Международное регулирование делопроизводства

В современных обществах разработка и внедрение стандартов во всех сферах деятельности является наиболее эффективным механизмом обеспечения согласованности действий и распространения лучших технологий и методов работы. Стандарты также необходимы организациям различных форм собственности при оценке качества произведенной продукции (работ, услуг) и ее соответствия нормам мировой практики.

Предмет исследования. Юридическую трактовку понятия «документ» дает Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации», в котором термины «документированная информация» и «документ» рассматриваются как синонимы. Согласно этому Закону «документированная информация (документ)» есть «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать"[2]. В этом же значении термин «документ» используется и в двух основных Государственных Стандартах, регулирующих создание, оформление и использование документов — ГОСТ Р 6.30−97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года № 273 и ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28. Оба ГОСТа введены в действие с 1 января 1999 года. ГОСТ Р 6.30−97 действует в редакции Постановления Госстандарта России от 20 января 2000 года № 9-ст.

Объект исследования. В целом весь спектр такой документации охватывает три больших группы документов:

1. Документы, не относящиеся к категории международных (документы внутрироссийского оборота);

2. Международные документы;

3. Дипломатические документы.

Целью работы является изучение международного управления документооборотом. Международные документы включают в себя весь комплекс документации, исполняемый любым субъектом международной деятельности (кроме МИД и высших органов государственной власти и управления) и используемая на внешнеполитической арене, за исключением документов, относимых к категории дипломатических. Таким образом, любая организация, действующая на внешнеполитической арене и включенная в международный информационный обмен, создает и использует данную категорию документов.

Документы этой группы могут исполняться на русском, иностранном, на двух языках, либо на третьем языке, который считается международным в данной отрасли (как правило, на английском или французском). В отдельных случаях международные документы могут исполняться сразу на нескольких языках, например, документы многих международных неправительственных организаций часто исполняются сразу на всех официальных рабочих языках ООН — английском, французском, испанском, арабском, русском и китайском. В нашей стране международные документы исполняются с соблюдением отечественных стандартов ГОСТ Р 6.30−97 и ГОСТ Р 51 141−98, а также требований ИСО.

Дипломатические документы это документы, образующиеся в результате деятельности министерства иностранных дел и высших органов государственной власти и управления на международной арене. Эта группа включает в себя следующие подгруппы документов:

1. Внутриведомственные дипломатические документы;

2. Дипломатическая переписка;

3. Международные правовые акты.

К внутриведомственным дипломатическим документам относятся документы, с помощью которых происходит обмен информацией между министерством иностранных дел (центром) и дипломатическими представительствами в зарубежных странах или при международных организациях, либо между двумя и более представительствами одной страны, расположенными в одном или разных государствах (например, переписка между Посольствами России в Латвии (Рига) и Литве (Вильнюс).

При подготовке и исполнении этих документов, как правило, руководствуются теми стандартами и нормами, которые приняты в данной стране, то есть, применительно к деятельности внешнеполитического ведомства Российской Федерации, это ГОСТ Р 6.30−97 и ГОСТ Р 51 141−98.

Дипломатическая переписка представляет собой комплекс документов, «посредством которых осуществляются письменные официальные сношения между государствами и которые выражают позицию государства по тому или иному вопросу международной жизни». Дипломатическая переписка является одной из основных форм дипломатической деятельности государства по осуществлению целей и задач его внешней политики.

В отношении языка, на котором ведется дипломатическая переписка, следует отметить следующее. Формально министерство иностранных дел РФ с дипломатическими представительствами иностранных государств и дипломатические представительства России за рубежом с МИД страны пребывания могут вести переписку на языке своей страны. Однако это иногда может вызвать у получивших документ трудности с переводом и задержку в рассмотрении поставленных в документе вопросов. Поэтому на практике этот вопрос решается следующим образом:

1) по договоренности с ведомством иностранных дел или с посольством переписка ведется на каком-либо третьем языке

2) переписка ведется на языке своей страны с приложением к каждому документу его неофициального перевода.

1.2. Стандарт ISO 15 489

Стандарт ISO 15 489 «Information and documentation — Records management» («Информация и документация — Управление документами») был принят в 2001 г. Он содержит общие требования и методологию управления документами на всех видах носителей и во всех форматах. ISO 15 489 был разработан на основе стандарта Австралии AS 4390 «Records management». Определяющая идея AS 4390 — управление документацией является важнейшей частью управления деловой деятельностью организации, т. к. документ по своей сути является не только входом и/или выходом деловых операций, но и юридическим свидетельством их выполнения.

В стандарте даны определения более двух десятков основных терминов, включая базовые — «документ» и «управление документами». Термин «документ (record)» в стандарте определен как «информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности», а «управление документами (records management)» — как «область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и хранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов» .

В отличие от терминологии действующих национальных стандартов делопроизводства, в ISO 15 489 основная нагрузка в термине «документ» приходится на функции, реализуемые документами в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа.