Автоматизация бухгалтерского учета

В результате изучения главы 21 студент должен:

знать

o основные законодательные акты и нормативные документы, регулирующие бухгалтерский учет, общие и комплексные задачи по разделам бухгалтерского учета в бухгалтерских информационных системах;

уметь

• o применять требования к организации ведения бухгалтерского учета в бухгалтерских информационных системах;
• o проводить анализ функциональных возможностей для правильного выбора бухгалтерской информационной системы в определенной сфере применения;

владеть

o навыками отражения информации в автоматизированных бухгалтерских системах по первичным учетным документам, регистрам бухгалтерского учета и отчетности по элементам финансовой отчетности, по методам оценки имущества и обязательств, доходов и расходов.

Качественные характеристики программных продуктов в сфере обращения

В течение последних лет бурно развиваются основанные на информатике новые технологии, в которых центральное положение занимают информационные системы.

Под информационной системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных, взаимосвязанных и взаимодействующих между собой элементов.

Системы значительно различаются как по составу, так и по главным целям и задачам. Рассмотрим понятие и назначение информационной системы.

Элемент информационной системы является частью системы, имеющей определенное функциональное назначение. Сложные элементы систем, в свою очередь состоящие из более простых взаимосвязанных элементов, часто называют подсистемами.

Подсистема — эго набор объектов и подсистем, обеспечивающих некоторую функциональность и взаимодействующих между собой в соответствии с их интерфейсами. Интерфейс подсистемы представляет собой подмножество объединения интерфейсов всех объектов и подсистем, составляющих эту подсистему. В состав подсистемы может входить один или более взаимозависимых объектов и (или) подсистем.

Организация информационной системы построена на внутренней упорядоченности, согласованности взаимодействия элементов системы, проявляющейся, в частности, в ограничении разнообразия состояний элементов в рамках системы.

Структура информационной системы — это состав, порядок и принципы взаимодействия элементов системы, определяющие основные свойства системы. Если отдельные элементы системы разнесены по разным уровням и внутренние связи между элементами организованы только от вышестоящих к нижестоящим уровням и наоборот, то говорят об иерархической структуре системы.

Информационная система построена как организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, представляет собой взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели с применением средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы.

Работу информационной системы любого назначения условно можно свести к следующим процессам:

• — вводу информации из внешних или внутренних источников;
• — обработке входной информации и представлении ее в удобном виде;
• — выводу информации для представления потребителям или передачи в другую систему;
• — обратной связи — это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Информационные системы используются организациями в разных целях. Они повышают производительность труда, помогая выполнять работу лучше, быстрее и дешевле, функциональную эффективность, помогая принимать наилучшие решения. Одной из сфер применения информационных технологий является бухгалтерский учет. Информационные системы позволяют решить целый ряд проблем для бухгалтеров и обладают преимуществами в виде обеспечения:

• o ускорения обработки данных первичных документов;
• o автоматизации расчетов заработной платы, налогов, амортизационных начислений и т. д.;
• o автоматизации формирования Главной книги, бухгалтерского баланса и других отчетных форм;
• o одновременного ведения бухгалтерского и налогового учета;
• o углубления многосторонней аналитики счетов и регистров бухгалтерского и налогового учета.

Бухгалтерские информационные системы (БИС) представляют программные комплексы, предназначенные для автоматизации решения как отдельных задач учета на каждом участке бухгалтерского учета по совокупности количественных данных, так и в комплексе для выполнения функций планирования, контроля и анализа.

Для решения проблем первичного, финансового и управленческого учета бухгалтерские информационные системы выполняют общие задачи, куда входит:

• o автоматизированная обработка первичных документов;
• o автоматизация и взаимная увязка всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования и анализа финансово-хозяйственной деятельности экономического субъекта;
• o формирование, обработка и получение достоверной информации по текущему состоянию дел на предприятии для принятия правильных управленческих решений;
• o интеграция оперативного, бухгалтерского и налогового учета на базе первичной информации.

В бухгалтерских информационных системах, настроенных на общепринятый учет с применением общего режима налогообложения, заложены функциональные компоненты, которые в комплексе выполняют расчеты, заполнение и обработку первичных документов, накопление итоговых результатов и формирование отчетных форм. При этом в БИС решены комплексные задачи по разделам бухгалтерского учета:

• o учет заработной платы;
• o учет товарно-материальных запасов;
• o учет основных средств и нематериальных активов;
• o учет готовой продукции;
• o учет затрат на производство;
• o учет финансово-расчетных операций;
• o оперативный учет на основе первичных документов;
• o составление сводных данных и финансовых отчетов и др.

Выполняя процесс обработки учетных задач по требуемым расчетам, бухгалтерские информационные системы в то же время сохраняют четкую методологию и технологию ведения бухгалтерского учета и обеспечивают в целом выполнение задач в соответствующем модуле по всем его разделам.

Работа каждого модуля в системе характеризуется тем, что помимо выполнения своей основной функции в нем решаются еще и отдельные задачи, в которых используются единые исходные данные и формируются логически взаимосвязанные выходные документы.

В основе бухгалтерских информационных систем заложена экономическая информация, представляющая совокупность количественных данных, необходимых для выполнения функций учета, составления бухгалтерской и налоговой отчетности, планирования, анализа, контроля и определения результатов финансовой деятельности организации.

Одной из разновидностей экономической информации является учетная информация. При этом экономическая информация, являясь планово-директивной, разукрупняется и детализируется, спускаясь вниз по уровням иерархии управления организацией. Учетная информация, наоборот, перемещается по уровням иерархии управления вверх, при этом она укрупняется и сжимается.

