Анализ существующих систем автоматизации

Одной из главных тенденций последних лет стало использование промышленных систем автоматизации вместо собственных разработок, что говорит и о возросших требованиях заказчиков, стремящихся получить законченное решение, и о зрелости рынка, готового предложить решения системы автоматизации делопроизводства и документооборота в совокупности с сервисными услугами. Сегодня на рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации, разработанных российскими компаниями. В соответствии со своей спецификой предприятия и организации могут выбрать подходящий им вариант: только для автоматизации функций делопроизводства, для организации смешанного или полностью электронного документооборота. При выборе системы автоматизации делопроизводства и документооборота следует обратить внимание на системные требования, масштабируемость и универсальность решения.

На сегодняшний день рынок систем автоматизации документооборота представлен различными программными продуктами отечественных и зарубежных разработчиков.

· «ЕВФРАТ». «Евфрат» является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба — от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. Собственного хранилища файлов «Евфрат» не имеет — система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД.

Система позволяет реализовать различные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Так внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления (функциональный подход), так и в соответствии с западными стандартами (процессный подход). В «ЕВФРАТ» реализована автоматическая обработка документов и событий в рамках бизнес-процессов (на базе метода «Когнитивного отображения»). Благодаря этому спектр решаемых системой задач, помимо делопроизводства и документооборота, включает автоматизацию ключевых бизнес-процессов. При этом исключения из рутинных операций человека позволяет добиться большей по сравнению с другими системами глубины, а значит и эффективности, автоматизации бизнес-процессов.

• · Microsoft. В качестве основы комплексной системы автоматизации документооборота компания Microsoft предлагает использовать продукт Microsoft Exchange — сервер в комплекте с клиентским приложением Microsoft Outlook. Также предлагается использовать продукт Microsoft Sharepoint Portal Server в качестве архива документов и средства организации корпоративного Intranet/Extranet портала. Кроме того, компания предоставляет полный набор средств для организации оn-line-взаимодействий.
• · IBM/Lotus. Компания IBM предлагает использовать платформу Lotus Notes как базовое средство автоматизации документооборота. Помимо этого, предполагается расширить базовую функциональность не только средствами организации архива документов Domino. doc, WorkFlow подсистемой Domino. WorkFlow, но и дополнительными средствами для организации групповых взаимодействий.
• · Documentum. Данная компания представлена на рынке одноименным продуктом, представляющим собой мощный архив документов, с возможностью разработки учетных объектов средствами управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов.
• · Oracle. Представляет собой интегрированное решение, обеспечивающее управление корпоративным контентом на основе интернет-технологий (Web Content Management), управление оцифрованными образами (Digital Asset Management), управление хранением (Retention Management) и управление документами. Компоненты UCM предоставляют самые широкие возможности по работе с контентом, в том числе такие, как потоковое сканирование, преобразование в различные форматы, публикация.

Все перечисленные продукты — это открытые системы, которые являются платформами для разработки приложений. Более того, на базе каждого из них различные компании разработали достаточное количество приложений, которые можно использовать при создании комплексной системы.