Условия хранения. 
Хранение бухгалтерских документов

Варианты организации хранения документов

Для хранения документов организация может воспользоваться одним из 3 способов хранения:

внеофисное хранение документов, т. е. передать документы специализированной архивной компании;

создать свой собственный архив (Право организации на создание архива закреплено в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».);

часть документов предать по договору хранения в надёжный архив, а часть хранить самостоятельно.

Внеофисное хранение документов, о котором упоминалось выше, представляет собой эффективный способ организации бухгалтерского архива, который предусматривает передачу бухгалтерских документов на хранение в профессиональный архив, оснащенный современным оборудованием (архивные стеллажи, системы контроля доступа и противопожарной безопасности).

Основными преимуществами данной технологии являются:

снижение непрофильной нагрузки на бухгалтера;

защита от несанкционированного доступа к конфиденциальной информации;

сохранность важных документов;

снижение издержек, связанных с оснащением собственного архива и его последующим обслуживанием;

высвобождение офисных площадей.

Если же организация хранит документацию у себя, то можно создать внутренний архив, удовлетворяющий всем нормативным требованиям, установленным для специализированных архивов. В качестве основных источников опасности для документов выделяются огонь, вода, прочие физические и химические воздействия.

Нейтрализовать данные воздействия можно путем установления следующих требований к условиям хранения:

в местах хранения должна быть оборудована противопожарная сигнализация;

стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в местах хранения таким образом, чтобы расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) было более высоты нижнего уровня двери входа в архивохранилище, что необходимо для снижения вероятности порчи документов при его подтоплении. Хранение документов на полу или подоконниках не допускается;

в местах хранения должна присутствовать естественная или искусственная вентиляция с целью обеспечения нормального уровня влажности воздуха, а также снижения концентрации вредных веществ;

хранение архивных документов должно осуществляться в темноте с целью исключения их выгорания. Это обеспечивается хранением архивных документов в переплетах, папках, коробках, шкафах, стеллажах закрытого типа;

в местах хранения не реже одного раза в год должны проводиться влажная уборка шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок) без использования химических средств, агрессивных в отношении бумаги;

в местах хранения запрещаются пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение;

в местах хранения не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла с целью исключения теплои влагообмена с документами.

если в помещении архива имеются окна, то их следует зашторить или установить жалюзи, в противном случае не удастся предохранить документы от воздействия света, в связи, с чем не исключено их выцветание. Кроме того, для этих целей вместо стеллажей можно воспользоваться и глухими шкафами.

оконные проемы целесообразно оборудовать металлическими решетками, особенно если помещение хранилища располагается на первом или в цокольном этаже здания, кроме того, лучше установить в архиве и металлическую дверь. Такие меры позволят организации избежать несанкционированного проникновения в помещение архива.

бланки строгой отчетности хранят в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах.

Третий способ совмещает в себе преимущества и недостатки двух первых, поэтому он подходит не каждой организации. Выбор способа хранения бухгалтерских документов, как правило, зависит от финансовых возможностей предприятия, объема хранимой документации и темпов увеличения ее количества, требований службы безопасности и отраслевой специфики предприятия.

При этом также отметим, что остались нерассмотренными документы в электронной форме, переход на которые позволяет организовать их хранение в компьютерной базе данных. Данный переход, как представляется, и будет задавать основной вектор развития архивного дела, что позволит снизить затраты на хранение документов. Ну, а пока в организации не произошла полная замена бумажных документов на электронные, предлагаем организовать ведение журналов регистрации документов и посещений архива в электронном виде, что автоматизирует получение отчетов на основании информации, содержащейся в них.

Универсального решения в отношении того, как организовать хранение документов, не существует. При любом способе организации их хранения возникают риски утраты документов, которые нужно анализировать в каждом конкретном случае.