Автоматизация системы управления предприятием, способы защиты информации на предприятии

Современное информационное общество характеризуется поворотом экономики к решению задач, связанных с ростом качества потребления. Диверсификация производства, появление крупных сетевых корпораций, новых торговых площадок разных форм собственности позволяют полнее удовлетворять потребности людей в самых разнообразных товарах и услугах.

В мире не только расширяются экономические возможности удовлетворения потребностей людей. Масштабы потребления информационного общества не являются постоянными и неизменными; они совершенствуются прежде всего под влиянием информационных технологий и технического прогресса, зависят от появления новых видов сырья, материалов, изделий.

Потребности становятся богаче, совершенствуется их структура, расширяются объем и количество благ, необходимых для их удовлетворения. Расцвет науки, совершенствование менеджмента, сетевой культуры делает жизненной необходимостью потребление духовных благ для все большего количества людей. Этому способствует также и развитая сфера интернет-услуг.

Отличие современной инфраструктуры цифровой экономики не только в размерах, масштабах производства и услуг. Сегодня на первый план выдвигаются именно качественные факторы, в частности ассортимент, качество, эстетические требования к выпускаемым товарам и предоставляемым услугам.

Ритмичная и прибыльная работа подавляющего большинства предприятий и индивидуальных предпринимателей определяется как хорошо поставленным материально-техническим снабжением и эффективным сбытом, так и гибкой системой переориентации производства, поэтому для оперативного управления процессами важно иметь компьютерные системы.

Прибыль сегодня имеют предприниматели, правильно организовавшие правовое обеспечение, сбыт и фирменную торговлю. Именно они наиболее активно приобретают новые информационные технологии и лучше других понимают необходимость постоянного развития своего бизнеса. Большое значение для предпринимателя имеет реклама товаров в Интернете и других информационно-коммуникационных сетях.

Сложно создать единую унифицированную структуру, пригодную для любой организации. Более того, трудно найти оптимальный вариант даже для конкретного предприятия, во всяком случае, на долгосрочную перспективу. Структура управления должна быть гибкой и адаптивной, способной реагировать на изменения внешней ситуации. Тем не менее можно рекомендовать предприятию самостоятельно разработать и использовать типовые мероприятия для упорядочения системы управления и таким образом добиться повышения эффективности работы в целом.

АСУП, или Enterprise Resource Planning System (ERP), — это система управления, которая строится на основе применения средств вычислительной техники, экономико-математических методов и информационных технологий. Она должна в большей или меньшей степени моделировать деятельность всех служб предприятия по циклической схеме: «информация — информационный продукт (услуга) — деньги» .

АСУП производственного предприятия, как правило, включает в себя подсистемы управления:

• — складом;
• — персоналом;
• — документооборотом;
• — поставками;
• — финансами;
• — номенклатурой производства;
• — оборудованием;
• — оперативным планированием потребностей производства.

Перечислим основные решаемые АСУП задачи, которые условно можно разбить на семь блоков:

• 1) учет платежных документов;
• 2) осуществление оперативного планирования производства и ведение аналитических систем;
• 3) учет договоров различного рода;
• 4) создание нормативной базы данных;
• 5) введение мер по охране и защите производства;
• 6) формирование финансово-бухгалтерского комплекса;
• 7) ведение базы данных по кадрам.

Автоматизация управления предприятием должна быть направлена прежде всего на интеграцию предпринимательских целей и задач. В АСУП входят подсистемы, которые принято делить на две группы: организационные (функциональные) и обеспечивающие.

Организационные подсистемы состоят из набора правил, инструкций, положений и других документов, регламентирующих функционирование АСУП. Современные инструментальные программные средства являются сложными многофункциональными системами и содержат в своем составе пакеты прикладных программ для решения задач управления.

Обеспечивающие подсистемы предназначены для решения комплекса задач функциональных подсистем. В состав обеспечивающих входят подсистемы информационного, технического, математического, программного и организационного обеспечения. Например, подсистема технического обеспечения представляет собой комплекс технических средств, состоящий из средств вычислительной техники, оборудования для организации локальных сетей и подключения к глобальным сетям, устройств регистрации, накопления и отображения информации.

Подсистема информационного обеспечения включает в свой состав внешнее информационное обеспечение в виде используемых при решении функциональных задач входных и выходных документов, в том числе и в электронном виде, и внутреннее, ориентированное на организацию базы данных предприятия.

Подсистема математического обеспечения состоит из математических методов, моделей, алгоритмов, используемых при решении задач управления. Подсистема программного обеспечения включает системное программное обеспечение, прикладные программы для решения задач управления, а также другие программы, используемые на предприятии.

Все блоки и подсистемы АСУП должны образовывать единый программный комплекс и быть связаны информационно и функционально, в то же время сохраняя в некоторых случаях автономную работоспособность.

Перечислим основные правила организации рабочей группы АСУП.

