Общие принципы построения систем управления качеством

Основные принципы управления различными системами

Управление является неотъемлемой функцией организованных систем различной природы, которая обеспечивает не только сохранение оправданной структуры исследуемой системы и поддержание работоспособных режимов ее деятельности, но и реализацию программ развития рассматриваемой системы по достижению поставленных целей.

Управление различными объектами имеет общие закономерности, базирующиеся на следующих основных принципах построения соответствующих систем управления.

Принцип новых задач. Системы управления должны обеспечивать решение управленческих проблем на качественно новом уровне на каждом из последующих этапов развития, а не повторять механически приемы управления, реализуемые в предыдущих периодах развития. На практике это означает необходимость использования многовариантных решений в рамках оптимизационных задач, в том числе с использованием методов экономико-математического моделирования. По сути, речь идет о цикличном улучшении возможностей решения возникающих задач (придании этим задачам новых качеств) за счет совершенствования управленческой деятельности.

Принцип системного подхода. Проектирование систем управления должно основываться на системном анализе как исследуемого объекта, так и процессов управления им. Это означает необходимость определения целей и критериев эффективности функционирования объекта управления, включая систему управления, анализа структуры процессов управления, вскрывающего весь комплекс вопросов, которые необходимо решить для того, чтобы проектируемая система наилучшим образом соответствовала установленным требованиям и достижению поставленных целей. Этот комплекс охватывает вопросы производственно-технического, экономического, организационного и иного характера. Поэтому внедрение рациональных систем управления, базирующихся на системном подходе, дает принципиально новые возможности для качественного усовершенствования управляемой системы.

Принцип первого руководителя. Разработка требований к объекту управления, а также создание и внедрение системы управления будут наиболее эффективными в том случае, когда они возглавляются основным руководителем соответствующего объекта управления (например, предприятия).

Принцип непрерывного развития системы. Основные идеи построения, организационная структура и конкретные решения системы управления должны позволять относительно просто настраивать объект управления на решение задач, возникающих уже в процессе эксплуатации, в результате подключения новых участков управляемого объекта, присоединения новых участников, расширения и модернизации технических средств объекта, его информационного, инвестиционного и иного ресурсного обеспечения. Согласно рассмотренному принципу система управления должна строиться таким образом, чтобы в случае необходимости можно было легко менять не только отдельные алгоритмы, но и критерии, по которым ведется управление. С этих позиций реализации принципа непрерывного развития систем способствуют инжиниринговый и реинжиниринговый подхода.

Принцип единства информационной базы. В системе управления должна накапливаться и актуализироваться релевантная информация, необходимая для решения нс какой-то одной или нескольких задач, а всей совокупности задач управления исследуемым объектом. При этом должно быть исключено неоправданное дублирование информации, которое неизбежно возникает, если первичные информационные массивы создаются автономно для каждой задачи. Основные массивы должны содержать самую подробную информацию обо всех элементах производства: сведения о кадрах, материальных ресурсах, основных фондах, технологических маршрутах, ценах, текущем финансовом состоянии и т. д. При этом система обработки первичной информации должна отвечать требованиям полноты, точности, достоверности и своевременности для данного уровня системы.

Принцип комплексности задач и рабочих программ. Большинство процессов управления рассматриваемым объектом взаимосвязаны и поэтому не могут быть сведены к простому независимому набору отдельных задач. Раздельное решение задач может значительно снизить эффективность функционирования управляемой системы.

Принцип согласования пропускной способности различных звеньев системы. Скорость переработки исходных ресурсов в конечную продукцию в различных звеньях системы управления должна быть согласована таким образом, чтобы избежать «узких мест»: перегрузок одних узлов системы и существенных простоев других ее узлов, приводящих к неэффективному использованию управляемой системы в целом.

Принцип унификации. Разрабатывая систему управления, включая организационный, технический комплекс, информационное обеспечение, функциональные рабочие программы и планы, необходимо стремиться к тому, чтобы предлагаемые решения подходили к возможно более широкому спектру задач организации. При этом необходимо определять разумную степень унификации, при которой стремление к широкому охвату систем управления не приведет к существенному усложнению типовых решений (принцип целесообразности). Таким образом, типизация решений способствует концентрации сил, что необходимо для создания комплексных систем управления, обеспечивает наращивание систем, преемствееность их развития и т. д.

Наряду с рассмотренными выше принципами следует руководствоваться и другими общесистемными принципами, среди которых необходимо отметить:

