Управление документами в системе Летограф

Управление документами в системе Летограф осуществляется при помощи:

Возможности настройки применяемых карточек документов Все карточки документов могут быть изменены без программирования, кроме того без ограничений могут добавляться новые системные виды полей (числа, даты, файлы), а также новые сущности (справочники, классификаторы, маршруты и т. п.).

Автозаполнение и выбор из справочников Для упрощения работы специалистов, система предусматривает неограниченное количество справочников. Для снижения вероятности ошибки, введен механизм предикативного, т. е. автоматического подбора слова из справочника по первым введенным буквам.

Возможность связывания документов Возможность установления связи между документами позволяет просматривать содержание основного и связанных документов в одном окне.

Маршрутизация документов

Каждой карточке документа присваивается своя схема обработки, которая может быть как «жёсткой» (документ согласуется предопределённым списком сотрудников), так и «свободной» (документ может быть отправлен любому из заинтересованных сотрудников).

Просмотр истории изменений документа

В каждой карточке электронного документа фиксируется история его изменений. Система ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность просмотра даты и автора внесённых изменений, реквизитов, значения которых были отредактированы.

Настройка импорта/экспорта карточек документов

Импорт и экспорт карточек документов в/из форматы MS Word, MS Excel способствует быстрому переносу информации из внешних баз данных в ЛЕТОГРАФ.

Подписка на документы

Подписка на документы позволяет осуществлять мониторинг изменений документа посредством уведомлений, высылаемых на электронный адрес сотрудника.

Средства поиска документов

ЛЕТОГРАФ предоставляет возможность быстро найти нужный документ по одному из известных реквизитов.

Работа с электронно-цифровыми подписями

Любой документ или карточку документа можно подписать при помощи ЭЦП [5].

Подводя итоги, можно сказать, что система ЛЕТОГРАФ — это многофункциональная система управления документами, позволяющая регистрировать и обрабатывать документы любой структуры, используя при этом современные механизмы быстрого ввода и классификации информации. Сохранность информации обеспечивается возможностью просмотра всех изменений, происходящих с документами.