Унификация документов
Унификация — деятельность частных организаций, а также компетентных органов государства или нескольких государств, направленная на выработку правовых норм, единообразно регулирующих определенные виды общественных отношений.
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку или обработку документов, достижения информационной совместимости без данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, — организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические (отраслевые) функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.
Унификация документов предполагает:
- 1. Установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;
- 2. Разработку единой модели (схемы) построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;
- 3. Разработку структур документов;
- 4. Создание общих синтаксических правил построения документов.
При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.
Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы — стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия (страны, отрасли, отдельной организации).
