Эффективная работа бухгалтерской службы невозможна без организации соответствующего регулирования порядка и сроков поступления первичных документов, их обработки, составления сводных документов и так далее. Следовательно, главным элементом является график документооборота (направление движения документов, сроки их представления в соответствующие подразделения).В отделе культуры первичные учётные документы создаются исполнителями и поступают в бухгалтерию Отдела в соответствии с утверждённым графиком документооборота (Приложение 1,1).
Ответственность за своевременное и качественное составление и оформление документов, за организацию и ведение складского учёта в учреждениях, подведомственных отделу, фиксирующих факт совершения хозяйственной операции и передачу их в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учёте в срок, возлагается на лиц, составляющих и принимающих эти документы.
Начальная стадия документооборота — составление документа, который должен удовлетворять следующим требованиям:
- 1) должны быть заполнены все реквизиты, которые несут качественную и количественную информацию о хозяйственной операции;
- 2) в документе должны быть подписи лиц, ответственных за совершение операции, а также печать организации;
- 3) некоторые документы должны быть заполнены на бланках типовой утвержденной формы.
Последовательность обработки документов после их составления:
- 1) приемка документа (поступившие в бухгалтерию документы должны предоставляться в определенном порядке и сроки, которые устанавливает главный бухгалтер);
- 2) последующий контроль (поступивший в бухгалтерию документ подвергается проверке (формальной, арифметической, по существу);
- 3) таксировка (определение суммы хозяйственной операции);
- 4) группировка;
- 5) контировка (составление бухгалтерских проводок).
После прохождения всех этапов документ подлежит передаче в архив.
Следует отметить, что в своей деятельности бухгалтерия взаимодействует со всеми структурными подразделениями и службами, которые имеют отношение к учету, сохранности денежных средств и товарно-материальных ценностей, в части соблюдения правил ведения бухгалтерского учета, оформления и представления для учета документов и сведений.
