В настоящее время при переходе к рыночной экономике для многих предприятий и организаций встает актуальная для сегодняшних дней задача — ведение учета с помощью технических средств. Значение автоматизации велико, так как при его внедрении усиливаются контрольные функции по выполнению обязательств и своевременных платежей налогов в бюджет. При автоматизации учета реализации продукции сократится не только время, затрачиваемое на обработку информации, но и повысится качество этой обработки. Процесс реализации продукции, изготовленной предприятием, является важнейшим в его деятельности, так как, завершая оборот средств предприятия, он позволяет возместить затраты и выполнить обязательства перед бюджетом по налоговым платежам, внебюджетными фондами, учреждениями банков по полученным кредитам, поставщиками и кредиторами, по оплате труда членов коллектива и другими кредиторами.
В процессе реализации продукции формируется конечный финансовый результат производственно-финансовой деятельности — прибыль или убыток. Прибыль (убыток) от реализации продукции (работ, услуг) — это положительная (отрицательная) разница между выручкой от реализации продукции в действующих ценах без НДС и акцизов и затратами на ее производство и реализацию.
Предприятия могут иметь разный масштаб и объем документооборота. Поэтому автоматизированная система позволит вести обработку данных или документов как на одном рабочем месте (малые компании), так и на нескольких (большие компании), закрепляя за каждым сотрудником участок работ: прием товаров от поставщиков, учет оптовой реализации, учет розничной реализации, составление калькуляционных карт и т. д.
При таком объеме обрабатываемой информации без использования технических средств нередко возникают ошибки, которые оборачиваются для организации ощутимыми финансовыми убытками. В настоящее время, при острой конкуренции на рынке продовольственных товаров организация нуждается в оперативном получении достоверных данных об объемах продаж, тенденциях роста или спада спроса на отдельные виды товаров.
Поэтому в настоящее время остро встал вопрос о внедрении автоматизированной информационной подсистемы для анализа торговой деятельности.
В настоящее время на рынке программного обеспечения стоимость программных продуктов, позволяющих автоматизировать трудоемкий процесс обработки информации на всех этапах учета и анализа торговли очень высокая. Кроме того, предлагаемые программы содержат обобщенные алгоритмы обработки информации, не учитывающие специфику конкретного заказчика. Доработка таких конфигураций или не представляется возможной, или требует хорошо обученных специалистов и значительных финансовых и временных затрат.
Все это свидетельствует о необходимости организации и эксплуатации эффективной информационной инфраструктуры.
Основное преимущество автоматизации — это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т. д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.
Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование ведения договоров на оказание услуг в области организации выставок, подготовки стандартных документов для внешней среды.
За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей.
Тема настоящей дипломной работы «Разработка программного обеспечения системы составления и ведения договоров на оказание услуг в области организации выставок». Выбор емы обусловлен тем, что без современных информационных технологий невозможно полноценное функционирование предприятия.
Внедрение данного программного продукта в значительное степени сократит расходы времени, а, следовательно, и денежных средств на проведение операций по работе со служебной документацией данной организации.
1. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области
Компания «Металл — Экспо» имеет многолетнюю историю сотрудничества с выставочными центрами Сокольники, Экспоцентр, Гостиный двор, ВВЦ, на счету компании мероприятия, проведенные в МГУ и МВТУ.
С введением в эксплуатацию Крокус-Экспо, география расширилась.
В истории компании есть мероприятия, проведенные практически во всех отелях города.
Фирма так же проводим мероприятия за пределами Москвы от Мурманска до Якутии и Владивостока.
Участия в такого масштаба мероприятиях компания добилась благодаря ведению выбранной финансовой политики, которая позволяет гибко подходить к каждому клиенту.
Фирма предлагает клиентам самые передовые услуги и технические достижения в областях, связанных с проведением различных мероприятий. В сферу услуг компании входят: синхронный перевод, звукозапись, видеозапись, звукоусиление, видеопроекция и установка конференц-систем.
Основным видом услуг компании является организация выставок. Наиболее часто востребованным оборудованием на выставках является озвучивание стенда, как правило: микрофоны (радио, петличные, заушные), акустические системы, видеопроектор или плазменная панель, проигрыватель DVD или компьютер.
Как показывает практика, зачастую во время проведения выставок проводятся семинары или презентации, детально освещающие новшества или новые изделия продукцию, при этом докладчики часто не владеют в достаточной степени русским языком, возникает необходимость использовать оборудование синхронного перевода.
