Формирование информационной системы управления в предпринимательских структурах

Актуальность темы

исследования. Предпринимательство сегодня стало основой стабильного и устойчивого развития рыночной экономики России. Создавая предпосылки полной экономической самостоятельности, рынок в свою очередь выдвигает жесткие финансовые и экономические требования, объективность которых ориентирует предпринимательство на эффективную и рентабельную деятельность.

Анализируя деятельность отечественных предприятий, можно сказать, что одна из наиболее важных проблем — низкая управляемость и недостаточная эффективность их деятельности. У этого явления есть множество причин, связанных с предысторией развития предпринимательства в России, структурой собственности, традиционно сложившимися методами управления, «российским менталитетом», недостаточно развитой инфраструктурой ведения бизнеса. Так или иначе перед предприятиями стоит задача повышения их управляемости и эффективности.

Следует отметить, что в современных российских условиях эффективная работа фирм обеспечивается не только за счет успешной организации производства и использования ресурсов, но и за счет информатизации основных бизнес-процессов и использования информационных технологий во всех сферах их деятельности: от анализа рынка до разработки, внедрения и продажи товаров и услуг. Одним из основных методов повышения эффективности предпринимательских структур является автоматизация процессов управления на базе современной вычислительной техники. Причем речь должна идти в первую очередь об интегрированных системах планирования, распределения ресурсов, контроля исполнения, сроков решения задачи и т. д., способных обеспечить все виды деятельности предприятия, а не одну или несколько функций.

Кроме этого, маркетинговый подход к определению стратегии развития бизнеса, формирование экономической политики предполагает высокую степень информированности. Необходимо создание эффективно работающей информационной системы управления, которая бы отвечала всем требованиям современного рынка. В этой ситуации непременным условием совершенствования методов управления является полное использование внутренних возможностей предприятия, т. е. создание действенной системы внутреннего учета и отчетности как основы управления. Фактически, управление может рассматриваться как координация подсистем предприятия и его взаимодействия с внешней средой на основе использования информационных ресурсов. Вместе с тем, действие комплекса устаревших технологии автоматизация процессов управления, подчеркивает многообразие проблем стоящих перед предпринимательством. При этом необходимо отметить, что эффективность управления предприятием находится в прямой зависимости от степени совершенствования информационного обеспечения.

Кроме того, эффективность деятельности предприятия напрямую зависит от наличия в компании внутренней инфраструктуры для поддержки бизнес-процессов. Инфраструктура включает коммуникационные и информационные каналы, компьютерные базы данных, средства анализа данных и принятия решений.

Таким образом, дальнейшее успешное развития предпринимательства требует активного внедрения современных информационных технологий, форсированного развития деловой информационно-коммуникационной инфраструктуры, которая должна обеспечить доступ предприятиям к накопленным информационным ресурсам, качественно облегчить и улучшить условия ведения бизнеса, повысить конкурентоспособность производимой продукции.

В связи с выше изложенным, создание информационной системы управления, как инструмента эффективного управления бизнес-процессами организации, можно считать актуальным.

Степень разработанности проблемы. Исследованием основ применения информационных технологий в управлении занимались многие ученые и специалисты. Проблемам автоматизации процессов управления большое внимание стали уделять в конце 70-х годов, как зарубежные так и отечественные ученые, с появлением первых возможностей применения ЭВМ в решении управленческих задач. Однако бурный рост НТП в данном направлении во многом опережал научные концепции автоматизации управления. Лишь с начала 90-х годов можно говорить о начале современного этапа автоматизации управления, зарождении современных информационных систем управления в организации.

В силу того, что в период перехода нашей страны на систему рыночных отношений, появились значительные пробелы в данной области, как в научном, так и теоретическом направлении. Следствием этого явился захват российского рынка со стороны зарубежных поставщиков в области информационных систем. На сегодняшний день, меньше десятка отечественных производителей могут оказать конкуренцию зарубежным компаниям.

