Общая стоимость владения IT/IS

Обычно нужно оценить расходы, связанные с владением IT /IS на протяжении нескольких лет. Методы такой оценки известны под названием ТСО — total cost of ownership, или совокупная стоимость владения, которая помогает оценить затраты, связанные с использованием всех составляющих элементов ИС за период их жизненного цикла |9|. Общая стоимость IT /IS зависит от множества различных факторов, начиная от выбора аппаратного и программного обеспечения и заканчивая структурой IT-департаментов и производительностью каждого сотрудника. Значительную долю в общей стоимости IT /IS составляют затраты на ее обслуживание, поддержку в рабочем состоянии и т. д.

Модель ТСО оказывает помощь в процессе составления бюджетов для IT-департамента, часто оказывается решающим фактором при выборе и внедрении (или при отказе от внедрения) какого-либо информационного продукта. Однако большинство экспертов считает, что получение точной оценки стоимости владения затруднено, особенно в масштабах большого предприятия, позволяет определить правильный подход к снижению непродуктивных затрат, реальная экономия которых может составить до трети общих расходов на IT/IS. Цель оценки ТСО в том, чтобы заранее определить узкие места и минимизировать затраты.

В настоящее время концепция ТСО разработана для большинства информационных систем, технологий и платформ, она является общепризнанной для оценки эффективности IT/IS. ТСО — ключевой количественный показатель эффективности IT /IS, так как он позволяет оценивать совокупные затраты, анализировать их и, соответственно, управлять IT-бюджетом. ТСО является одним из важнейших критериев при выборе лучшего 1Т-проекта.

В программе исследований Gartner Group рассматриваются конкретные рекомендации по улучшению ТСО в зависимости от структуры И С, типов платформ, операционных систем и т. д. Архитектура ТСО и модели расчетов были разработаны и усовершенствованы экспертами Gartner Group на протяжении нескольких лет. Эти модели заложены в основу программного продукта ТСО «Менеджер», который облегчает работы по определению и управлению ТСО в крупных компаниях.

В основу модели ТСО положены две категории расходов: прямые (бюджетные) и косвенные. Источниками покрытия этих расходов служат бюджеты соответствующих подразделений компании (если существует многоуровневая система бюджетов).

Прямые расходы включают в себя следующие группы затрат:

• • капитальные затраты (оборудование и ПО);
• • расходы на управление ИТ;
• • расходы на техническую поддержку;
• • расходы на разработку прикладного ПО внутренними силами;
• • расходы на аутсорсинг;
• • командировочные расходы;
• • расходы на услуги связи и др. (обычно выделяется до 10 групп расходов).

Существуют методологии определения составляющих расходов по вышеуказанным группам расходов. Достаточно сложно определять расходы на управление, включающие расходы на проектирование, управление проектами, администрирование сетей, преодоление чрезвычайных ситуаций, настройки систем и подсистем, управление контрактами на закупку и управление поставками.

Косвенные расходы включают расходы, определяемые неработоспособностью системы (плановое время неработоспособности и сверхнормативное), расходы, определяемые непроизводительными усилиями пользователя, связанные с информационными технологиями (самостоятельное восстановление работоспособности, самообучение и т. п.).

В соответствии с методикой Gartner Group для расчета ТСО необходимо собрать следующую информацию:

• • о бюджете предприятия (валовый доход, прибыль и т. п.);
• • общие данные о рабочих местах (количество, закупочная стоимость, доступные сервисы, такие как печать, файловые сервисы, электронная почта и т. п.);
• • данные об оборудовании и ПО (детальная информация о прямых и косвенных затратах, в том числе по модернизации и ремонту);
• • данные о платежах за услуги (каналы связи, аренда оборудования и т. п.);
• • данные об управлении информационной инфраструктурой (корпоративной сетью, информационными системами, хранением данных, эксплуатацией);
• • данные о разработке ПО (создание, тестирование, документирование, адаптация и доработка);
• • данные о действиях конечного пользователя, влияющих на ТСО.

