5. Перечень, правила и порядок оформления товарно-сопроводительных документов при осуществлении коммерческой деятельности
Товарно-сопроводительные документы (ТСД) — документы, содержащие необходимую и достаточную информацию для идентификации грузо на всем пути товародвижения. ТСД имеют решающее значение при осуществлении контроля финансово-хозяйственной деятельности организаций.
Проектно-конструкторская документация в отличие от ТСД обладает значительно меньшими информационными возможностями.
Представляется необходимым акцентировать внимание на важности изучения содержания ТСД и Маркировки как важнейших блоков осуществления предпринимательской деятельности именно сегодня в условиях финансовой и экономической нестабильности.
В отличие от нормативных документов ТСД имеют слабую правовую основу. Требования к составлению многих из них регламентированы недостаточно четко или совсем не установлены. Отсутствие унифицированного подхода затрудняет анализ и сопоставимость сведений, приведенных в соответствующих документах.
Исключение составляют многие виды ТСД по качеству товаров, нормативная база которых заложена в стандартах, правилах, инструктивных письмах Госстандарта РФ.
ТСД в зависимости от характеристик подразделяются на следующие виды: количественные, качественные, расчетные, комплексные. Разновидности ТСД определяются назначением конкретных документов. Классификация ТСД :
Количественные ТСД отвесы, заборные листы, упаковочные листы, спецификации, Акты об установлении расхождений в количестве товаров, коммерческие акты.
Качественные ТСД сертификаты соотвествия, качественные удоствоерения, протоколы испытаний, акты списания, заявления-декларации, сертификаты гигиенические, ветеринарные и фитосанитарные.
Расчетные ТСД протоколы согласования цен, счета, счета-фактуры.
Комплексные ТСД накладные: товарно-транспортные, автомобильные, железнодорожные, авиа, коносаменты (при морских перевозках).
> Количественные ТСД документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных характеристиках товаров или товарных партий. Кроме размерных характеристик (масса, длина, объем и т. п.), в них обязательно содержатся сведения, идентифицирующие товар, к которому эти характеристики относятся наименование, сорт, марка, иногда даются цены.
К количественным ТСД помимо документов, выражающих непосредственное количество товаров, относятся акты об установлении расхождений в количестве товаров и коммерческие.
Акты для установления расхождения в количестве товаров составляются в тех случаях, когда фактическое количество товара при приемке не совпадает с количеством, указанным в документах. Чаще такие акты составляют для товарных партий импортных товаров. Обычно это делают в присутствии материально ответственного лица предприятияполучателя, представителя иностранного поставщика, а в его отсутствие и при его согласии эксперта Торгово-промышленной палаты или компетентного представителя незаинтересованной организации.
Коммерческий акт составляется при обнаружении количественных расхождений между фактическими и документальными данными при приемке товарных партий от органов железнодорожного транспорта с обязательным присутствием представителей последних.
При наличии качественных ТСД протокол испытаний не является обязательным документом при реализации товаров, но информация о результатах испытания, действительных значениях показателей качества, несомненно, представляет интерес для изготовителей, продавцов и потребителей. Поэтому при приобретении уникальных и ценных видов продукции есть смысл поинтересоваться у держателей подлинника сертификата о содержании протокола испытаний.
Акты списания документы, предназначенные для передачи, хранения и учета информации о недоброкачественной продукции. Обычно такие акты составляются на продукцию, опасную для употребления. Кроме работников торговли в их составлении должны принимать участие представители органов санитарно-эпидемиологического надзора.
Заявление-декларация документ, подтверждающий, что изготовитель несет персональную ответственность за соответствие продукции установленным требованиям. Заявление-декларация оформляется на товары, не вошедшие в номенклатуру продукции, подлежащей обязательной сертификации. Кроме того, этот документ служит основанием для выдачи сертификатов соответствия по форме с использованием заявлений-деклараций. Тогда на его основании выдается сертификат, с которым товар поступает в торговлю. В России заявление-декларация составляется редко, хотя в странах Европейского сообщества этот вид ТСД достаточно распространен.
> Расчетные ТСД документы, предназначенные для документального оформления соглашения о ценах, оплаты транспортных расходов и других издержек производства товаров и их потребления.
К расчетным ТСД относятся протокол согласования цен, счета, счета-фактуры и иные документы.
Счета в своем содержании имеют информацию о цене и стоимости товара для его оплаты, а также сведения о количестве товаров в упаковке, количестве услуг по транспортировке, пересылке и т. д.
