Изменения в постановке архивного дела

В XVIII в. происходят существенные изменения в области архивного дела.

Прежде всего, согласно содержанию 44-й главы «Генерального регламента», хранилища документов, законченных в делопроизводстве, получили название архивов. Именно с этого момента архивы юридически отделяются от канцелярий. В свою очередь, документы текущего делопроизводства (оперативные) отделяются от документов архивных (ретроспективных).

Устанавливается порядок передачи дел в архив. В конце календарного года актуариус отбирал те дела, чей срок хранения в канцелярии истек: согласно 44-й главе «Генерального регламента», хранить там дела с момента их решения можно было не более трех лет. Далее актуариус составлял опись и по ней сдавал дела в архив. Ответственным за архив был архивариус.

Предусматривалась концентрация документов коллегий, потерявших для учреждения справочное значение, в двух государственных исторических архивах. Первый — архив Коллегии иностранных дел. Здесь предполагалось постоянно хранить документы всех коллегий, кроме тех, которые касались финансовых вопросов. Вторым государственным историческим архивом должен был стать архив Рсвизион-коллсгии — здесь должны были быть сосредоточены документы, касающиеся «приходу и расходу», то есть финансовые документы коллегий.

По «Генеральному регламенту» должность архивариуса как начальника архива была единственной. Он выполнял всю текущую работу. На время разборки и описания дел к архиву «приписывались» канцеляристы и копиисты.

Главными функциями служащих архива были надзор и охрана документов, а также осуществление справочной работы. Однако выдача справок затруднялась хаотичным состоянием дел в архивах, отсутствием научно-справочного аппарата в них, неумением читать и понимать тексты предшествующих столетий, поскольку в архивах в основном служили или временные, или слишком пожилые, или слишком молодые работники, «к разбору дел и письму нс способные». Если справка требовалась какому-либо высокопоставленному сановнику, то руководство архива действовало по формуле «принудить подьячих» — архивариуса и его помощников не отпускали домой до тех пор, пока они нс находили нужные сведения. Учет документов и дел осуществлялся с помощью записей в ежедневные журналы, за более длительные промежутки времени составлялись отчеты. Старшим предписывалось следить за младшими служителями, чтобы они «не спали за описью».

Поскольку профессиональный уровень служащих архивов был низким, описи содержательно были хуже, чем в предшествующий период.

В период 1700—1726 гг. было отменено столбцовое делопроизводство, начался переход на книжно-журнальное делопроизводство. Архивариусам указом Сената предписывалось расклеивать столбцы и сшивать листы в книги и журналы. При переклеивании столбцов сставы часто смещались, заголовки часто нс отвечали содержанию дел, нередко книги вписывались в опись без заголовка, а лишь с обозначением номера и года.

В этот же период появляется ряд указов о необходимости правильного ухода за документами различных видов и форм — персбирании и переклеивании столбцов, составлении на них реестров, описей. В инструкции 1720 г. для Коллегии иностранных дел требовалось хранение дел в столбцах ликвидировать, а столбцы разрезать на ровные части и сшить из них книги. Архив также предлагалось оборудовать шкафами. Проводились мероприятия, направленные на сохранение подлинных дел — с них требовалось снимать копии.