" Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления" - называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
- * входящие (поступающие) документы;
- * исходящие (отправляемые) документы;
- * внутренние документы.
Каждый из документов имеет свою особенность в составе, количестве, обработке и движении.
Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
- * прием и первичная обработка документов;
- * предварительное рассмотрение и распределение документов;
- * регистрация;
- * контроль за исполнением;
- * информационно-справочная работа;
- * исполнение документов и отправка.