Счет-фактура содержит следующие данные: номер и дату выписки счета-фактуры; наименование и банковские реквизиты грузоотправителя и грузополучателя-плательщика; наименование и другие идентифицирующие сведения о товаре (сорт, торговая марка, количество; цена и стоимость товара, в том числе к оплате получателем; фамилия, имя, отчество лица, отпустившего и принявшего товар).
Расчетным сопроводительным документом является платежное требование, которое выставляется поставщиком в соответствии с договором и направляется покупателю одновременно с накладной.
> Комплексные ТСД документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных, качественных и стоимостных характеристиках товарных партий, а также для количественного учета их в процессе товародвижения.
Товарно-транспортная накладная (TTН) первичный приходный документ, заполняемый поставщиком и предназначенный для информации получателя о комплексе характеристик товара. ТТН имеет два раздела: товарный и транспортный.
В товарном разделе содержатся сведения, позволяющие идентифицировать товар, а именно: наименование, адрес, банковские реквизиты поставщика и плательщика, сведения о товаре и таре, в том числе сорт, артикул, количество мест, масса брутто, нетто тары, вид упаковки, цена, сумма.
Транспортный раздел (сведения о грузе) заполняется в ходе доставки груза и содержит: информацию о дате отправки, номере автомобиля и путевого листа; наименование и адрес заказчика; пункты погрузки и разгрузки, а также перевалочные пункты; подробные сведения о грузе; сопроводительные документы, в которых указаны вид упаковки, количество упаковочных мест и т. п.
Железнодорожная накладная (ЖН) ТСД, оформляемый при отправке товара железнодорожным транспортом. По назначению и содержанию ЖН аналогична товарно-транспортной накладной с незначительными отличиями (например, данные о номере вагона). ЖН заполняется в обязательном порядке при перевозке и осуществлении перевалочных погрузо-разгрузочных работ.
Аналогичные товарно-транспортные накладные оформляются при автомобильных и воздушных перевозках с учетом их особенностей. При перевозках грузов морским и речным транспортом роль накладных выполняют специальные виды ТСД так называемые коносаменты, удостоверяющие, что соответствующие товары погружены на морские или речные суда в такие-то сроки, в таком-то количестве, состоянии (в соответствии с маркировкой) с доставкой в тот или иной порт назначения.
6. Основные виды и способы идентификации товара
6.1. Современные средства автоматической идентификации товаров
Система автоматической идентификации продукции является составной частью информационно-управляющей системы предприятия и обеспечивает автоматизированный сбор данных в информационно-управляющую систему предприятия. Автоматизированная система представляет собой многоуровневую систему с передачей информации от нижнего уровня к верхнему уровню.
Нижний уровень представляет собой систему автоматической идентификации. Элементами нижнего уровня являются устройства считывания (сканеры), декодирования, мультиплексирования, предназначенные для оперативного сбора, передачи и накопления информации в базу данных действующей АСУ предприятия. Разработка данного уровня предусматривает привязку формируемых баз данных с действующей системой АСУП. Автоматизация сбора данных осуществляется за счет введения штриховых кодов в этикетки (технологические, товарные и тарные) и первичные документы по передаче продукции по переходам в процессе производства.
Для решения данных вопросов потребуется в точках формирования первичных документов установка компьютеров, лазерных принтеров.
Верхний уровень базируется на действующей компьютерной сети предприятия, включающей АРМы управления производством, планирования, бухгалтерского учета, сбыта, материально-технического снабжения, главного инженера, заместителя по экономическим вопросам и т. д.
Все уровни могут спользовать единую информационную сеть предприятия и единые базы данных, расположенные на сервере сети. Обязательным условием для внедрения полной системы штрихового кодирования является наличие хорошей компьютерной сети (все компьютеры для разрабатываемых АРМов должны быть подключены в информационную сеть). С учетом требования предприятия (работников отдела АСУП) разработка программного обеспечения АРМов системы штрихового кодирования будет осуществляться с помощью прогрессивных технологий, например: средствами Delphi под Windows-95, 98, NT.
EAN-13 представляет стандарт кодирования, принятый в Европе. Стандартный штриховой код EAN-13 является основным при кодировании потребительских товаров, маркируемых непосредственно в процессе производства. Для кодирования код EAN-13 использует цифры от 0 до 9 и пять вспомогательных знаков.
