства в рамках современных информационных технологий; отсутствуют регламенты информационного обмена и юридической базы электронного документа, общие стандарты и нормативные акты, регламентирующие разработку СЭД; не развита мотивационной сфера; недостаточно подготовлены кадры для работы в новом информационном поле.
5. Автоматизация делопроизводства требует уточнения используемой в нем терминологии и корректного применения ее в практике документационного обеспечения управления.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. В чем состоит смысл стандартизации делопроизводства?
2. Какую роль выполняет унификация документов?
3. В чем заключаются преимущества электронного делопроизводства перед тради цио п 11 ы м ?
4. Соотнесите понятия «электронное делопроизводство» и «электронный документооборот».
5. В чем заключаются тактические выгоды и стратегические преимущества электронного документооборота?
6. Какие функции выполняют системы автоматизации делопроизводства?
7. Что такое метаданные документа и для чего они предназначены?
8. Что такое оцифрование документа и в каких целях оно используется?
9. В чем заключаются особенности хранения электронных документов?
