Анализ движения информационных потоков в компании

Представим движение информационных потоком в компании в виде следующих таблиц:

Состав входной внешней информации:

Состав выходной внешней информации:

Состав входной внутренней информации:

Состав выходной внутренней информации:

Построение логико-информационной схемы:

На основании предложенных таблиц построим логико-информационную схему. Для ее разработки воспользуемся информационной таблицей, представленной ниже:

Теперь можно перейти к непосредственному построению логико-информационной схемы, для этого введем условные обозначения:

I — Поставщики; II — Потребители; III — Отделы продаж;

IV — Бухгалтерия; V — Генеральный директор.

Логико-информационная схема показывает, что в компании внутренняя информация имеет большую долю в общем объеме информации. Отсюда можно сделать вывод, что эффективная деятельность организации в большей степени зависит от рациональности и оперативности использования внутренней информации и именно корректированию внутренних информационных потоков следует уделить особое внимание при внедрении современной информационной технологии управления.

Внедряемое программное обеспечение, как было сказано выше, частично заменит бумажную документацию электронными ее аналогами. В этом случае, схема информационных потоков компании будет выглядеть следующим образом:

Список и структура бумажных документов используемых в документообороте организации:

Представленная схема документооборота показывает:

D1 — заявка на приобретение продукции компании потребителями.

D2 — кассовый, товарный чеки, получаемые клиентом при оплате товара.

D3 — отчетные документы, накладные, счет-фактуры, раскрывающий движение товарно-материальных ценностей и денежных средств в компании.

D4 — отчетный документ, подтверждающий принятие продукции, согласование ее стоимости, количества и т. д.

D5 — накладная поставки, автоматически обрабатывается введенным программным обеспечением на вопрос совместимости с ним и автоматически добавляться в электронные каталоги, содержит информацию о самом поставщике и о поставленной продукции.

D6 — форма заказа (накладной), оформляется менеджерами отделов продаж с использованием внедренной информационной технологии управления, и будет отсылаться в бухгалтерию по локально-вычислительной сети.

Теперь видно, что многие информационные потоки в компании перешли в электронный вид, что позволило быстро и надежно обмениваться данными между отделами.