Людям, которые сталкивались с организацией подобных мероприятий, известна вся сложность задачи. Им известно как сложно найти и снять помещение для проведения показа работ, взять в аренду стенды для выставления экспонатов. Кроме этого потребуется звуковое и видео оформление, например, микрофоны для ведщих, акустические системы для создания музыкального фона, а если потребуется, то и видеопроекторы для увеличения картинки с монитора компьютера.
1.2. Определение цели и задач проектирования ИС
Целью разработки является создание программного обеспечения системы составления и ведения договоров на оказание услуг в области организации выставок.
Основной задачей информационной системы является автоматизация учета фирмы, а именно составления, изменения договоров на оказание услуг, а так же получение отчетов на основании введенных данных. Система предназначена для решения следующего ряда задач:
ведения учета договоров в разрезах выставок, павильонов, стендов;
быстрого ввода/корректировки договоров с участниками;
хранения необходимой информации о клиентах в разрезах выставок;
обеспечение печати договоров в надлежащем виде;
обеспечение онлайн и офлайн связи с бухгалтерской системой 1С: Бухгалтерия 7.7;
получение необходимых отчетов с различными группировками.
1.3. Выбор и обоснование среды разработки
Для реализации автоматизированной системы выбран ПП «1С:Предприятие 8.1».
Платформа 1С: Предприятие 8 была создана с учетом 6-летнего опыта применения системы программ 1С: Предприятие 7.7, которую используют десятки тысяч разработчиков. В настоящее время более 1 000 000 организаций использует для автоматизации своей деятельности продукты, входящие в систему программ «1С:Предприятие». Несмотря на значительные изменения, версия 8 сохранила идеологическую преемственность с предыдущими версиями.
Общая архитектура 1С: Предприятия представлена на рис. 1.1.
Рис. 1.1. Возможности 1С: Предприятия
Состав прикладных механизмов 1С: Предприятия ориентирован на решение задач автоматизации учета и управления предприятием. Использование проблеммно-ориентированных объектов позволяет разработчику решать самый широкий круг задач складского, бухгалтерского, управленческого учета, расчета зарплаты, анализа данных и управления на уровне бизнес-процессов.
Общие механизмы системы:
1) Система типов, поддерживаемая технологической платформой 1С: Предприятия 8, предоставляет широкие возможности как для описания непосредственно бизнес-логики, так и для выполнения задач проежуточной обработки данных.
2) Встроенный язык
Используя встроенный язык, разработчик может описывать специальные алгоритмы, в соответствии с которыми должно работать прикладное решение.
3) Механизм запросов
Запросы в системе 1С: Предприятие предназначены для выборки информации из базы данных. Запрос — это обращение к системе с просьбой выбрать определенную информацию из базы данных и, зачастую, произвести некоторую ее обработку: сгруппировать, отсортировать, вычислить. С помощью запроса, например, можно легко узнать объем продаж каждого товара в течение года с детализацией до месяца, или выбрать элементы справочников по определенному условию.
4) Работа с базой данных
Модель работы с базой данных, реализованная в 1С: Предприятии 8, позволяет разработчику сосредоточиться на создании бизнес-логики приложения и не заботиться о структурах таблиц, преобразованиях типов данных и пр.
5) Управление блокировками данных в транзакции
Режим управляемых блокировок в транзакции позволяет управлять блокировками данных в терминах предметной области и повышает параллельность работы пользователей.
6) Механизм полнотекстового поиска поддерживает указание поисковых операторов (И, ИЛИ, НЕ, РЯДОМ и др.). Возможно выборочное включение прикладных объектов и реквизитов в полнотекстовый поиск.
7) Варианты работы
1С:Предприятие 8 обеспечивает работу в двух вариантах, которые позволяют полностью идентично работать с прикладным решением как одному пользователю, так и большой рабочей группе.
1.4. Описание языка программирования 1с
Встроенный язык является важной частью технологической платформы 1С: Предприятия 8, поскольку позволяет разработчику описывать собственные алгоритмы функционирования прикладного решения.
Встроенный язык имеет много общих черт с другими языками, такими как Pascal, Java Script, Basic, что облегчает его освоение начинающими разработчиками. Однако он не является прямым аналогом какого-либо из перечисленных языков.
Вот лишь некоторые, наиболее значимые особенности встроенного языка:
* предварительная компиляция; перед исполнением модули, содержащие текст на встроенном языке, преобразуются во внутренний код;
* кэширование скомпилированных модулей в памяти;
* мгкая типизация — тип переменной определяется типом значения, которое она содержит, и может изменяться в процессе работы;
* отсутствие программного описания объектов конфигурации; разработчик может использовать либо встроенные в платформу объекты, либо объекты, созданные системой в результате визуального конструирования прикладного решения.
