Инициативное информирование пользователей направлено на расширение использования ретроспективной документной информации, т. е. архивных документов, в научных, практических, культурно-просветительных и иных целях.
Как правило, объектами инициативного информирования являются организации и учреждения, в основной деятельности которых работа с архивными документами не является регулярной и привычной. Зачастую эти организации даже не подозревают, что для их успешной деятельности архивные документы могли бы принести большую пользу. Предоставление им соответствующей информации — путь к введению в оборот документов государственных архивов, потенциальная ценность которых для общества может и должна быть реализована в результате их использования.
Инициативное информирование органов государственной власти, местного самоуправления, государственных, негосударственных и общественных организаций, объединений осуществляется путем направления им информационных писем или других информационных документов[1].
Формы и тематика инициативных информационных документов архива должны быть ориентированы на обеспечение приоритетных направлений государственного управления и местного самоуправления, экономической и социально-культурной сфер, соответствовать профилю деятельности потенциального пользователя (заказчика) документной информации.
Планирование работы по инициативному информированию осуществляется на основе изучения перспективных программ развития, планов работы потенциальных пользователей, информации, полученной в прессслужбах или других соответствующих структурах этих органов и организаций, календарей знаменательных и памятных дат.
В советское время подготовка и рассылка информационных писем (с последующим заключением договора на выявление и описание документов) занимала заметное место в деятельности государственных архивов. С переходом к рыночной экономике и изменениями в составе и характере деятельности потенциальных пользователей это направление деятельности архивов заметно сократилось. Но по-прежнему в действующих нормативных документах Федерального архивного агентства, а в ряде случаев и практической деятельности архивов эта форма использования архивных документов сохраняется.
- [1] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 5.14.
