Задачи и функции службы делопроизводства

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

• — постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
• — обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;
• — сокращение документооборота;
• — разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

• 1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
• 2. Разработка и проектирование бланков документов;
• 3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов;
• 4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам;
• 5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;
• 6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
• 7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
• 8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения;
• 9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
• 10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан;
• 11. Организация контроля за работой с документами в структурный подразделениях;
• 12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
• 13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации;
• 14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива;
• 15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства;
• 16. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

Этот набор функций относится к типовым, так как регламентирован в Общих положениях ГСДОУ. Эти функции должны выполняться любой службой вне зависимости от ее структуры и масштабов деятельности — от секретаря до управления делами.