Учет командировочных расходов

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК). За время нахождения в командировке за работником сохраняется заработная плата по месту постоянной работы.

При этом не имеет значения, направляется ли работник в другую организацию или филиал, участок или иное структурное подразделение организации, с которой работник состоит в постоянных трудовых отношениях. Считается командировкой направление работника на участок, филиал, который находится вне места его постоянной работы, если по условиям транспортного сообщения или характеру работы работник не может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного проживания.

Не считается служебными командировками поездки работников, постоянная работа которых связана с разъездным или подвижным характером работ (например, работники почтовых вагонов, проводники пассажирских поездов, стюардессы и др.). Компенсации этим категориям работников устанавливаются в ином порядке, нежели работникам, направляемым в служебные командировки.

Все отношения, возникающие между работодателем и работником, направляемым в командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Министерства труда и социальной защиты РФ.

Направление в служебную командировку носит временный характер и ограничено определенным сроком. Как правило, этот срок при командировке в пределах России не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути, а при командировке за рубеж — 60 дней. Временное направление работника в другую местность на более продолжительный срок следует считать не командировкой, а временным переводом. Такой перевод требует обязательного согласия работника.

Распоряжение работодателя о выезде в служебную командировку формы Т-9 является для работника обязательным. Отказ возможен только при наличии уважительных причин, иначе отказ от командировки представляет собой дисциплинарный проступок, за который на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание.

Размеры компенсационных выплат командируемым работникам зависят от места командировки. По этому основанию законодательство РФ выделяет два вида командировок:

• — в пределах Российской Федерации;
• — зарубежные страны.

В соответствии со ст. 168 ТК в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

• — расходы по проезду;
• — расходы по найму жилого помещения;
• — дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• — иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.

Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются:

• — расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• — обязательные консульские и аэродромные расходы;
• — сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• — расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• — иные обязательные платежи и сборы.

В соответствии со ст. 168 ТК порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении формы Т-10 по дате прибытия в место командировки и дате выбытия из него.

Датой выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а датой приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно датой отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется дата приезда работника в место постоянной работы.

Командированному работнику перед отъездом выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных. Для определения размера аванса рекомендуется составлять смету на командировочные расходы. В смете указываются место командировки, срок командировки, стоимость проезда, расходы на проживание, размер суточных.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки работник обязан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду.

Кроме перечисленных документов, используемых в организациях для документального оформления расчетов с подотчетными лицами, выезжающими в командировки, могут также применяться:

• — приказ об установлении повышенных норм командировочных расходов;
• — договоры гражданско-правового характера с лицами, выезжающими в служебные командировки за счет проверяющей организации;
• — контракты с иностранными партнерами, договоры;
• — письма-приглашения.

Отчет должен быть утвержден руководителем организации, после чего он должен служить основанием для выплаты подотчетному лицу перерасхода по нему или внесения в кассу неиспользованного аванса.

Для целей бухгалтерского учета все виды командировочных расходов для работников коммерческих организаций компенсируются работнику полностью в размере фактических расходов при наличии подтверждающих документов.