Делопроизводство и документооборот играют важную роль в деятельности гостиницы. Правила документооборота оформляются Приказом генерального директора. Система документации предприятия включает следующие документы: учредительные и организационные, распорядительные, по организации трудовых правоотношений, по личному составу, денежным и финансово-расчетным операциям, коммерческой деятельности, информационно-справочные и аналитические, плановые, отчетные, технические и технологические.
Состав и содержание технической и технологической документации предусмотрены нормативными документами РФ, относящимися к различным видам экономической деятельности. Например, в набор технологической документации, разрабатываемой туроператорами, обязательно включаются:
технологическая карта туристского путешествия по маршруту (приложение, А к ГОСТ Р 50 681−94);
график загрузки туристского предприятия группами туристов на определенное время (приложение Б к ГОСТ Р 50 681 — 94);
информационный листок к путевке туристского путешествия (приложение В к ГОСТ Р 50 681−94);
бланки путевок типовой формы «Туристская путевка»;
лист бронирования;
бланки договоров с клиентами-турагентами;
договоры с партнерами—поставщиками услуг;
калькуляция или расчет стоимости поездки, описание маршрута, график движения по маршруту, его карта-схема;
текст путевой информации (для автобусных поездок);
описание технологических особенностей (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, экскурсии, бронирование гостиниц и предприятий питания, графики движения транспорта по маршруту, возможные пересадки, ожидания);
тексты памяток для туристов;
справочные материалы по маршруту;
варианты рекламных проспектов и буклетов;
прайс-листы.
На автобусных поездках заполняется Паспорт автобусного маршрута, утвержденный Министерством транспорта РФ, отражающий не только схему маршрута и технологию обслуживания, но и технические данные автобуса, километраж и особенности автодорог, запреты и ограничения автодорожного движения, придорожные пункты отдыха и питания, санитарные стоянки.
В целом технологическая документация содержит информацию, касающуюся характеристик процессов обслуживания, его форм и методов, предоставляемых услуг, вопросов договорных отношений, численности и квалификации персонала, описаний его деловых и рабочих действий, требований безопасности, стандартов качества, гарантий обслуживания потребителей.
Техническая документация содержит информацию, касающуюся технических характеристик, типа, пропускной способности и количества используемого оборудования.
