Язык и стиль инструктивно-методических документов

I.

Введение

.

Документы играют огромную роль в жизни общества: они являются подтверждением факта, события или явления. Прежде всего, документы служат для обмена информацией между различными организациями. Посредством документов осуществляется также руководящая деятельность, и иная деятельность, связанная с функционированием организации.

В 1924 году Поль Отле в книге «Руководство к администрированию» дает определение документа: это все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете. Документы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово documentum (от doceo — учу, извещаю) означало «доказательство», «свидетельство».

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документацией.

II. Язык и стиль документов.

Документ — это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Предметная точность документа — это точность факта или явления. Помимо этого, к документу предъявляется требование коммуникативной точности. Она предполагает адекватность замысла и понимания, что достигается путем четкого отбора языковых средств, отказа от непонятной адресату лексики, строгости в выборе этикетных формул.