Автоматическое заполнение ячеек таблицы

Довольно часто таблицы содержат много одинаковой или очень похожей информации (например, при вводе порядковых номеров строк или одних и тех же формул (функций), которые отличаются только цифрами в адресах ячеек, к которым применяются эти формулы (функции)). Табличный процессор Excel позволяет автоматизировать процесс ввода одинаковой информации (чисел, текста, формул) в таблицу путем автоматического заполнения диапазона (группы) ячеек. Автозаполнение возможно от стартовой ячейки (именно ее содержимое копируется в другие ячейки диапазона) в любом направлении — вниз, вправо, вверх или влево. Наиболее часто используют операции заполнения вниз и вправо. Для автоматического заполнения ячеек однотипной информацией необходимо ввести начальное значение в первую ячейку заполняемого диапазона и затем выделить весь этот диапазон, после чего в разделе меню Правка выбрать команду Заполнить, определив направление заполнения. Если содержимое ячеек диапазона должно быть различным, но отвечать определенным требованиям, например значение следующей ячейки должно быть на единицу больше предыдущей, то для заполнения таких ячеек используется опция Прогрессия (раздел меню Правка, подраздел Заполнить, опция Прогрессия). Контекстное меню раздела Прогрессия позволяет задать тип прироста значения (арифметическая прогрессия, геометрическая прогрессия и т. п.) и его шаг.

Для того чтобы поместить похожие формулы в столбец таблицы, нужно:

• 1) ввести формулу в стартовую ячейку диапазона;
• 2) выделить диапазон, который должен быть заполнен одинаковыми формулами;
• 3) в разделе меню Правка выбрать команду Заполнить.

Пример

Если в таблицу, отражающую вклад сотрудника Иванова в организацию корпоративного праздника, добавлена новая информация (табл. 12.4), то электронные таблицы Excel позволяют легко подсчитать сумму второго взноса этого сотрудника, используя уже готовую формулу СУММ ЕСЛИ, которая была подготовлена в предыдущем примере.

Таблица 12.4

Расширенные данные для применения функции СУММЕСЛИ

Однако простое копирование формулы СУММЕСЛИ в соседнюю ячейку не даст нужного результата, поскольку при копировании формулы автоматически сдвигается на один шаг и вся область подсчета (по умолчанию в формулах используются относительные ссылки на адреса ячеек). Для того, чтобы зафиксировать в формуле адрес какой-либо ячейки, надо запретить автоматически менять ссылку на ячейку при копировании формул, т. е. преобразовать относительную ссылку в абсолютную. Для указания в формуле адреса абсолютной ссылки используется знак «$» перед обозначением этого адреса (рис. 12.3).

Рис. 12.3. Копирование формулы вычисления суммы, включающей условие.

После внесения исправления в формулу ее копирование в соседнюю ячейку даст правильный результат (рис. 12.4).

Рис. 12.4. Результат копирования формулы вычисления суммы, включающей условие.

На рис. 12.4 показан рабочий лист Excel с данными и подсчетами суммы вклада 1 и вклада 2 сотрудника Иванова из табл. 12.4. Обратите внимание на текст в строке формул, в которой показано оформление функции СУММЕСЛИ для решения поставленной задачи — определения общей суммы второго взноса сотрудника Иванова на организацию корпоративного праздника. Этот текст отражает результат копирования функции СУММЕСЛИ из ячейки с адресом В7 в ячейку С7.

Форматирование таблицы

Форматирование таблицы позволяет изменить внешний вид документа таким образом, чтобы он максимально адекватно отражал ее содержание и был удобен для чтения и распечатывания. Форматировать можно все элементы рабочего листа таблицы — отдельные ячейки, выбранные диапазоны, отдельные строки или группы строк, отдельные столбцы или группы столбцов, прямоугольную область листа и весь лист в целом.

Операции форматирования применяются к текущей ячейке или к выделенной области. Для выделения ячейки достаточно щелкнуть по ней мышью, для выделения диапазона необходимо поставить курсор в начальную ячейку диапазона и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, протянуть выделяемую область до конечного ее элемента. Если нужно выделить строку или столбец листа, то надо щелкнуть левой кнопкой мыши соответственно по номеру строки или заголовку столбца. Чтобы выделить весь лист целиком, нужно щелкнуть в левом верхнем углу листа.

Форматирование элементов таблицы включает в себя следующие возможности:

• • определение (изменение) формата отображения данных;
• • объединение ячеек;
• • изменение параметров шрифта;
• • изменение способа выравнивания содержимого ячеек;
• • прорисовку границ ячеек;
• • определение цвета фона заполнения ячеек.

Форматом отображения данных в ячейке называется способ представления содержимого ячейки, который определяет, как будет выглядеть содержимое ячейки на экране компьютера и при распечатывании документа. Пользователь может сам задавать формат данных, выбрав из предлагаемого набора форматов, которые доступны в контекстном меню при открытии, опции Формат — Ячейки.

Базовые форматы данных в Excel — текстовый, числовой, денежный, финансовый, дата и время, процентный, дробный и т. п. По умолчанию на новом рабочем листе формат всех ячеек — общий. В этом формате числа отображаются так, как их ввел пользователь, а значения, вычисленные по формулам, — так, чтобы они могли быть показаны в ячейке (т.е. с таким количеством десятичных знаков, какое возможно отобразить в ячейке).

Шрифтовое оформление содержимого электронной таблицы также можно отрегулировать через раздел меню Формат — подраздел Ячейки — команда Формат ячеек — закладка Шрифт. Выделение значимых элементов таблицы (заголовков столбцов, итоговых сумм и другой важной информации) осуществляется аналогично шрифтовому выделению элементов в текстовом процессоре Word. Необходимо только помнить, что шрифтовые выделения в Excel применимы не только к отдельной ячейке, но также и к диапазону либо какой-то части рабочего листа. Шрифтовое оформление выделенного элемента можно также осуществлять непосредственно через соответствующие кнопки панели инструментов Форматирование или с помощью команды Формат ячеек из контекстного меню, которое открывается при щелчке правой клавишей мыши на выделенном элементе листа.

Аналогично задается выравнивание наполнения ячейки, его ориентация в поле ячейки (вертикальная, горизонтальная), угол наклона текста и другие параметры оформления. Необходимо помнить, что при введении данных в ячейку Excel автоматически выравнивает эти данные по следующему правилу: текст по умолчанию выравнивается по левому краю, числа и даты — по правому. По правому краю выравниваются также значения, вычисленные по формуле. Для того чтобы изменить ориентацию содержимого ячейки (например, разместить текст в ячейке вертикально — снизу вверх, сделать надпись с наклоном иод определенным углом и т. д.), нужно выбрать требуемые параметры в закладке Выравнивание, которая находится в контекстном меню Формат ячеек (раздел меню Формат — подраздел Ячейки — команда Формат ячеек).

К области форматирования содержимого ячейки относится очень часто используемая в оформлении таблицы возможность объединения нескольких ячеек в одну. Чтобы объединить несколько ячеек в одну, нужно выделить эти ячейки и щелкнуть по кнопке Объединить и поместить в центре, которая находится на панели инструментов Форматирование. Если нужно объединить несколько ячеек в одном столбце, то можно в меню Формат выбрать команду Ячейки и затем на вкладке Выравнивание установить флажок объединения ячеек, задав при этом способ выравнивания по вертикали.

Работу по форматированию таблицы можно существенно ускорить, если воспользоваться возможностью автоматического форматирования (автоформатирования), которое вызывается командой Автоформат, доступной в разделе меню Формат. В Excel предлагается на выбор несколько типовых видов форматирования, в каждом из которых пользователь может по своему желанию поменять отдельные параметры — для этого используется кнопка Параметры в раскрывающемся контекстном меню Автоформат.