Документальное оформление операций, связанных с расчетами с подотчетными лицами

Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с направлением работников в командировки, должны применяться следующие документы:

Распорядительный документ, на основании которого работника направляют в командировку, является — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (соответственно формы Т-9 и Т-9а, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 26 апреля 2001 г. № 26).

На основании указанного приказа (распоряжения), бухгалтером может составляться смета командировочных расходов для расчета суммы аванса, подлежащей выдаче работнику. После утверждения руководителем приказа, подотчетному лицу выдается аванс согласно итогу сметы.

Командировочное удостоверение (форма Т-10 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 26 апреля 2001 г. № 26) — документ, оформляющий направление работника в командировку и подтверждающий факт и время нахождения работника в командировке;

Авансовый отчет (форма АО-1 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 1 сентября 2001 г. № 55) — документ, являющийся основанием для списания денежных средств, израсходованных на хозяйственные цели, с приложением оправдательных документов, в качестве которых могут выступать;

• а) товарный чек (типовая форма не утверждена), накладная (типовая форма не утверждена);
• б) платежные документы (кассовый чек (чек ККМ));
• в) товарные — накладные (ТОРГ-12), акты выполненных работ; закупочный акт (форма ОП-5);
• г) и прочие не противоречащие законодательству документы.

Кроме авансового отчета и оправдательных документов для принятия к учету приобретенных материальных ценностей необходим внутренний документ организации (акт о приемке оборудования (форма ОС-14), приходный ордер (форма М-4), акт о приемке товаров (форма ТОРГ-1) и др.).

В случае оплаты работ и услуг необходимы документы, подтверждающие факт выполнения работ (оказания услуг), к которым относятся: акт или иной документ, подтверждающий факт выполнения работ (оказания услуг), а также платежные документы (кассовый чек, бланк строгой отчетности при расчете с населением без использования ККМ); прочие документы (почтовая квитанция, квитанция разных сборов за услуги железнодорожного транспорта (РС-97м), заказ-квитанция на перевозку и погрузку-разгрузку грузов).

Для построения более рациональной системы организации учета и контроля при приобретении материальных ценностей через подотчетных лиц у организацийизготовителей, заготовительных, снабженческо-сбытовых, оптовых и других организаций, занимающихся продажей и перепродажей товаров, в том числе по договорам комиссии и поручения (за исключением организаций розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), целесообразно отражать в бухгалтерском учете одновременно:

• — факт поступления материальных ценностей от поставщика на склад организации;
• — факт оплаты счета поставщика через подотчетное лицо (при этом единственным оправдательным документом, прилагаемым к авансовому отчету, будет являться платежный документ-квитанция к приходному кассовому ордеру).