• — целенаправленность, реализуемую формированием в составе управляемой системы целевых и соответствующих линейных, функциональных и обеспечивающих подсистем управления;
• — делимость, реализуемую декомпозицией управляемой системы и ее подсистем на элементы;
• — иерархичность, реализуемую формированием многоуровневой структуры системы управления с учетом делегирования полномочий на соответствующий уровень управления (комплекса, отдела, цеха, участка, бригады и т. д.);
• — взаимодействие, реализуемое посредством контактов формируемых и функционирующих подсистем управляемой системы как между собой, так и со всеми другими внешними по отношению к организации системами;
• — ранжирование целей, реализуемое установлением приоритетности одних целей по отношению к другим;
• — согласованность, обеспечивающую согласование целей и задач организации при взаимодействии всех звеньев управления по вертикали и горизонтали;
• — оперативность, обеспечивающую своевременное принятие управленческих решений по предотвращению и (или) оперативному устранению отклонений параметров управляемой системы от заданных;
• — комплексность, реализуемую взаимной увязкой всех формируемых элементов, подсистем, иерархических уровней и этапов развития управляемой системы, включая комплекс организационных, экономических, социальных, научно-технических, производственных и других мероприятий по управлению;
• — систематичность, определяющую постоянное, непрерывное выполнение всех работ по управлению исследуемой системой, обеспечивающую ритмичность и долговременность ее функционирования;
• — преемственность, которая должна проявляться как при создании управляемой системы, так и при ее функционировании и совершенствовании; она заключается в максимальном использовании передового отечественного и зарубежного опыта эффективного управления;
• — научность, реализуемую разработкой мероприятий и воздействий на управляемый объект на основе достижений науки и техники с учетом объективных законов и закономерностей системного управления;
• — автономность, достигаемую обеспечением относительной самостоятельности функционирования структурных элементов и подсистем управляемой системы, минимизирующей зависимость управляемого объекта от состояния внешней среды;
• — экономичность, предполагающую снижение общих расходов по обслуживанию исследуемого объекта за счет использования рациональной системы управления;
• — перспективность развития, обеспечивающую поступательное развитие управляемого объекта как системы;
• — оптимальность, предполагающую многовариантную проработку управленческих решений и выбор наиболее рационального для управляемого объекта варианта решения;
• — устойчивость, предусматривающую удержание системы в относительно стабильном состоянии и обеспечивающую выживание организации в условиях конкуренции;
• — комфортность, предусматривающую создание для человека как основного элемента системы максимума удобств для творческой работы и реализации своих возможностей;
• — специализацию, обеспечивающую рациональное разделение труда в управляемой системе;
• — концентрацию, обеспечивающую выполнение однотипных задач в одном подразделении и (или) концентрацию усилий управленческих работников на решении основных целей и задач организации;
• — адаптивность, предусматривающую обеспечение приспособляемости системы организации к изменяющимся внешним и внутренним условиям;
• — замкнутость управляемой системы, реализуемую выполнением в системе, подсистемах и элементах полного общефункционального цикла, включая маркетинг, планирование, организацию, координацию, контроль работы и т. д.

К перечисленным общесистемным принципам следует добавить принцип простоты и доходчивости, который следует реализовывать для понимания каждым работающим всего того, что касается основополагающих вопросов управления, особенно управления качеством и обеспечения конкурентоспособности не только продукции, но и всего предприятия. В условиях рынка и конкуренции это крайне важно.

Границы управления, его содержание, цели и принципы во многом зависят от характера деятельности управляемой системы.

Управлять системой научно — это значит познавать закономерности ее развития под влиянием внешних и внутренних факторов и на этой основе направлять (планировать, организовывать, регулировать и контролировать) ее развитие; своевременно вскрывать противоречия развития и разрешать их, преодолевать препятствия на пути к цели; обеспечивать сохранение и развитие единства системы, ее способности преодолевать или нейтрализовывать внутренние и внешние негативные воздействия и использовать позитивные; проводить правильную, реалистичную политику, основанную на строгом учете объективных возможностей, соотношения сил и средств.

Таким образом, научное управление организацией в условиях рынка есть систематически осуществляемое сознательное, целенаправленное воздействие на систему управления в целом или на ее звенья на основе познания и использования объективных закономерностей и тенденций в интересах обеспечения оптимального функционирования и развития системы и достижения поставленных целей.

Основные принципы управления:

• — системность, комплексность, требующая тесной увязки решения экономических, социально-экономических и правовых проблем;
• — единство элементов хозяйственного механизма;
• — сочетание планового централизованного начала с широкой демократией, использованием творческой инициативы;
• — принципы научности, объективности и конкретности, требующие учета объективных закономерностей и их специфического проявления в конкретных исторических условиях;
• — принцип основного звена, который заключается в отыскании из множества задач основной задачи, решение которой позволяет решить весь комплекс вопросов управления.

Основные требования к работе аппарата управления организацией: компетентность (знание дела), деловитость (умение вести дело), сочетание научной и административной сторон, систематичность, организованность, поиск путей подготовки и совершенствования кадров.

Управление предполагает осуществление субъектом управления ряда последовательных операций: подготовку и принятие решений (директив, планов, законов, правил и т. д.), организацию выполнения решений и контроль их выполнения, подведение итогов и оценку результатов. Оно неотделимо от систематического обмена информацией между компонентами управляемой системы, а также данной системы с окружающей ее средой. Информация позволяет субъекту управления иметь представление о состоянии системы в каждый данный момент времени, о достижении (или недостижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческого решения.

В настоящее время значительно возросли возможности управления организацией в связи с резким повышением уровня знаний и профессиональной подготовки руководящих кадров и специалистов, широких масс сотрудников. Значительное развитие получили наука и технические средства управления. Фактически указанные обстоятельства и привели к появлению новой сферы экономики — экономики знаний. Но наряду с достигнутыми успехами в вопросах совершенствования процессов управления постоянно ощущается необходимость выработки новых организационных форм, методов и средств управления. В целом задача научного управления организацией состоит в том, чтобы полнее использовать ее преимущества и возможности, обеспечить ее эффективное функционирование и развитие, успешное движение к цели, в том числе при построении систем управления качеством.