Разработка мероприятий по совершенствованию существующей системы документооборота

Совершенствование нормативной документации

Любая должность служащего характеризует место работника в процессе управления и его обязанности в аппарате управления. В должностной инструкции закрепляются должностные обязанности, права, ответственность, требования Компании к профессиональным знаниям и умениям. Тем самым, с одной стороны, реализуется разделение труда между персоналом, а с другой — достигается определенная специализация.

Должностная инструкция рассматривается как один из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание при составлении этого документа уделяется структуре текста и требованиям к формулированию обязанностей. Это — документ, позволяющий директору закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность. Должностная инструкция должна быть согласована с другими нормативно-методическими документами филиала и Общества.

Содержание обязанностей ведущего специалиста по делопроизводству определяется исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, закрепленных в действующих нормативных и методических документах, а также по результатам проведенного анализа.

Анализ рабочего дня ведущего специалиста по делопроизводству показал, что помимо функций, закрепленных в его должностной инструкции, он выполняет следующие виды работ по документационному обеспечению управления и бездокументному обслуживанию:

принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

принимает документы и личные заявления на подпись директора;

подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;

следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;

ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;

организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения);

обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Следовательно, следует включить эти виды выполняемых работ в раздел «Должностные обязанности» должностной инструкции, который содержит перечисление конкретных задач, возложенных на ведущего специалиста по делопроизводству, указание формы его участия в управленческом процессе.

Также в ходе анализа было выяснено, что в инструкции отсутствует раздел «Взаимоотношения. Связи по должности», определяющий круг должностных лиц, с которыми ведущий специалист по делопроизводству вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указывается срок получения и предоставления информации.

Для внесения изменений в должностную инструкцию издается соответствующий приказ директора, который доводится до работника под расписку.

Должностная инструкция в обязательном порядке утверждается директором филиала и согласовывается с заместителем директора филиала по защите информации и экономических ресурсов и начальником юридического отдела.

Должностная инструкция доводится до ведущего специалиста по делопроизводству под расписку [9].