Более подробно можно остановиться на определении стоимости «человеческого фактора» в ТСО. Методика Gartner Group учитывает следующие составные части этого вклада:

• • время, затрачиваемое административным персоналом на решение проблем пользователей;
• • время, затрачиваемое пользователем па самообразование и взаимопомощь вместо обращения в службу поддержки;
• • время, затрачиваемое пользователями в связи с неоптимальными приемами работы;
• • время, затрачиваемое пользователями на праздное времяпровождение и использование компьютера в личных целях;
• • расход времени, связанный с подключением переносных компьютеров (подключение к сети, инсталляция ПО, перенос данных и т. п.);
• • расходы, связанные с пропажей критически важных данных из компьютера пользователя (в связи с вирусной атакой, аппаратным или программным сбоем или случайным удалением пользователем);
• • расход времени на запланированные простои (модернизация оборудования, сети, обновление ПО);
• • расход времени на незапланированные простои (по техническим причинам, из-за вирусных атак, в связи с использованием устаревшей техники) и др.

Согласно результатам различных исследований, при оснащении предприятия компьютерной техникой ее стоимость составляет, в том числе и в России, от 20 до 50% общих издержек, связанных с эксплуатацией оборудования. Остальное издержки приходятся на косвенные вопросы — ремонт и модернизацию, поддержку и обучение пользователей, установку и обновление ПО, всевозможные сетевые сервисы и другие мелочи, требующие со временем вложения немалых денежных средств.

Таким образом, общая стоимость владения, согласно методике Gartner Group, должна включать:

• • стоимость компьютеров и ПО;
• • техническое обслуживание программно-аппаратных комплексов;
• • затраты на обучение и переобучение сотрудников;
• • затраты на установку новых версий ПО;
• • стоимость потребляемой электроэнергии;
• • зарплата сотрудников 1Т-департаментов;
• • оплата сотрудникам вынужденного безделья во время простоя компьютеров;
• • «товарищеская» помощь пользователей друг другу при возникновении трудностей;
• • потери рабочего времени при самостоятельном устранении мелких неполадок.

В последнее время для расчета ТСО добавлены коэффициенты, учитывающие:

• • конфигурацию сети;
• • однородность/неоднородность серверных, сетевых и клиентских платформ;
• • различное энергопотребление рабочих станций и экономичных «блокнотных» ПК;
• • квалификацию пользователя;
• • сложность вычислительной среды, в которой ведется работа;
• • методы управления корпоративной сетью;
• • организацию работы информационных технологий;
• • распределенность сети и др.

Интерес представляет методика расчета ТСО рабочего места, разработанная российским отделением фирмы Dell, которой использует около 40 параметров вместо нескольких сотен. В стоимость расходов по Методике Dell Systems входят:

• • стоимость компьютеров;
• • стоимость ПО;
• • обучение;
• • затраты электроэнергии (рассчитываются по техническим характеристикам серверов, рабочих станций, мониторов, ноутбуков);
• • зарплата руководства и технических сотрудников информационных отделов;
• • потери компании от вирусных атак (по данным NCSA, один из ста ПК подвергается атакам раз в месяц, при этом в 46% случаев восстановление занимает 19 дней);
• • повышение квалификации сотрудников;
• • оплата простоев персонала из-за неисправности компьютерной техники или сетей;
• • потери компании из-за использования устаревшей компьютерной техники и ПО;
• • затраты на устранение неисправностей;
• • содержание рабочих мест технических работников IT-отдела (с учетом оборудования, приобретаемого для диагностики и ремонта);
• • транспортные расходы на доставку компьютеров в ремонт при невозможности провести его силами своих сотрудников.

Среднее время жизни систем сегодня составляет пять лет. При этом уже со второго года эксплуатации необходимы серьезные вложения в модернизацию. Общие затраты можно разделить на видимые (около 30%) и невидимые затраты (около 70%). Видимые затраты — стоимость компьютеров, ПО, обучения и др. Невидимые затраты — администрирование, повышение квалификации, потери рабочего времени из-за простоев, модернизация, техническая поддержка.