К тому же специфика российской экономики вносит свои коррективы в создание информационных систем управления. В связи с этим применение западных взглядов на автоматизацию процессов управления нуждается в корректировки с учетом отечественных реалий. Следует признать, что недостаток отечественных теоретических рекомендаций и практических разработок в данной области также приводят к отрицательным последствиям внедрения информационных систем управления у нас в России.

Таким образом, острая актуальность и недостаточная проработка научных положений создания эффективной информационной системы управления в организации послужило основанием для выбора темы диссертации, её целей, задач и направлений исследования.

Цель и задачи исследования

Целью предпринимаемого исследования является обоснование научно-методических положений и практических рекомендаций по созданию информационной инфраструктуры предпринимательской деятельности с помощью информационной системы управления в организациях с учетом современных реалий отечественного рынка.

В соответствие с целью в диссертации поставлены следующие задачи:

— исследовать роль информационного ресурса в обеспечении процессов управления в организации;

— обозначить место информационной системы в системе управления организацией;

— сформулировать основные направления функционирования единого информационного пространства в организации;

— выполнить анализ развития рынка информационных технологий в России и исследовать степень информатизации предпринимательских структур;

— произвести оценку информатизации бизнес-процессов управления с использованием новейших информационных технологий;

— разработать механизм формирования информационной системы управления, в соответствии с действием внутренних и внешних факторов в организации;

— определить качественные показатели информационной системы управления в организации и показать возможности управления качеством проектирования ИСУ;

— предложить методику оценки экономической эффективности информационной системы управления.

Предметом исследования являются проблемы создания информационной инфраструктуры предпринимательства с использованием современных информационных технологий для обеспечения эффективного функционирования процессов управления.

Объектом исследования являются российские организации различных отраслей и организационно-правовых форм.

Теоретико-методологическая основа исследования. В основу исследования положен системный подход к построению информационных систем. Исследование базируется на общей методологии научного познания и его приложениях в различных направлениях применения информационных систем.

В диссертационном исследовании проанализированы и использованы разработки научных коллективов и отдельных ученых, исследовательских и учебных учреждений страны. Источниками информации послужил опыт функционирования российских и иностранных организаций в области использования современных технологий управления, которые были изданные в периодической печати и в форме практических рекомендаций и рекламных публикаций.

Научная новизна результатов исследования состоит в разработке научно-методологических основ построения информационной инфраструктуры с помощью информационных систем управления для обеспечения эффективного функционирования процессов управления и развития организации. Результатом диссертационного исследования являются следующие положения, выносимые на защиту и составляющие элементы научного вклада:

— в результате изучения системных основ управления экономическими системами и исследования информационных потоков в управлении организацией определено место информационной системы управления в управлении предпринимательскими структурами, как целостной системы поддерживающей и обеспечивающей эффективное функционирование бизнес-процессов;

— обоснована концепция построения единого информационного пространства в организации на основе использования информационных систем, в связи с проблемами децентрализации информационных потоков в организации;

— выявлены основные направления информатизации предпринимательской деятельности, разработаны методические рекомендации по использованию информационных технологий для каждого направления: глобализация, интеллектуализация, снижение общих затрат на владение информационными системами на основе проведенного анализ недостатков информатизации производственно-хозяйственной деятельности предприятий;

— предложен механизм формирования информационной системы управления предпринимательской деятельностью на основе действия внешних факторов, принципов и технологии построения ИСУ;

— выделены основные показатели качества информационной системы управления в организации и предложена процессная модель управления качеством проекта ИСУ.

— разработана методика определения эффективности информационных систем управления в предпринимательских структурах.

Практическая значимость. Результаты научных исследований направлены на использование в предпринимательских структурах, функционирующих в условиях рыночных отношений. Внедрение результатов исследований позволит сократить затраты на обработку экономической информации, повысить ее оперативность и достоверность, повысить гибкость и соответствие управляющей системы экономическому окружению объекта управления, повысить «информационную прозрачность» и инвестиционную привлекательность предприятий. Кроме этого, результаты исследования могут использоваться в преподавании курса «Информационные системы».

