Работе по выявлению документов предшествует составление возможно полного списка, библиографического списка по теме издания.
В соответствии с библиографическим списком, который может пополняться, изучается литература с целью ориентации археографа в вопросах осуществляемого издания, историографии темы, ее источниковой базы.
Выявление документов должно быть полным и всесторонним в соответствии с задачами, типом и видом издания, кругом исторических источников, определенных для данной публикации.
При выявлении следует учитывать причинно-следственные связи документов инициативного, исполнительного и итогового характера.
Выявление целесообразно начинать с основных структурных частей учреждения, документы которых наиболее полно отражают его деятельность.
Каждый документ в публикации сопровождается легендой, содержащей контрольно-справочные сведения о документе поисковые данные (шифр), подлинности указание на язык (для иноязычных документов), способ воспроизведения, сведения об особенностях внешнего вида документа, в том числе описание печатей, ссылки на предшествующие публикации документа.
