Разработка мероприятий по внедрению автоматизированной системы документооборота

В ходе анализа были выявлены следующие недостатки в организации работы с документами и программном обеспечении: в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации документов; документы регистрируются дважды, в результате чего снижается контроль исполнения документов и затрудняется их поиск; большое количество рабочего времени сотрудников тратится на регистрацию, согласование и передачу документов, что снижает эффективность работы сотрудников филиала. Решить эти проблемы можно, внедрив систему автоматизированного документооборота, прежде выбрав платформу для нее.

Анализ рынка автоматизированных систем документооборота

Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Documentum, Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.

Система автоматизированного документооборота — это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами — регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе просто необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает выполнение таких задач. Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.).

По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело, CompanyMedia и Documentum. Важными характеристиками системы являются её безопасность, надёжность и производительность. Системы Directum, Documentum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота [11].

Проведя анализ рынка систем автоматизированного документооборота, в соответствии с рисунком 11, можно сделать вывод, что наиболее оптимальным решением для АФ ОАО «СОГАЗ» является Documentum. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации, а так же обеспечивает высокую степень безопасности.