Апробация результатов исследования. Предложенные автором рекомендации по созданию и сопровождению информационных систем, а также по оценке их экономической эффективности были использованы на ряде предприятий и организаций различных отраслей.

Полученные теоретические, методологические и практические результаты докладывались автором и обсуждались на научно-практических конференциях и семинарах разных уровней. В частности на научно-практических конференциях Ставропольского государственного аграрного университета, «Основные тенденции развития экономики и пути ее реформирования» (г. Ставрополь, 2002 г.), Всероссийской научнопрактической конференции «Финансово-экономический механизм региона и его развитие в современных условиях» (г. Ставрополь, 2002 г.), межрегиональной научно-практической конференции «Состояние и перспективы экономического развития Южно Федерального округа (г. Ставрополь, 2003 г.).

Структура и объем работы. Диссертационная работа состоит из введения, трех глав, выводов и предложений, списка литературы (147 наименований), изложена на 147 страницах компьютерного текста, включает 21 таблица, 30 рисунков и 11 приложений.

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ.

В результате проведения научных исследований сформулированы следующие выводы и предложения:

1. Важнейшую роль в современных экономических условиях для эффективного функционирования управленческих процессов играют информационные ресурсы, способствуя оптимальному использованию других ресурсов, повышению объемов производства и его эффективности. Большинство отечественных предпринимательских структур не способны использовать механизмы эффективного использования данного ресурса, поэтому создание информационной системы управления, как составляющей части данного механизма является актуальным. Управление информационными ресурсами, является основой перехода от ситуационного к стратегическому управлению, определяя конкурентоспособность организаций, функционирующих в условиях рыночных отношений.

Чтобы использовать информацию эффективно, организации должны обладать механизмами «трансформации» информации в знание и использования этого знания как имущества. Успех организации в будущем, в значительной степени зависит от понимания взаимосвязи между ними, а также от того, насколько правильно компания ими управляет. Переосмысление организации и ее деятельности в терминах информации необходимо, чтобы использовать собственное конкурентное преимущество в целях надлежащего управления информацией.

2. При определение места информационной системы управления было выявлено, что в новых экономических и информационных условиях должно быть выполнено существенное изменение подхода управлению организацией, которая теперь может быть определена как координация подсистем и его взаимодействия с внешней средой на основе использования информационных ресурсов. Основой данной координации должна служить целостная информационная система управления, выполняющая возложенные на неё функции и координируя информационные потоки, как внутреннего, так и внешнего значения.

3. Переход к информатизации в области управления в организациях выявил ряд проблем связанных с информационным разрывом различных подсистем ИСУ, т. е. в неспособности отдельных приложений работать во взаимодействии друг с другом, что послужило отправной точкой для создания единого информационного пространства в организации. В результате проведенных исследований, было выявлено, что основными причина несовместимости программ является то, что они в первую очередь направлены на выполнение различного характера решений, следующим положением можно назвать использование в организации технического и программного обеспечения различных поставщиков. В свою очередь, для решения данной проблемы нами была разработана концепция единого информационного пространства в организации, основу которой составляет единое информационное хранилище и вспомогательные программные средства для обеспечения переработки информации в один унифицированный формат. Для обеспечения функционирования данной системы в организации должен проводиться постоянный мониторинг ИСУ внедряться инструменты информационного менеджмента.

4. Анализ структуры рынка информационных технологий в России и состояние отрасли информатизации показывают высокие темпы развития отечественной информационной индустрии. Государственная политика в области ИТ направлена на создание информационного общества. Будущее развитие экономических отношений должно быть непосредственно связано с развитием информационной инфраструктуры как бизнеса, так и общества в целом. В связи с этим актуальность использования новейших информационных технологий и развития информационной инфраструктуры предпринимательства является необходимой задачей для отечественных предприятий. Использование информационных систем управления отечественными предприятиями показывает высокий уровень их конкурентоспособности не только на внутренних, но и на внешних рынках товаров и услуг.

5. Традиционный подход к обработке информационных ресурсов при организации производства показывает низкую эффективность в соответствующей области. Это обусловлено рядом причин:

— информация не рассматривается ни как ресурс, ни как товар, приносящий прибыль, что приводит к отсутствию заинтересованности в повышении ее аналитичности и оперативности;

— информационные системы охватывают в основном исполнительный персонал и руководство подразделений;

— информационное обеспечение высшего руководства, как правило, не выходит за рамки автоматизации документооборота;

— недооценка эксплуатационных затрат информационных систем по сравнению с капитальными затратами на них приводит к приобретению дешевой, но неэффективной техники, снижению технического уровня, надежности, интеграции, перспективности внедряемых технологий;

— часто практикуется «островная» автоматизация производственных процессов без их целостной увязки;

— в перечне автоматизируемых функций преобладают расчетные, но недостаточно развиты интеллектуально-аналитические функции.

Проблемы применения традиционных информационных технологий для совершенствования процессов управления, ставят перед необходимостью использования новейших достижений в соответствующей области для радикального повышения эффективности их применения.

6. Создание информационной системы управления в организации это трудоемкий и длительный процесс затрагивающий все процессы в организации. В связи с этим, мы сталкивается с рядом методических трудностей, главная из которых выбор перспективной информационной системы. Для этого нами предложен механизм формирования информационной системы управления. В данном механизме рассмотрены основные проблемы стоящие перед современными организациями и способы их решения. Исходя из данных способов, а также принципов и методов построения информационных систем начинается разработка ИСУ. Только при совместном использовании принципов и методов ИСУ будет обладать следующими характеристиками: системностьоткрытостьсовместимостьстандартизация и унификацияэффективность. Которые в свою очередь повлияют на эффективность управления бизнес-процессами в организации.

7. Важнейшим компонентом создания информационной системы является её модель, исходя из того, что:

— управления в организациях имеет иерархический вид, независимо от организационной структуры;

— сложность и качественность управленческих решений возрастает вместе с уровнем управления, а их количество падает;

— существующие информационные системы соответствуют определенному типа управленческих решений или функций.

Нами была предложена имитационная модель информационной системы управления, которая должна включать, помимо общепризнанных структур в системе управления, службу информационных технологий, в задачу которой входят вопросы информационного менеджмента, мониторинга информационных систем и разработка программного и технического обеспечения этих систем, и служба контроллинга, которая будет играть вспомогательную роль для стратегического управления организацией, а в частности обеспечивать диспетчеризацию информационно-аналитической деятельности.

8. Сложность и трудоемкость процесса проектирования ИСУ на протяжении всего жизненного цикла вызывают необходимость, с одной стороны, выбора адекватной экономическому объекту технологии проектирования, с другой стороны, наличия эффективного инструмента управления процессом её применения. С этой точки зрения возникает потребность в построении такой формализованной модели технологии проектирования, когда на ее основе можно было бы оценить необходимость и возможность применения определенной технологии проектирования с учетом сформулированных требований к ИСУ и выделенных ресурсов на экономическом объекте, а в последующем контролировать ход и результаты проектирования. Таким образом, внедрения процессного подхода управления качеством проектирования ИСУ является необходимым условием для построения эффективной информационной инфраструктуры предприятия. Выявленные показатели качества ИСУ позволяют оценить их возможности для предприятий на начальной стадии проектирования и исключить варианты ошибочного построения информационных систем управления.

9. На основе проведенного анализа определения эффекта от внедрения информационной системы управления в предпринимательских структурах и анализа качественных его характеристик была разработана блок схема оценки доходной и затратной части проекта. Для определения полученного экономического эффекта от внедрения ИСУ была предложена система коэффициентов улучшения финансово-экономического состояния предприятия на основе построения древа «цели-задачи — подзадачи — бизнес-процессы». Для выполнения расчетов нами была предложена методика оценки эффективности на основе определения годовой экономии от снижения затрат, годового экономического эффекта и эффективности затрат. Данная методика апробирована на предприятиях Ставропольского края, в частности на ОАО «Монокристалл», что показало эффективность затрат на ИСУ в базовом варианте развития в размере 134% на 1 рубль затрат.