Информационная технология обработки данных

Характеристика и назначение

ИТ обработки данных предназначена для решения хорошо структурированных задач, По которым имеются необходимые входные данные и известны алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительной) деятельности (см. рис. 3.3) персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение ИТ и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведёт к необходимости сокращения численности работников.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

• • обработка данных об операция, производимых фирмой;
• • создание периодических контрольных отчётов о состоянии дел в фирме;
• • получение отчётов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчётов.

Пример 3.25 Примеры рутинных операций:

• • операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе. При уменьшении уровня запаса выдаётся заказ поставщику с указанием потребного кол-ва товара и сроков поставки;
• • операция поддержки товаров фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции. Пример контрольного отчёта: ежедневный отчёт о поступлениях и выдача наличных средств банком, формируемый в целях контроля баланса наличных средств.

Пример запроса: запрос к базе данных по кадрам, который позволит получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определённой должности.

Существует несколько особенностей, связанных с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

• • выполнение необходимых фирме задач по обработке данных. Каждой фирме предписано законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержки контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть ИС обработки данных и разработана соответствующая ИТ;
• • решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;
• • выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяют типовые процедуры обработки данных и предписывают их соблюдение организациями всех видов;
• • выполнение основного объёма работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;
• • использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу;
• • акцент на хронологию событий;
• • требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Основные компоненты

Представим основные компоненты ИТ обработки данных (рис. 3.12) и переведём их характеристики.

Сбор данных. По мере того как фирма производит продукцию или услуги, каждое её действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо как операции, производимые фирмой.

Обработка данных. Для создания из поступающих данных информации, отражающей деятельность фирмы, используются следующие типовые операции:

• классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды, выражающие определённые признаки объектов, используются для идентификации и группировки записей.

Пример 3.26 При расчёте зарплаты каждая запись включает в себя код (табельный номер) работника, код подразделения, в котором он работает, занимаемую должность и т. п. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки.

• • сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей;
• • вычисление, включающие арифметические и логические операции. Эти операции, выполняемые над данными, дают возможность получать новые данные;
• • укрепление или агрегирование, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчётов итоговых или средних значений.

Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо здесь же, либо на другом уровне. Для их хранения создаются базы данных.

Создание отчётов (документов). В ИТ обработки данных необходимо создавать документы для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнёров. При этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведённой фирмой операцией. Так и периодически в конце каждого месяца. Квартала или года.