Информационное обеспечение логистики

Общие положения по информационному обеспечению в логистике

Информационное обеспечение логистики на предприятии представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу информации и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления.

Логистическая информация — целенаправленно собираемые сведения, необходимые для обеспечения процесса управления логистической системой предприятия. Эти сведения поступают из различной документации.

Документ — письменный акт установленной или общепринятой формы, составленный компетентными должностными лицами или гражданами для изложения сведений о фактах либо для удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, а также для подтверждения прав и обязанностей. Документ — это письменное подтверждение факта совершения логистической операции.

Виды документов:

• — первичные (путевой лист, товарно-транспортная накладная);
• — вторичные (журнал учета приходных ордеров и др.).

В первичных документах должны присутствовать обязательные реквизиты:

• — наименование документа;
• — дата составления документа;
• — наименование организации, от имени которой был составлен документ;
• — содержание операции;
• — измерители операции в натуральном и денежном выражении;
• — наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее выполнения;
• — личные подписи указанных лиц.

Маршрут документа — путь перемещения документа в процессе его обработки; упорядоченный список исполнителей, которых документ «обходит» в течение своего жизненного цикла.

Документооборот — это:

• — движение документов в пространстве и во времени с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;
• — перемещение и (или) совместная обработка информации сотрудниками подразделений на предприятии, а также предприятием, его подрядчиками и логистическими партнерами.

Информационная готовность определяется способностью предприятия предоставлять запрашиваемые потребителем данные на всех стадиях выполнения заказа и рассчитывается как отношение числа быстрых и точных ответов на запросы к общему числу запросов за определенный промежуток времени.

К автоматизированным информационным логистическим процессам предъявляются следующие требования:

• • масштабируемость — способность системы поддерживать как единичных пользователей, так и множество пользователей;
• • распределенность — способность системы обеспечивать совместную обработку документов несколькими территориально разнесенными подразделениями предприятия или несколькими удаленными друг от друга рабочими местами;
• • модульность — способность системы предоставлять пользователям возможность настраивать и выбирать функции системы исходя из специфики и сложности деятельности предприятия, т. е. система автоматизации гибкая и состоит из отдельных модулей, интегрированных между собой (сбыт, склад, закупки, производство, персонал, финансы, транспорт);
• • открытость — система автоматизации интегрирована в другие информационные системы, она имеет открытые интерфейсы для разработки новых приложений и интеграции с другими системами.

Рекомендации по разработке и внедрению ЛИС

Как уже говорилось, основными задачами информационной логистической системы являются:

• — непрерывное обеспечение управляющих органов логистической системы достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказа (о протекании функциональных и информационных процессов);
• — непрерывное обеспечение сотрудников функциональных подразделений предприятия адекватной информацией о движении продукции по цепи поставок в режиме реального времени;
• — реализация системы оперативного управления предприятием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности);
• — обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;
• — предоставление информации для стратегического планирования;
• — предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов;
• — обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест» ;
• — обеспечение возможности перераспределения ресурсов предприятия;
• — обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов потребителей;
• — обеспечение прибыльности предприятия за счет оптимизации логистических бизнес-процессов.

При этом в разработке ЛИС необходимо учесть следующие положения:

• — особое внимание уделяется методам измерения и сравнения логистических показателей, а также методам управления ими;
• — разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы оценки результатов обслуживания потребителей;
• — устанавливаются нормативы для каждого вида логистических процедур на протяжении всего процесса обслуживания потребителей;
• — создаются так называемые хранилища данных, являющиеся интегрированными элементами информационных систем предприятий. Основная цель создания таких хранилищ — облегчить доступ к данным всем менеджерам предприятия, а также потребителям и поставщикам;
• — системы оценки и контроля интегрируются с системами обслуживания заказов и планирования, включая прием и обработку заказов, планирование логистических операций, управление запасами, планирование производства, складирование и транспортировку.

При внедрении ЛИС рекомендуется:

• — определиться с организационной структурой предприятия, т. е. понять, что мы имеем, что хотели бы иметь в ближайшем будущем, и на основе этого разработать положение об организационной структуре предприятия;
• — разработать механизм финансово-экономического управления предприятием в целом, в том числе создать положение о финансовой структуре, определить центры финансового учета и финансовой ответственности;
• — выделить основные логистические цели предприятия (в зависимости от необходимости решения задач, стоящих перед информационной системой): направления бизнеса, финансовые, технологические, информационные и материальные потоки; оценить документооборот;
• — разработать механизмы организации и оперативного управления цепями поставок: стандарты, формы учета и контроля, управленческой отчетности;
• — сформировать технологию стратегического управления цепями поставок, систему финансового планирования и контроля, а также систему финансового анализа.

Поскольку основное информационное обеспечение для конкретных логистических процессов содержится в документации — товарной, складской, транспортной, управленческой и т. д., — было бы целесообразным рассмотреть ряд этих важных для логистики видов документации, однако из-за ограниченного объема данного учебника это не представляется возможным.