Классификация документов по управлению персоналом

В результате изучения материала данной главы студент должен:

знать

• • классификацию документов, относящихся к документационному обеспечению управления персоналом;
• • порядок составления кадровых документов;

уметь

• • применять в практической работе кадровые документы в соответствии с их классификацией;
• • вести разъяснительную работу среди персонала, но ознакомлению с действующими локальными нормативными актами;

владеть

• • навыками подготовки и принятия решений в сфере документационного обеспечения управления персоналом;
• • элементами документационного обеспечения деятельности службы управления персоналом.

Регламентация документационного обеспечения управления персоналом

Вопрос о необходимости регламентации и унификации документационной информации наиболее актуален в сфере управления. С целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в организации создается система ДОУП. Для этого проводится унификация документационной информации, определяется рациональный состав форм документов, вводится совокупность технико-экономических и социальных показателей.

Унификация способствует упорядочению информационных потоков, оптимизации количества документов, развитию деловой и информационной культуры. Это позволяет увеличить эффективность управления, добиться большей оперативности в принятии решений, повысить творческий характер управленческого труда, уменьшить затраты на работу с документами.

В целях регламентации правил работы с документами, установления единых требований к принимаемым документам в организации разрабатывается инструкция по делопроизводству. В действующей нормативной базе документационного обеспечения сферы управления существует документ, который обязывает федеральные органы исполнительной власти разрабатывать инструкции по делопроизводству. Это постановление Правительства РФ от 19 января 2005 г. № 30, которым утвержден Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти.

Служба управления персоналом составляет инструкцию по делопроизводству, которая содержит нормы и правила организации работы с кадровыми документами. В инструкции по кадровому делопроизводству должны быть отражены следующие вопросы:

• 1. Обработка поступающих и отправляемых документов.
• 2. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов.
• 3. Организация работы с документами, поступающими и отправляемыми по электронной почте.
• 4. Ведение базы данных организации.
• 5. Правила рассмотрения документов и доведения их до исполнителей, организация документооборота.
• 6. Контроль исполнения документов, в том числе технология контроля за сроками исполнения.
• 7. Оформление копий документов и выписки из документов.
• 8. Номенклатура дел кадровой службы: порядок разработки, утверждения, ведения.
• 9. Формирование, оформление дел, подготовка дел к передаче в архив.
• 10. Учет бланков документов, печатей и штампов.

По итогам унификации и регламентации внутренних документов в организации составляется нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. Это справочник, где в упорядоченном виде содержатся формы документов.

Документационное обеспечение сферы управления связано с организационным, правовым, техническим и кадровым обеспечением деятельности службы управления персоналом компании.

Организационное обеспечение заключается в наличии отдела по кадровому учету и делопроизводству как самостоятельного структурного подразделения или должностного лица, ответственного за кадровый учет, подчиняющегося руководителю кадровой службы.

Правовое обеспечение предусматривает наличие нормативно-методической базы по работе с документами по кадрам, куда включаются:

• а) федеральные нормативные акты, регулирующие вопросы трудового права работников, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках, соблюдения ими коммерческой тайны и т.н.;
• б) межведомственные нормативные акты по груду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации документов по кадрам;
• в) внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т. д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами.

Техническое обеспечение заключается в наличии и использовании современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий.

Кадровое обеспечение предусматривает наличие профессиональных квалифицированных работников, способных выполнять задачи, поставленные перед отделом кадрового учета и делопроизводства.

Унифицированные системы документации непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации.