Основные функции системы

· Хранение структурированной информации о сотруднике в виде карточки с необходимыми реквизитами;

· Ведение справочников предприятий, типов должностей, регионов и различных служебных справочников;

· Поиск карточек по атрибутам;

· Фильтрация карточек по реквизитам и тексту (атрибутивная и полнотекстовая);

· Автоматический подсчёт стажа сотрудника;

· Экспорт необходимой информации в другие распространенные программные средства (Microsoft Excel);

· Вывод всевозможных отчетов.

Вкратце принцип работы системы может быть представлен следующим образом:

· Основными информационными объектами системы являются Карточки сотрудников, хранящие структурированную информацию о соответствующем объекте.

· Вспомогательная справочная информация хранится в Справочниках системы, используемых при заполнении полей карточек и в других служебных целях.

· Пользователь работает с системой при помощи клиентского приложения, получая через него, в соответствии со своими правами, доступ к своим объектам системы. Пользователь может искать, просматривать, создавать и модифицировать объекты, для работы с которыми у него достаточно прав.

· Система автоматически выполняет действия, предусмотренные бизнес-логикой карточек и бизнес-процессов.

В качестве основных направлений при создании системы можно выделить следующие:

· Сближение механизмов работы с бумажными и электронными документами так, чтобы было возможно обеспечить «бесшовный» документооборот на базе удобной, легкой в освоении, быстрой системы с простым и дружественным пользовательским интерфейсом.

· Максимальное упрощение работы руководителей с системой, призванное в значительной степени сэкономить время, поскольку именно руководителю зачастую приходится работать и с бумажной, и с электронной версией документа.

· Облегчение процесса занесения документов в систему вне зависимости от способа и формы, в котором они поступили в организацию (бумага, факс, электронная почта и др.).

· Увеличение доверия со стороны пользователей к системе электронного документооборота, в том числе за счет повышения надежности хранения документов.

· Упрощение управления бизнес-процессами, предназначенных как для обработки документов, так и для задач, не связанных с документами.

Предполагаемые результаты внедрения системы электронного документооборота

· Снижение риска потери информации и технологии при уходе ключевых сотрудников.

· В электронном документообороте необходимые документы всегда под рукой: слабая зависимость от персоналий, результативный поиск документов;

· Повышение эффективности управления;

· Рост производительности труда;

· Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией;

· Снижение рисков;

· Обеспечение безопасности хранения коммерческой информации.