Резюме. 
Организация делопроизводства в таможенных органах

Использование архивных документов — применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Основными формами использования документов архива таможенного органа являются: информирование начальника таможенного органа и структурных подразделений, а также других организаций о наличии в архиве таможенного органа тех или иных документов и их содержании; исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера; использование документов в средствах массовой информации; подготовка информационных мероприятий; выдача документов для работы в помещении архива таможенного органа; выдача документов во временное пользование.

Информирование может производиться в форме перечня заголовков дел или документов по определенной тематике или по видам с указанием дат документов и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации.

Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки на основании письменного запроса пользователя. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня регистрации обращения.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным начальником таможенного органа или могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности.

При отсутствии в архиве таможенного органа запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма таможенного органа.

Архив таможенного органа организовывает использование документов при подготовке информационных мероприятий, выставок, в средствах массовой информации, а также их публикацию.

На выставках используются подлинники или копии документов, изготавливаются альбомы, плакаты, диаграммы.

Совместно со средствами массовой информации архив таможенного органа определяет тематику, объем и сроки подготовки материалов; тематика и сроки утверждаются начальником таможенного органа. В экземплярах статей и других материалов, подготовленных для средств массовой информации, остающихся в архиве, указываются поисковые данные использованных документов, а также дата и место публикации.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве таможенного органа, передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив, для которого данный таможенный орган — фондообразователь является источником комплектования.

Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим НСА.

Предельный срок временного хранения архивных документов в таможенных органах — 15 лет.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного (муниципального) архива осуществля;

ется проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами таможенного органа.

ПРИЛОЖЕНИЯ.