• 1. Руководителей отдельных проектов и специалистов необходимо назначать с учетом следующих требований: знание российского информационного законодательства и современных компьютерных технологий; желание осваивать их в дальнейшем; коммуникабельность, ответственность, дисциплинированность.
• 2. С особым вниманием следует подходить к выбору администраторов АСУП, так как им будет доступна практически вся корпоративная информация.
• 3. Увольнение и досрочное расторжение трудовых договоров со специалистами из группы АСУП может крайне негативно отразиться на результатах работы всей системы, поэтому членов группы нужно набирать наиболее тщательным образом.
• 4. После определения штатного расписания группы АСУП руководитель проекта должен четко расписать круг решаемых каждым из сотрудников задач, характер предстоящих планов и отчетов, а также определить время отчетного периода (день, месяц, квартал).

Здесь также актуальна разработанная недавно ИСЮМ (Информационная система юридического менеджмента), которая будет иметь применение в сфере управления предприятиями малого и среднего бизнеса. Данная система обработки правовых данных является наиболее удачным примером использования компьютеров и специального программного обеспечения юридическим бизнесом. Однако для многих адвокатских бюро, фирм эта система будет только первым этапом. Следующим логическим шагом является переход к информационному менеджменту, который представляет собой систему обработки правовых данных, предназначенную для обеспечения информацией всех заинтересованных лиц, клиентов и коммерческих структур.

ИСЮМ представляет собой расширенный вариант системы обработки данных (далее — СОД) и, подобно ей, накапливает правовые данные, обрабатывает их и передает накопленную информацию. В то же время ИСЮМ отличается от простой СОД сферой накапливания данных, типами процесса их обработки и характером передачи информации. Главной целью ИСЮМ является обработка всех типов необходимой для юридической фирмы информации.

Как видим, СОД предназначена для автоматизации интеллектуальной работы юристов, занимающихся предпринимательской деятельностью, и для помощи им в принятии управленческих решений. ИСЮМ, напротив, призвана обеспечивать все уровни менеджмента информацией, необходимой для планирования, организации, руководства и контроля. Например, для планирования высшие менеджеры, руководители адвокатских контор и агентств нуждаются в большом объеме внешней информации. Руководство и контроль занимают много времени у среднего и нижнего звена менеджеров-юристов, которые больше полагаются на внутреннюю информацию. При планировании и организации высшие менеджеры также нуждаются в более общей информации, в то время как для руководства и контроля необходима более детальная информация.

В этом случае крайне необходима система, помогающая принятию юридических решений не только в сфере государственного управления, но и в области предпринимательства. Некоторые идут дальше: от ИСЮМ к системе, помогающей принятию юридических решений вообще. Данная система поставляет высококачественную юридическую информацию непосредственно высшим менеджерам и помогает им при анализе комплексных проблем. Центральной идеей системы принятия решений является то, что компьютеры могут делать больше, чем просто поставлять информацию. Конечно, ни один компьютер не может заменить юриста или менеджера, но компьютерный анализ позволяет, скажем, юрисконсульту фирмы сконцентрироваться на центральных проблемах, облегчает его деятельность и служит хорошим дополнением к его рассудительности и интуиции.

Помимо этого, следует несколько слов сказать и о негативном воздействии компьютеров на управление юридическими фирмами. Естественно, компьютеры существенно повышают производительность труда юристов в сфере управления и предпринимательства, но если их неправильно использовать, они создают больше проблем, чем решают. Компьютерная система дает высшим менеджерам и юристам прямой доступ к информации во всех структурных подразделениях предприятия, но одновременно способна порождать неприятности, поскольку подчиненные, с одной стороны, всегда знают, что они находятся под контролем, а с другой — могут получить нежелательный доступ к конфиденциальной информации. Получение такого доступа конкурентами тоже возможно, поэтому необходима более действенная система защиты информации и разработка локальных актов по правовому регулированию сбора, обработки, представления персональных данных.

Сейчас практически во всех видах предпринимательской деятельности можно извлечь какие-либо выгоды из применения информационных технологий и сетей. Число пользователей сети измеряется миллиардами, быстро увеличивается количество разнонаправленной информации, которую можно здесь найти, а также возрастает число потенциальных партнеров. Использование компьютерных комплексов в предпринимательстве очень важно, особенно в XXI в., когда информация распространяется с огромной скоростью по всему миру, связывая производителей, поставщиков и покупателей, находящихся на значительных расстояниях друг от друга; этому способствует и глобальная сеть «Интернет». Персональный компьютер, терминал, сетевая площадка позволяют владельцу держать под контролем работу предприятия, воздействовать на партнеров и конкурентов.

Однако ресурсы компьютера и программ небезграничны. Предпринимателям следует помнить, что каждая программа, каждый компьютер должны периодически обновляться. Перейти на новую версию, поставляемую разработчиками, можно только тогда, когда сохранена некоторая база предыдущей программы. Если система полностью открыта и перенастраиваема, обновленная программа может просто «не распознать» формат старой, а компьютер — не подлежать усовершенствованию. Кроме того, не стоит забывать и о гарантиях работоспособности системы, которые тем меньше, чем более глубокие изменения в компьютере и программе осуществляет сам пользователь.