Требования к учетной информации таковы:

• — затраты на получение информации должны быть экономически или иным образом оправданы;
• — информация должна способствовать повышению вероятности осуществления прогнозов в использующих ее моделях управленческих решений, что обусловлено требованием предсказуемости информации;
• — информация должна быть пригодна для принятия решения, это вызвано требованием ее своевременности;
• — информация о результате одного решения должна быть пригодна к использованию для принятия другого или корректировки прежнего решения, что определяет требование обратной связи;
• — информация должна быть свободна от ошибок и пристрастности, точно характеризовать объект, что обусловлено требованием ее надежности;
• — информация должна обеспечивать возможность установления сходства и различий между двумя рядами экономических явлений, что определяет требование ее сравнимости;
• — информация должна обеспечивать возможность изменения суждения, основанную на использовании данных финансового анализа.

Одним из требований к информации является обеспечение возможности ведения учета по международным стандартам. Существуют объективные и субъективные трудности интеграции национальных систем бухгалтерского учета в единую международную систему учета и отчетности. Для этих целей необходимо учитывать основополагающие принципы бухгалтерского учета по МСФО, одним из которых является принцип измерения или оценки. Согласно данному принципу, определяющим считается момент отражения хозяйственного события в учете и регистрация его величины в бухгалтерских регистрах для дальнейшего преобразования исходной учетной информации. В финансовом учете по международным стандартам немаловажное значение отводится качественным характеристикам информации, отражаемой в финансовой отчетности, по которым формируется окончательный результат бухгалтерского учета, представленный в форме сводной бухгалтерской отчетности. Эти основные принципы применяются при разработке программных продуктов некоторых отечественных фирм и в зарубежных программных средствах, локализованных для России.

Учетная информация, с которой работает данная система, является частью экономической информации, поэтому сохраняет ее особенности и в то же время имеет свои, связанные с ведением бухгалтерского учета.

Экономическая информация имеет следующие свойства:

• — представляется преимущественно в цифровой форме;
• — информация дискретна (прерывна);
• — имеет строго определенные временные сроки своего представления;
• — отличается большим объемом и простыми алгоритмами обработки;
• — логические операции обработки преобладают над арифметическими;
• — исходные и результатные данные представляются в основном в табличной форме.

Обладая всеми свойствами, характерными для экономической информации, учетная информация бухгалтерского учета имеет также следующие особенности:

• — отражает информационные процессы, свойственные сложному объекту регулирования, где имеет место большое число взаимосвязей внутреннего и внешнего характера;
• — имеет большие объемы и разнообразие и отличается массовым характером выполняемых по типовым алгоритмам однородных вычислений, производимых над группами данных с определенной периодичностью;
• — характеризуется цикличностью обработки массивов информации, связанной с особенностями ведения всех разделов бухгалтерского учета, так как за одни и те же временные периоды (месяц, квартал, год) учетная информация подвергается многократному повторению и одинаковой обработке при изменении содержания и числового наполнения;
• — отличается сложностью логических операций при относительной простоте арифметической обработки;
• — характеризуется многообразием источников и потребителей;
• — отличается «сжатием» информации при продвижении ее вверх;
• — характеризуется длительным хранением как первичной, так и результатной информации, полученной в ходе информационного процесса бухгалтерского учета по процедурам сбора, передачи, накопления и обработки информации;
• — группировка информации, т. е. аналитический учет, ведется в разрезе объектов как в количественных, гак и в стоимостных показателях, а в синтетическом учете — только в разрезе счетов в стоимостных показателях.

Показатели учетной информации определяют необходимость и экономическую целесообразность использования средств вычислительной техники во время сбора, накопления, передачи и обработки, благодаря которым становится возможным преобразование информации в важный производственный ресурс.

Таким образом, автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на методологии бухгалтерского учета и охватывает решение взаимосвязанных вопросов информационного, программного и технического обеспечения.

Внедрение и развитие базовых средств сбора, обработки, хранения и представления учетных данных позволяют создать на предприятиях хранилища информации в бухгалтерских информационных системах по самому широкому спектру социально-экономических показателей. Это делает возможным построение единой информационной автоматизированной системы бухгалтерского учета и управления.

Таким образом, информационная база должна быть более существенной и качественной. Существенность исключает наличие информации в искаженном виде либо ограниченность доступа к необходимой информации в процессе ее аналитической обработки. Качественный аспект предполагает: расширение пояснений и дополнений к формам отчетности, которые должны содержать не только количественные, но и качественные показатели; расшифровку и дополнения к показателям отчетности, что позволит глубже и детальнее анализировать отчетные данные. Эти мероприятия позволят осуществить построение единой информационной системы бухгалтерского учета, планирования и эффективного управления предприятием.

Обзор представленных на рынке бухгалтерских информационных систем показывает, что в настоящее время системы комплексной автоматизации управления организацией разрабатываются для крупных, средних и малых предприятий.

По сфере применения, бухгалтерские информационные системы используются в торговле, туризме, в сетях общественного питания, гостиничного бизнеса, в страховой и аудиторской деятельности, в сфере ЖКХ, транспортных услуг и банковского дела, в учете медицинских, образовательных учреждений, в строительстве и в других видах предпринимательской деятельности.

Для специалистов экономической направленности наибольший интерес представляют бухгалтерские информационные системы, которые можно объединить в следующие группы:

• — системы автоматизации учета для крупных предприятий (корпораций);
• — автоматизированные системы учета для средних и малых предприятий.

Рассмотрим особенности и качественные характеристики информационных систем автоматизации бухгалтерского учета данных групп на примере некоторых программных продуктов.